วางแผนความต่อเนื่องของธุรกิจ กับ Business Continuity Plan

สถานการณ์ฉุกเฉิน หรือ ภาวะฉุกเฉิน คือ เหตุการณ์ที่ไม่ได้มีการคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถส่งผลกระทบทั้งต่อชีวิต ทรัพย์สิน สังคม และสิ่งแวดล้อม  รวมทั้งส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงขององค์กร และความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เรื่องไม่ดีหรือเรื่องวิกฤตต่างๆสามารถเกิดขึ้นได้อยู่ตลอดเวลา บางอย่างก็ไม่ใช่เรื่องที่องค์กรตั้งใจให้เกิด แต่เราก็ควรจะหาทางป้องกันหรือแก้ไขเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปอย่างราบรื่นและส่งผลกระทบน้อยที่สุด และหนึ่งในวิธีการรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉิน ก็คือ การวางแผนความต่อเนื่องของธุรกิจ หรือ Business Continuity Plan (BCP) นั่นเองครับ

Business Continuity Plan คือ อะไร

การวางแผนความต่อเนื่องของธุรกิจ หรือ Business Continuity Plan (BCP) คือ กระบวนการในการสร้างระบบการทำงานเพื่อการป้องกันและฟื้นฟู จากภาวะคุกคามต่างๆที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ โดยการวางแผนนั้นต้องมั่นใจว่าบุคลากรรวมไปถึงทรัพยากรและสินทรัพย์ต่างๆจะได้รับการปกป้องเป็นอย่างดี และพร้อมใช้งานได้อย่างดีในทุกๆสถานการณ์ ซึ่ง BCP นั้น

BCP เกี่ยวข้องกับการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในทุกๆด้าน ที่สามารถส่งผลต่อการดำเนินกิจการของบริษัทในทุกๆส่วน และกลายเป็นส่วนที่สำคัญของแผนกลยุทธ์การบริหารจัดการความเสี่ยงขององค์กร โดยความเสี่ยงนั้นอาจเป็นทั้งภัยธรรมชาติต่างๆ โรคระบาด เหตุการณ์รุนแรง หรือการก่อการร้าย ซึ่งการวางแผนนั้นจะประกอบไปด้วย

• การตัดสินใจว่าความเสี่ยงเหล่านั้นมีผลต่อการดำเนินงานของบริษัทอย่างไร
• การวางนโยบาย จุดมุ่งหมาย และขอบเขตของแผน
• กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
• กำหนดบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง
• เตรียมแผนป้องกัน และกำหนดขั้นตอนต่างๆเพื่อบริหารความเสี่ยง
• เตรียมหัวข้องานที่จะต้องทำเพื่อให้การดำเนินงานไม่ติดขัด
• เตรียมความพร้อมและวางแผนเรื่องสถานที่ทำงาน หากเกิดกรณีที่ต้องย้ายที่ทำงาน
• จัดทำระบบสำรองข้อมูลต่างๆเผื่อกรณีฉุกเฉิน
• ทดสอบขั้นตอนต่างๆเพื่อดูว่าแต่ละขั้นตอนจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
• ทบทวนและตรวจสอบกระบวนการต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลปัจจุบันอยู่ตลอดเวลา
• เตรียมการประสานงานกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในสถานการณ์ฉุกเฉิน
• เตรียมรายชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อของพนักงานทั้งในระดับบริหาร และระดับปฏิบัติการ เผื่อสำหรับการแจ้งข้อมูลข่าวสาร

ขั้นตอนการทำ Business Continuity Plan

อันที่จริงการทำ BCP ไม่ควรต้องรอให้เกิดเหตุการณ์ต่างๆก่อน แล้วค่อยมากำหนดแผน เพราะอะไรหลายๆอย่างมันอาจจะสายเกินแก้ และสำหรับองค์กรใดยังไม่มีแผนดังกล่าว เราลองมาเริ่มขั้นตอนการทำแผนความต่อเนื่องของธุรกิจ หรือ Business Continuity Plan (BCP) กันครับ

ขั้นที่ 1 ตั้งทีมบริหารจัดทำแผนความต่อเนื่องของธุรกิจ

ทีมบริหารจัดทำแผนนั้นตั้งขึ้นมาเพื่อบริการจัดการให้ธุรกิจสามารถไปได้อย่างราบรื่น ซึ่งการตั้งทีมบริหารขึ้นมานั้นก็ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร และวิธีการดำเนินการกับแผนบริหาร อย่างน้อยที่สุดควรประกอบไปด้วย

• ระดับผู้จัดการ
• ผู้ช่วยผู้จัดการ
• และเจ้าหน้าที่ประสานงานของแต่ละฝ่าย

ที่จะมาช่วยในการทำมาตรฐานของแผน BCP การฝึกพนักงานในทีมและส่วนอื่นๆ เพื่อทำให้แผนงานนั้นราบรื่น แต่หากองค์กรของคุณเป็นองค์กรขนาดกลางถึงองค์กรขนาดใหญ่ ก็จำเป็นที่จะต้องเอาทีม HR เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย แต่ก็อยู่ที่โครงสร้างการทำงานและลักษณะธุรกิจด้วย อย่างน้อยๆก็ต้องมีตัวแทนฝ่ายละ 1 คน

ขั้นที่ 2 วิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

เมื่อคุณจัดตั้งทีมบริหารจัดทำแผนความต่อเนื่องของธุรกิจเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นต่อไป คือ การทำความเข้าใจกับความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ ด้านการเงิน และด้านอื่นๆ ที่อาจมีผลกระทบกับองค์กร คุณสามารถกำหนดประเภทของความเสี่ยงได้จากการวิเคราะห์ผลกระทบต่อธุรกิจ หรือ Business Impact Analysis (BIA) ซึ่งการวิเคราะห์นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถระบุความเสี่ยงได้อย่างเจาะจง รวมถึงภัยคุกคามต่างๆต่อการดำเนินงาน สภาพคล่องทางการเงิน ชื่อเสียง พนักงาน และตลอดทั้ง Supply Chain

และเมื่อทีมของคุณทำการระดมสมองและสามารถระบุความเสี่ยงต่างๆได้แล้ว ก็ได้เวลามาปรึกษาหารือว่าแต่ละความเสี่ยงมันกระทบการทำงานในด้านไหนบ้าง ซึ่งการวิเคราะห์ผลกระทบต่อธุรกิจค่อนข้างเป็นเรื่องซับซ้อน คุณอาจทำได้โดยการเตรียมแบบสอบถามเพื่อรวมรวมข้อมูลที่คุณต้องการ จะได้จับทุกประเด็นได้ง่ายยิ่งขึ้น

ขั้นที่ 3 กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นด้วย Gap Analysis

หลังจากที่ทีมได้ประชุมเพื่อกำหนดปัจจัยที่มีผลกระทบเรียบร้อยแล้ว ก็จำเป็นต้องหาทรัพยากรที่จำเป็น เพื่อเตรียมความพร้อมกับสถานการณ์ ด้วยการจัดทำ การวิเคราะห์ช่องว่าง หรือ Gap Analysis ซึ่งเป็นการตรวจประเมินเบื้องต้น เพื่อเติมเต็มช่องว่างของทรัพยากร เทียบกันระหว่างทรัพยากรที่ต้องใช้ และทรัพยากรที่มีอยู่ และเมื่อคุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ได้แล้ว ก็ถือว่าพร้อมสำหรับการเตรียมการวางกลยุทธ์การฟื้นฟู

ขั้นที่ 4 สำรวจและดำเนินกลยุทธ์พื้นฟู

การคาดการณ์ความเสี่ยงล่วงหน้า นับเป็นความสำคัญของทุกองค์กรแต่ยังมีอีกสิ่งสำคัญกว่า คือ การฟื้นฟูหลังจากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด คุณจะมีวิธีการอย่างไรในปรับปรุงผลประกอบการ โดยสามารถเริ่มต้นจากคำถามเหล่านี้

• หากอุปกรณ์ต่างๆเกิดเสียหาย เราจะทำอย่างไรให้สามารถดำเนินธุรกิจและเปิดให้บริการได้ตามปกติ
• เรามีวิธีอย่างไรให้ทีม HR ทีมขาย ทีมการตลาด ทีมสนับสนุน พร้อมสำหรับการทำงานเพื่อฟื้นฟูธุรกิจ
• หากอุปกรณ์และเครื่องมือต่างๆเสียหายระหว่างวิกฤตที่เกิดขึ้น พนักงานจะสามารถทำงานจากที่ไหนได้บ้าง

การเก็บข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นต่อการฟื้นฟูธุรกิจ ก็จำเป็นที่ต้องให้ความใส่ใจเพราะเมื่อเกิดความเสียหายกับส่วนใดส่วนหนึ่งขึ้น หากเราไม่ได้เก็บข้อมูลเบอร์ติดต่อช่างที่จะมาซ่อมแซมอุปกรณ์ต่างๆ ก็อาจกลายเป็นการเสียเงินซื้อใหม่ซึ่งคงไม่ดีกับการที่เพิ่งผ่านพ้นวิกฤตต่างๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ก็จำเป็นต้องแชร์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบเพื่อความต่อเนื่องในการทำงาน

ขั้นที่ 5 ทดสอบผล นำเสนอ และปรับปรุงให้ดีขึ้น

มาถึงขั้นตอนสุดท้าย แต่อย่าเพิ่งคิดว่าแผนความต่อเนื่องของธุรกิจนั้นเสร็จสอบูรณ์แบบแล้ว ในฐานะทีมบริหารก็ควรที่จะมีการทดสอบแผนดูก่อนว่ามันมีประสิทธิภาพจริง ด้วยการสังเกตการณ์ผลลัพธ์ในกระบวนการต่างๆ และนำเสนอสิ่งที่ควรปรับปรุง เพราะการทำแผนในลักษณะนี้ค่อนข้างมีค่าใช้จ่ายอยู่พอตัว จะได้ไม่เสียทรัพยากรไปเปล่าๆ

---

Cover photo by Barrett Phillips from FreeImages