วิธีทำให้การประชุมแบบ Virtual Meeting มีประสิทธิภาพ (Effective Virtual Meeting)

การประชุมในยุคปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างมากจากสถานการณ์โควิด-19 ที่กลายมาเป็นการประชุมแบบ Virtual Meeting หรือการประชุมออนไลน์ 100% ทำให้หลายๆธุรกิจและพนักงานทุกๆคนต้องปรับตัวทั้งการหาเครื่องไม้เครื่องมือมาช่วยให้การประชุมนั้นผ่านไปได้ด้วยดี ซึ่งการประชุมแบบ Virtual Meeting นั้นมันก็มีความแตกต่างกับการประชุมทั่วๆไปที่เรามักจะเจอหน้าเจอตากัน ได้มีการพูดคุยประเด็นต่างๆที่ดูแล้วอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่ด้วยสถานการณ์ที่ถูกบังคับทำให้การประชุมแบบ Virtual Meeting นั้นกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และผมจะพาคุณมาเรียนรู้วิธีการประชุมแบบ Virtual Meeting ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกันครับ

What's next?

1. เตรียมกำหนดการประชุมและส่งให้ทีมงานแต่เนิ่นๆ

เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณวางแผนเตรียมประชุมไม่ว่าจะเป็นทีมงานหรือประชุมระหว่างฝ่าย อย่าลืมว่าเรากำลังอยู่ในสถานการณ์ที่ทำงานจากที่บ้าน (Work from home) ซึ่งการติดต่อสื่อสารอาจจะล่าช้าไปบ้างในบางเวลา ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ล่วงหน้าถึงเวลาการประชุม ช่องทางการประชุม หัวข้อการประชุม วัตถุประสงค์การประชุม ประเด็นต่างๆ และกำหนดการต่างๆอย่างละเอียด เพราะหากคุณไม่ได้เตรียมพร้อมคุณอาจพลาดโอกาสในการนำเสนอประเด็นสำคัญ และยิ่งเป็นการประชุมแบบ Virtual Meeting มันอาจจะยากในการนัดหมายซึ่งไม่เหมือนกับการประชุมที่ทำงานที่เดินไปเรียกทีมงานเข้ามาประชุมใหม่ในทันที พยาพยามเขียนรายละเอียดหัวข้อการประชุมเอาไว้ใกล้ๆตัวเผื่อมีประเด็นอะไรที่อยากถามหรือขอความเห็นจะได้ทำได้เร็วขึ้น

และส่งให้ทีมงานแต่เนิ่นๆ (Agenda Checklist)

2. เปิดกล้องให้เห็น

การประชุมผ่านวีดิโอก็จำเป็นต้องให้ทุกๆคนเปิดกล้องเพื่อให้เกิดการมีปฏิสัมพันธ์ และมีการถามตอบกันเป็นระยะๆเพื่อตรวจสอบดูว่าแต่ละคนเข้าใจประเด็นเนื้อหาการประชุม และยังอยู่กับการประชุมนั้นหรือไม่ มันจะช่วยให้บรรยากาศในการประชุมดูมีชีวิตชีวาขึ้นมา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความวอกแวกจากสภาพแวดล้อมรอบข้างไม่ว่าจะเป็นคนในครอบครัว เสียงโทรศัพท์ โทรทัศน์ หรือเสียงรบกวนต่างๆที่อาจเกิดขึ้นภายในบ้าน

3. ให้ความสำคัญแต่ละคนเท่าๆกัน

หากคุณเป็นแกนนำในการจัดประชุมหรือเป็นคนควบคุมการประชุม คุณจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมและให้พวกเขามีส่วนร่วมกับการประชุมอย่างเหมาะสม สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญครับเพราะการตั้งคำถามต่างๆผ่านวีดิโอออนไลน์มันค่อนข้างยากและจำเป็นมากกว่าการประชุมในห้องประชุมเสียอีก มันมักจะมีอุปสรรคทั้งสัญญาณภาพและเสียงทำให้เกิดความล่าช้าไปบ้าง คุณอาจใช้วิธีในการสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมโดยการให้ยกมือเมื่อมีคำถาม หรือให้พิมพ์ข้อความต่างๆแล้วคุณก็บริหารจัดการตามสถานการณ์ต่างๆในขณะประชุม

4. ฝึกใช้เทคโนโลยีให้คล่อง

คุณจำเป็นต้องรู้และเข้าใจในเครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้เป็นอย่างดี มิเช่นนั้นอาจทำให้เกิดปัญหาระหว่างการใช้งานโดยเฉพาะเมื่อคุณต้องประชุมกับบุคคลภายนอกหรือการ Pitching เพื่อให้ได้งานซึ่งอาจไม่มีโอกาสให้กับความผิดพลาดเลย ดังนั้นคุณควรให้เวลากับการเรียนรู้โปรแกรมการปรับแต่งโปรแกรมและฟังก์ชั่นการใช้งานต่างๆ เช่น

  • ปุ่มเปิด/ปิดเสียง
  • ปุ่มเปิด/ปิดกล้อง
  • ปุ่มแชร์ Slide
  • วิธีการควบคุมการประชุมสำหรับผู้จัดประชุม
  • การเชิญคนเข้าร่วม
  • การอัดวีดิโอขณะประชุม

เครื่องมือต่างๆที่ใช้ในการประชุมแบบ Virtual Meeting ก็มีอยู่หลายอย่างที่เป็นที่นิยม เช่น Zoom, Microsoft Team, Slack, Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, WebEx

5. ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุม

ก่อนเริ่มประชุมอย่าลืมแนะนำทีมงานอย่างเป็นทางการให้ทุกๆคนรู้จัก มันจะช่วยให้คุณได้รับการต้อนรับและเป็นที่รู้จักระหว่างการประชุม และอย่าลืมให้ความสำคัญกับผู้ที่กำลังพูดทุกครั้งอย่าให้สิ่งต่างๆรอบข้างคุณมาดึงความสนใจเป็นอันขาดครับ

6. ปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสม

ด้วยความที่ Virtual Meeting เกือบ 100% นั้นจะเป็นการประชุมจากที่บ้านของตัวเอง ซึ่งสภาพแวดล้อมในการทำงานนั้นต่างจากที่ทำงานอย่างเห็นได้ชัดโดยคุณจะยังมีความรู้สึกเหมือนกับว่าไม่ได้อยู่ในช่วงระยะเวลาของการทำงาน และแน่นอนครับว่ามันส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานของบ้านคุณให้มีบรรยากาศที่พร้อมจะเติมไฟในการทำงานหรือการประชุมใดๆก็ตาม เช่น การหาโต๊ะเก้าอี้ที่เหมาะสม การหาฉากหลังการประชุมที่เหมาะสมซึ่งอาจจะเป็น Virtual Screen ที่มีมาให้จากโปรแกรมหรือใส่ภาพพื้นหลังโลโก้บริษัท การดูเรื่องความเหมาะสมของแสงสว่างภายในห้อง สัญญาณอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

ปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสม (Work from Home)

7. ใช้เทคนิคการสร้างให้เกิดส่วนร่วม

การประชุมในห้องประชุมปกติคุณสามารถสร้างการมีส่วนร่วมด้วยการตั้งคำถาม สอบถามความคิดเห็น หรือเปิดโอกาสให้ทีมงานได้นำเสนอไอเดียต่างๆ ซึ่งก็ไม่ต่างกับการประชุมแบบ Virtual Meeting ครับ คุณยังสามารถใช้เทคนิคเหล่านี้ได้เช่นเดียวกันและอาจเพิ่ม Workshop ในการระดมสมองรวมถึงอาจเปิดโหวตในบางเรื่องก็ได้ ซึ่งการจะทำกิจกรรมในลักษณะนี้ได้ก็ต้องดูที่คุณสมบัติของโปรแกรมที่คุณใช้รวมถึงการเตรียมความพร้อมที่ดีของผู้จัดการประชุมด้วยครับ

8. ประเมินผลการจัดประชุมทุกครั้ง

สำหรับการจัดประชุมที่เป็นเชิงสัมมนาต่างๆในรูปแบบ Virtual Meeting ภายหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นแล้วคุณควรใช้เวลาสัก 5 นาทีในการสอบถามความเห็นหรือทำเป็นแบบสอบถามให้ผู้เข้าร่วมฟังประเมินเพื่อนำมาปรับปรุงการประชุมสัมมนาในโอกาสต่อไปให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งคุณสามารถใช้วิธีการเดียวกับการประชุมแบบออฟไลน์ได้เลยครับ

ในสถานการณ์ที่ทุกๆคนต้องปรับตัวให้อยู่ได้กับการระบาดของโควิด-19 และการเปลี่ยนวิถีชีวิตการทำงานมาเป็นแบบ Work from home ที่ต้องพูดคุยประชุมหรือจัดงานต่างๆผ่าน Virtual Meeting, Virtual Conference ผ่านรูปแบบออนไลน์ ทำให้เราต้องพัฒนาและเตรียมความพร้อมให้ได้มากที่สุดเพื่อให้การทำธุรกิจนั้นเดินหน้าได้อย่างไม่สะดุดครับ


Share to friends
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  


Related Posts

Google ประกาศแนวทางการทำงานแบบ “ไฮบริด” เข้าออฟฟิศ 3 วัน

ในปี 2020 ที่ผ่านมา Google เป็นบริษัทที่เรียกได้ว่าสามารถปรับตัวเข้าสู่การทำงานในรูปแบบใหม่ ในช่วงที่เกิดสถานการณ์โควิด-19 ระบาดได้เป็นอย่างดี โดยประกาศให้พนักงานสามารถ Work From Home ได้จนถึงเดือนกรกฎาคม 2021 นี้ รวมถึง Sundar Pichai ซึ่งเป็น CEO ของ Google ก็เคยพูดถึงแนวโน้มที่ Google จะให้พนักงานทำงานแบบไฮบริดมาก่อนหน้านี้เช่นกัน


พฤติกรรมการเล่นเกมบนมือถือช่วงวิกฤต Covid-19

ในช่วงปี 2020 ถือได้ว่าโลกของเรานั้นอยู่กับสถานการณ์การระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 และพฤติกรรมอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดคือการใช้โทรศัพท์มือถือในการทำธุรกรรมประเภทต่างๆที่มากขึ้น และหนึ่งในนั้นคือการเล่นเกมบนมือถือ (Mobile Gaming) ที่เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลทั้งการโหลดแอพพลิเคชัน ระบะเวลาในการเล่น รวมไปถึงการซื้อไอเทมและการเติมเงินในเกมที่มากขึ้น และนี่คือแนวโน้มที่เกิดขึ้นที่สรุปจาก Google ครับ


Insight คุณแม่กับโลกออนไลน์ในยุค New Normal 2021 สู่ VIP Parent Platform

ในยุคปัจจุบันที่สถานการณ์วิกฤติ COVID-19 ได้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม การใช้ชีวิตของผู้คนในทุกมิติ และแน่นอนว่ามันส่งผลกระทบต่อแบรนด์ต่าง ๆ ที่ต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ ไม่เว้นแม้แต่ในกลุ่มตลาดสินค้าแม่และเด็ก เพราะพฤติกรรมของแม่ ๆ บนโลกในวันนี้ได้เปลี่ยนไปแล้วอย่างสิ้นเชิง จากผลวิจัย “2021 Innovative & Disruptive Brand Solutions” โดย theAsianparent Thailand



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


copyright 2021@popticles.com
หากท่านต้องการนำเนื้อหาในเว็บไซต์นี้ไปเผยเพร่ ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของเว็บไซต์
Scroll Up