Company presentation หรือ โปรไฟล์ หรือ การนำเสนอผลงานของบริษัท นับเป็นสิ่งสำคัญของทุกๆองค์กร ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของ Powerpoint ที่เป็นที่นิยมเป็นอย่างมาก หรือรูปแบบอื่นๆก็ตาม เวลาเราออกไปแนะนำบริษัทกับลูกค้า โปรไฟล์บริษัท เป็นเหมือนประวัติโดยย่อที่สรุปความเป็นมาเป็นไป เป้าหมาย ศักยภาพ และความสำเร็จของบริษัทที่รวมข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการทราบ การทำ Company presentation ที่ดี สวยงาม และตอบโจทย์สิ่งที่บริษัทอยากนำเสนอ และสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังว่าจะได้เห็น จะยิ่งเพิ่มโอกาสให้การนำเสนอสินค้าหรือบริการของเรามีมากยิ่งขึ้นไปด้วย เราลองมาดูเคล็ดลับง่ายๆในการสร้าง Company presentation สำหรับการนำเสนองาน ให้น่าดึงดูดและมีประสิทธิภาพกันครับ
มองภาพรวมทั้งหมด
ภาพรวมทั้งหมดนั้นหมายถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ เพื่อจะได้รู้ว่าทำเรา Presentation นี้เพื่ออะไร หลายครั้งที่เราทำ Presentation เรามักจะเสนอข้อมูลแบบอัดแน่น สรุปรายละเอียดที่มากเกินไป โดยเราต้องกลับมาตั้งคำถามที่ว่าเราทำ Presentation นี้ทำเพื่ออะไร กลุ่มผู้ฟังต้องการที่จะรับรู้อะไร และคุณต้องการให้เกิดผลอย่างไรกับผู้ฟัง
เริ่มต้นด้วยเรื่องราว
การแบ่งปันเรื่องราวบางอย่างกับผู้ฟังในตอนต้น ย่อมเป็นสิ่งที่น่าดึงดูกว่าการนำเสนอแบบตรงๆ เพราะมันจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกคุ้นเคยกับเรามากยิ่งขึ้น รวมถึงตัวผู้นำเสนอเองก็จะคลายความกดดันได้ในระดับหนึ่ง การเล่าเรื่องราวนั้นไม่ควรเล่าแบบไร้จุดหมาย แต่ควรปูประเด็นเพื่อนำไปสู่สิ่งที่เรากำลังจะเสนอ และต้องเป็นประเด็นที่ผู้ฟังกำลังตั้งตารอคอย
ไม่ใส่ทุกอย่างลงไป
การนำเสนอศักยภาพของบริษัทว่าสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างไรนั้นเป็นสิ่งที่ดี แต่ระวังการให้ข้อมูลที่มากจนเกินไปจนทำให้ผู้ฟังสับสนและอาจทำให้เบื่อหน่าย การทำ Presentation ที่ดีควรรู้จักผู้ฟังและรู้ว่าสิ่งที่บริษัทควรนำเสนอเพื่อตอบเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการนำเสนองานคืออะไร
ทำ Present ให้เหมือนการวาง Storyboard
การทำ Storyboard คือ สิ่งที่เรามักใช้ในการนำเสนอแนวคิดงานโฆษณาที่เป็นภาพเคลื่อนไหว โดยต้องมีการวางแนวทางของแต่ละฉาก มีการดำเนินเรื่องที่มีความต่อเนื่องและสอดคล้องกัน และแต่ละหน้านั้นจะเสนออะไรในรูปแบบไหน ต้องใช้ข้อความอะไร มีภาพประกอบอะไร เพื่อสื่อความหมายให้ผู้ฟังได้เห็นภาพที่ชัดเจน
เชื่อมโยงเนื้อหาให้ลงตัว
การเชื่อมโยงภาพและเนื้อหาที่ลงตัวจะทำให้การนำเสนอนั้นราบรื่นลงตัว และผู้ฟังก็จะรู้สึกมีอารมณ์ร่วมแบบไม่สะดุด การเลือกใช้ภาพที่เหมาะสมกับเนื้อหา หรือการนำภาพมาเปรียบเทียบกับคำพูด เพื่อดึงอารมณ์ความรู้สึกร่วมของผู้ฟังควรมีการไตร่ตรองมาเป็นอย่างดี การเชื่อมโยงเนื้อหาในแต่ละหน้าควรมีการเชื่อมข้อมูลกันอย่างลงตัว เพื่อไม่ทำให้การนำเสนอเกิดอาการสะดุด ซึ่งการเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เกิดมาจากการที่เราต้องสร้างโครงร่างของ Presentation ให้เห็นภาพทั้งหมดก่อน
ใส่ภาพแทนตัวหนังสือ
คงไม่มีใครอยากอ่าน Presentation ที่อัดแน่นไปด้วยตัวหนังสือ ถ้าไม่ใช่เอกสารที่เกี่ยวกับงานวิชาการหรือบทวิเคราะห์ต่างๆ Presentation ที่ดีควรใช้ภาพประกอบที่สามารถเชื่อมโยงกับเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ ผสมผสานกับเนื้อหาที่เราอยากจะสื่อสารให้กับผู้ฟังได้รับรู้ ภาพที่ใช้อาจจะเป็นภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว หรือวีดิโอ ที่สามารถถ่ายทอดเรื่องราวการนำเสนอของเราได้เป็นอย่างดี แต่ที่สำคัญคือ ต้องเลือกภาพที่เหมาะสมและสอดคล้องไปกับธุรกิจของเรา
ทำ Presentation ให้มีลูกเล่นในการนำเสนอ
ไม่ควรทำ Presentation ที่เปิดมาทีละหน้าแล้วเจอข้อมูลทุกอย่างที่เราอยากนำเสนอ เพราะจะทำให้ผู้ฟังนั้นอ่านข้อมูลที่เห็นมากกว่าการฟังสิ่งที่เราพูด เราควรทำให้ผู้ฟังสนใจในสิ่งที่เราพูดที่ทำได้ด้วยการค่อยๆเผยเนื้อหาทีละส่วน ค่อยๆเล่าทีละตอน เพื่อทำให้ผู้ฟังอยากรู้ว่าเราจะพูดอะไรต่อไป ซึ่งลูกเล่นลักษณะนี้ก็มีอยู่ในโปรแกรมทำ Presentation ทั่วไป ที่น่าลองนำมาใช้ดู
ใส่ข้อมูลสถิติต่างๆเพื่อให้ดูน่าสนใจ
การยืนยันข้อมูลบางอย่างด้วยสถิติที่เกี่ยวข้องจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและความน่าเชื่อถือให้กับตัวผู้พูด และการนำเสนอในแต่ละครั้ง สถิติสามารถนำเสนอในรูปแบบตารางหรือกราฟประเภทต่างๆที่มีการออกแบบอยากสวยงาม ก็สามารถช่วยให้งานนำเสนอออกมาดีได้
ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมกับการนำเสนอบ้าง
การพูดหรือนำเสนออย่างเดียวอาจทำให้ขาดสีสันบางอย่างไป ไม้ว่าคุณจะเป็นนักนำเสนอที่มีประสบการณ์แค่ไหนก็ตาม การตั้งคำถามเพื่อให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอ หรือแบ่งปันความคิดเห็น หรือการทำเป็นคำถามสั้นๆในรูปแบบเกมส์บน Powerpoint ก็จะช่วยให้บรรยากาศในการนำเสนอนั้นดูเป็นกันเอง ไม่กดดัน และช่วยคลายความตึงเครียดได้ดี
เลือกใช้เครื่องมือนำเสนอที่เหมาะสม
การเลือกเครื่องมือหรือโปรแกรมในการทำ Presentation เพื่อนำเสนอนั้นก็ถือเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้การนำเสนอของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในปัจจุบันก็มีโปรแกรมในการทำ Presentation อยู่หลากหลาย เช่น Powerpoint ของค่าย Microsoft ซึ่งคนทั่วๆไปจะคุ้นกับการทำ Powerpoint เป็นอย่างดี แต่ก็เป็นโปรแกรมที่ต้องเสียเงินเพื่อใช้งาน PowToon ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่ใช้ฟรีผ่านระบบออนไลน์ที่นำมาทำ Presentation ที่น่าสนใจได้ไม่น้อย และยังมี Google Drive Presentation, 280 Slides, SlideRocket รวมไปถึง Prezi สำหรับคนที่ใช้เครื่อง Mac ก็ยังมี Keynote ที่เป็นทางเลือกในการนำมาใช้เพื่อสร้างสรรค์ผลงานในการนำเสนอได้เป็นอย่างดี
หมั่นฝึกซ้อมบ่อยๆ
การนำเสนองานที่ดีนั้นผู้นำเสนอจะต้องดูเป็นธรรมชาติ ถ่ายทอดเรื่องราวที่กำลังจะพูดออกมาในรูปแบบที่ง่าย ความมั่นใจเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนองานต่อหน้าคน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมในห้องประชุมหรือในที่สาธารณะ การทำความเข้าใจในเนื้อหาที่นำเสนอและการทำให้ตัวเองเป็นส่วนหนึ่งในเนื้อหาจะทำให้เรามีความมั่นใจในสิ่งที่เราจะพูดออกไป ซึ่งต้องผ่านการฝึกซ้อมมาหลายครั้งเป็นอย่างดี
การทำ Presentation นั้นนับเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในการนำเสนองาน ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้ผู้พูดหรือผู้นำเสนอมีความมั่นใจเพิ่มขึ้น และสามารถเข้าถึงกลุ่มผู้ฟังได้ บางครั้ง Presentation ที่ดีอาจสร้างให้เกิดโอกาสทางการขายสินค้าหรือบริการได้เหมือนกัน ยังไงก็ลองเอาเทคนิคที่กล่าวมาไปลองใช้ดูกัน และหมั่นฝึกซ้อมก่อนพูดนะครับ
