การประชุมในยุคปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างมากจากสถานการณ์โควิด-19 ที่กลายมาเป็นการประชุมแบบ Virtual Meeting หรือการประชุมออนไลน์ 100% ทำให้หลายๆธุรกิจและพนักงานทุกๆคนต้องปรับตัวทั้งการหาเครื่องไม้เครื่องมือมาช่วยให้การประชุมนั้นผ่านไปได้ด้วยดี ซึ่งการประชุมแบบ Virtual Meeting นั้นมันก็มีความแตกต่างกับการประชุมทั่วๆไปที่เรามักจะเจอหน้าเจอตากัน ได้มีการพูดคุยประเด็นต่างๆที่ดูแล้วอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่ด้วยสถานการณ์ที่ถูกบังคับทำให้การประชุมแบบ Virtual Meeting นั้นกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และผมจะพาคุณมาเรียนรู้วิธีการประชุมแบบ Virtual Meeting ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกันครับ
1. เตรียมกำหนดการประชุมและส่งให้ทีมงานแต่เนิ่นๆ
เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณวางแผนเตรียมประชุมไม่ว่าจะเป็นทีมงานหรือประชุมระหว่างฝ่าย อย่าลืมว่าเรากำลังอยู่ในสถานการณ์ที่ทำงานจากที่บ้าน (Work from home) ซึ่งการติดต่อสื่อสารอาจจะล่าช้าไปบ้างในบางเวลา ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ล่วงหน้าถึงเวลาการประชุม ช่องทางการประชุม หัวข้อการประชุม วัตถุประสงค์การประชุม ประเด็นต่างๆ และกำหนดการต่างๆอย่างละเอียด เพราะหากคุณไม่ได้เตรียมพร้อมคุณอาจพลาดโอกาสในการนำเสนอประเด็นสำคัญ และยิ่งเป็นการประชุมแบบ Virtual Meeting มันอาจจะยากในการนัดหมายซึ่งไม่เหมือนกับการประชุมที่ทำงานที่เดินไปเรียกทีมงานเข้ามาประชุมใหม่ในทันที พยาพยามเขียนรายละเอียดหัวข้อการประชุมเอาไว้ใกล้ๆตัวเผื่อมีประเด็นอะไรที่อยากถามหรือขอความเห็นจะได้ทำได้เร็วขึ้น
2. เปิดกล้องให้เห็น
การประชุมผ่านวีดิโอก็จำเป็นต้องให้ทุกๆคนเปิดกล้องเพื่อให้เกิดการมีปฏิสัมพันธ์ และมีการถามตอบกันเป็นระยะๆเพื่อตรวจสอบดูว่าแต่ละคนเข้าใจประเด็นเนื้อหาการประชุม และยังอยู่กับการประชุมนั้นหรือไม่ มันจะช่วยให้บรรยากาศในการประชุมดูมีชีวิตชีวาขึ้นมา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความวอกแวกจากสภาพแวดล้อมรอบข้างไม่ว่าจะเป็นคนในครอบครัว เสียงโทรศัพท์ โทรทัศน์ หรือเสียงรบกวนต่างๆที่อาจเกิดขึ้นภายในบ้าน
3. ให้ความสำคัญแต่ละคนเท่าๆกัน
หากคุณเป็นแกนนำในการจัดประชุมหรือเป็นคนควบคุมการประชุม คุณจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมและให้พวกเขามีส่วนร่วมกับการประชุมอย่างเหมาะสม สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญครับเพราะการตั้งคำถามต่างๆผ่านวีดิโอออนไลน์มันค่อนข้างยากและจำเป็นมากกว่าการประชุมในห้องประชุมเสียอีก มันมักจะมีอุปสรรคทั้งสัญญาณภาพและเสียงทำให้เกิดความล่าช้าไปบ้าง คุณอาจใช้วิธีในการสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมโดยการให้ยกมือเมื่อมีคำถาม หรือให้พิมพ์ข้อความต่างๆแล้วคุณก็บริหารจัดการตามสถานการณ์ต่างๆในขณะประชุม
4. ฝึกใช้เทคโนโลยีให้คล่อง
คุณจำเป็นต้องรู้และเข้าใจในเครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้เป็นอย่างดี มิเช่นนั้นอาจทำให้เกิดปัญหาระหว่างการใช้งานโดยเฉพาะเมื่อคุณต้องประชุมกับบุคคลภายนอกหรือการ Pitching เพื่อให้ได้งานซึ่งอาจไม่มีโอกาสให้กับความผิดพลาดเลย ดังนั้นคุณควรให้เวลากับการเรียนรู้โปรแกรมการปรับแต่งโปรแกรมและฟังก์ชั่นการใช้งานต่างๆ เช่น
- ปุ่มเปิด/ปิดเสียง
- ปุ่มเปิด/ปิดกล้อง
- ปุ่มแชร์ Slide
- วิธีการควบคุมการประชุมสำหรับผู้จัดประชุม
- การเชิญคนเข้าร่วม
- การอัดวีดิโอขณะประชุม
เครื่องมือต่างๆที่ใช้ในการประชุมแบบ Virtual Meeting ก็มีอยู่หลายอย่างที่เป็นที่นิยม เช่น Zoom, Microsoft Team, Slack, Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, WebEx
5. ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุม
ก่อนเริ่มประชุมอย่าลืมแนะนำทีมงานอย่างเป็นทางการให้ทุกๆคนรู้จัก มันจะช่วยให้คุณได้รับการต้อนรับและเป็นที่รู้จักระหว่างการประชุม และอย่าลืมให้ความสำคัญกับผู้ที่กำลังพูดทุกครั้งอย่าให้สิ่งต่างๆรอบข้างคุณมาดึงความสนใจเป็นอันขาดครับ
6. ปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสม
ด้วยความที่ Virtual Meeting เกือบ 100% นั้นจะเป็นการประชุมจากที่บ้านของตัวเอง ซึ่งสภาพแวดล้อมในการทำงานนั้นต่างจากที่ทำงานอย่างเห็นได้ชัดโดยคุณจะยังมีความรู้สึกเหมือนกับว่าไม่ได้อยู่ในช่วงระยะเวลาของการทำงาน และแน่นอนครับว่ามันส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานของบ้านคุณให้มีบรรยากาศที่พร้อมจะเติมไฟในการทำงานหรือการประชุมใดๆก็ตาม เช่น การหาโต๊ะเก้าอี้ที่เหมาะสม การหาฉากหลังการประชุมที่เหมาะสมซึ่งอาจจะเป็น Virtual Screen ที่มีมาให้จากโปรแกรมหรือใส่ภาพพื้นหลังโลโก้บริษัท การดูเรื่องความเหมาะสมของแสงสว่างภายในห้อง สัญญาณอินเทอร์เน็ต เป็นต้น
7. ใช้เทคนิคการสร้างให้เกิดส่วนร่วม
การประชุมในห้องประชุมปกติคุณสามารถสร้างการมีส่วนร่วมด้วยการตั้งคำถาม สอบถามความคิดเห็น หรือเปิดโอกาสให้ทีมงานได้นำเสนอไอเดียต่างๆ ซึ่งก็ไม่ต่างกับการประชุมแบบ Virtual Meeting ครับ คุณยังสามารถใช้เทคนิคเหล่านี้ได้เช่นเดียวกันและอาจเพิ่ม Workshop ในการระดมสมองรวมถึงอาจเปิดโหวตในบางเรื่องก็ได้ ซึ่งการจะทำกิจกรรมในลักษณะนี้ได้ก็ต้องดูที่คุณสมบัติของโปรแกรมที่คุณใช้รวมถึงการเตรียมความพร้อมที่ดีของผู้จัดการประชุมด้วยครับ
8. ประเมินผลการจัดประชุมทุกครั้ง
สำหรับการจัดประชุมที่เป็นเชิงสัมมนาต่างๆในรูปแบบ Virtual Meeting ภายหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นแล้วคุณควรใช้เวลาสัก 5 นาทีในการสอบถามความเห็นหรือทำเป็นแบบสอบถามให้ผู้เข้าร่วมฟังประเมินเพื่อนำมาปรับปรุงการประชุมสัมมนาในโอกาสต่อไปให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งคุณสามารถใช้วิธีการเดียวกับการประชุมแบบออฟไลน์ได้เลยครับ
ในสถานการณ์ที่ทุกๆคนต้องปรับตัวให้อยู่ได้กับการระบาดของโควิด-19 และการเปลี่ยนวิถีชีวิตการทำงานมาเป็นแบบ Work from home ที่ต้องพูดคุยประชุมหรือจัดงานต่างๆผ่าน Virtual Meeting, Virtual Conference ผ่านรูปแบบออนไลน์ ทำให้เราต้องพัฒนาและเตรียมความพร้อมให้ได้มากที่สุดเพื่อให้การทำธุรกิจนั้นเดินหน้าได้อย่างไม่สะดุดครับ
