หลายคนที่ได้รับมอบหมายงานหลายๆอย่างมาพร้อมๆกัน ก็คงยากที่จะบริหารจัดการงานให้เสร็จตรงตามกำหนด โดยเฉพาะทุกๆงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้างานและบอกว่างานทุกอย่างนั้นด่วนไปหมด แต่ในความเป็นจริงนั้นมันอาจไม่ได้ด่วนไปซะหมดทุกอย่าง เพียงแต่เป็นหน้าที่ที่เราในฐานะทีมงานรวมถึงทั้งตัวหัวหน้าเองที่ต้องบริหารจัดการงานอย่างไร ให้สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จได้ทันเวลาและได้งานที่มีคุณภาพมากที่สุด และด้วย Impact Effort Matrix หรือเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจสำหรับการบริหารจัดการความสำคัญของงานให้มีประสิทธิภาพ ก็คือหนึ่งคำตอบที่ทุกๆคนควรศึกษาและนำมาปรับใช้กับการทำงานครับ
รู้จัก Impact Effort Matrix
Impact Effort Matrix ก็คือเครื่องมือที่แสดงให้เห็นถึงระดับผลกระทบของงาน (Level of Impact) ที่หมายถึงงานที่กำลังทำนั้นมันมีมูลค่ามากขนาดไหนหรือผลกระทบมากแค่ไหนต่อการขับเคลื่อนโครงการหรือธุรกิจต่างๆ กับระดับความพยายาม (Level of Effort) เช่น การใช้เวลา การใช้งบประมาณ การใช้ทรัพยากรต่างๆ รวมถึงความสามารถ เพื่อให้งานนั้นออกมาสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยแบ่งออกเป็น 4 Quadrant ด้วยกัน ได้แก่
Quick Wins
Quick Wins (ช่องซ้ายบน) งานที่ใช้ความพยายามน้อยแต่สร้างผลกระทบอย่างเป็นรูปธรรมมากที่สุดกับธุรกิจหรือโครงการต่างๆ นับเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกและทำให้เสร็จอย่างรวดเร็ว เพราะคุณนั้นมีทรัพยากรสนับสนุนที่เพียบพร้อมให้งานสำเร็จได้อย่างไม่ยากเย็น ทำให้ได้ผลลัพธ์กลับมาแบบได้ประโยชน์ที่สุดนั่นเอง
Major Projects
Major Projects (ช่องขวาบน) งานที่ให้ผลตอบแทนที่ดีที่แลกมาด้วยความพยายามที่มาก เพราะเนื่องจากอาจเป็นงานที่ค่อนข้างยาก สลับซับซ้อน และมีความท้าทาย โดยงานลักษณะนี้ควรเป็นงานที่ต้องให้ระยะเวลาในการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นั้นออกมาดี
Fill Ins
Fill Ins (ช่องซ้ายล่าง) งานที่ใช้ความพยายามน้อยและไม่ได้สร้างประโยชน์เท่าไหร่ โดยคุณไม่ควรให้ความสำคัญกับมันมากจนเกินไป ซึ่งมันก็เหมือนกับงานประจำที่ต้องทำในรายวัน (Routine Job)
Time Wasters
Time Wasters (ช่องขวาล่าง) งานหรือโครงการใดๆก็ตามที่อยู่ในกลุ่มนี้ ก็ควรพิจารณายกเลิกและไม่ต้องให้ความสำคัญกับมัน เพราะมันกินทั้งเวลาและทรัพยากรด้านต่างๆที่ไม่ได้สร้างผลดีหรือประโยชน์ใดๆเลย ซึ่งหากฝืนทำไปก็อาจส่งผลเสียต่อทีมงานรวมถึงงบประมาณอื่นๆได้
การใช้ Impact Effort Matrix มาใช้ในการทำธุรกิจจะช่วยให้ทั้งหัวหน้าและทีมงานสามารถคาดการณ์ได้ว่า ควรจัดลำดับความสำคัญกับงานในลักษณะไหนก่อนกัน อะไรควรทำอะไรไม่ควรทำเพื่อให้งานนั้นออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุดครับ
