ด้วยความที่อะไรๆในชีวิตก็ดูจะเร่งด่วนไปหมดโดยเฉพาะในยุค New Normal ที่การทำงานนั้นเข้ามาเบียดเบียนเวลาส่วนตัวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การประชุมก็เริ่มมีมากขึ้นสวนทางกับเวลาการทำงานที่มีอยู่เท่าเดิมก็ยิ่งทำให้การบริหารจัดการงานต่างๆนั้นยากขึ้นเข้าไปอีก แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถถูกแก้ไขได้ด้วยการใช้ Time Management Matrix เพื่อเข้ามาช่วยบริหารจัดการกับความยุ่งยากต่างๆในชีวิตครับ
อะไรคือ Time Management Matrix
Time Management Matrix หรือที่เรียกว่ากรอบในการบริหารจัดการเวลาซึ่งเป็นเครื่องมือที่สามารถนำมาช่วยบริหารจัดการตัวคุณเอง ที่ถูกพูดถึงโดย Dwight D. Eisenhower และถูกพัฒนาโดย Steven Convey ซึ่งมาจากหนังสือชื่อดังเรื่อง 7 Habits of Highly Effective People โดยเชื่อว่าการจัดการที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ได้เกี่ยวกับการจัดการเวลาของตัวมันเอง แต่เป็นการให้ลำดับความสำคัญกับปัจจัยสำคัญ 2 อย่าง คือ ความสำคัญของงาน (Importance) คือ งานอะไรก็ตามที่มีความหมายและมีคุณค่าสูงสุด และความเร่งด่วนของงาน (Urgency) คือ งานที่ต้องลงมืออย่างใดอย่างหนึ่งในทันที และงานนั้นยิ่งมีลำดับความสำคัญสูงเท่าใด ความสนใจและเวลาที่สมควรจะได้รับก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้นครับ
โดย Time Management Matrix นั้นแบ่งออกได้เป็น 4 Quadrant ด้วยกันซึ่งได้แก่
- Quadrant 1: Urgent and important
- Quadrant 2: Not urgent but important
- Quadrant 3: Urgent but not important
- Quadrant 4: Not urgent and not important
Q1: Urgent and important
ในกลุ่ม Quadrant ที่ 1 นั้นจะเป็นกลุ่มงานหรือกิจกรรมที่สำคัญสุดๆที่มีความจำเป็นต้องบริหารจัดการอย่างเร่งด่วน หากงานต่างๆที่คุณทำนั้นตกมาอยู่ในกลุ่มนี้ก็จำเป็นต้องให้เวลากับมันมากที่สุดและรีบเคลียร์ให้เสร็จสิ้น ซึ่งมันก็เปรียบเสมือนกับมีไฟมาลนก้นตัวเองอยู่นั่นแหละครับ
Q2: Not urgent but important
ในกลุ่ม Quadrant ที่ 2 ถือเป็นกลุ่มที่สำคัญมากแต่ไม่ได้เร่งด่วนที่สุด ที่คุณสามารถเลื่อนไปก่อนได้แม้โดยตามหลักแล้วมันควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกก็ตาม ซึ่งงานหรือกิจกรรมที่ตกมาอยู่ในกลุ่มนี้จะสร้างให้เกิดการพัฒนาองค์กรและการพัฒนาตัวบุคคลของพนักงานได้ดีมากที่สุด เช่น การวางแผนโครงการใหญ่ๆที่มักถูกเลื่อนออกไปก่อนแต่นั่นก็นับเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตอย่างยั่งยืน เพราะอาจต้องใช้เวลาในการคิดวางแผนอย่างรอบคอบมีกรอบแนวคิดอย่างชัดเจน
Q3: Urgent but not important
ในกลุ่ม Quadrant ที่ 3 มีส่วนผสมของกิจกรรมที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญในระยะยาว แต่มันมันจะทำให้เรารู้สึกไขว้เขวหรือเบี่ยงเบนความสนใจได้อยู่ตลอด ดังนั้นหากงานของคุณตกอยู่ในกลุ่มนี้ก็พยายามหลีกเลี่ยงมันซะอย่าเอามาใส่ในตารางให้ปวดหัววุ่นวาย แต่มันก็ยากที่จะไม่ให้ความสำคัญกับมันโดยคุณสามารถมอบหมายหน้าที่ให้คนมาช่วยทำหรือสานต่อ และคุณก็คอยตรวจสอบอยู่ห่างๆจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดครับ
Q4: Not urgent and not important
ในกลุ่ม Quadrant ที่ 4 ถือว่าเป็นกลุ่มที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงานและบริหารจัดการเวลาของคุณ เพราะมันทั้งไม่สำคัญและไม่มีความเร่งด่วนใดๆเลยแต่หลายๆคนก็ยังทำให้ตัวเองตกอยู่ในกลุ่มนี้เพราะความเคยชิน ซึ่งมันเป็นกลุ่มงานหรือกิจกรรมที่คุณควรลืม ปล่อยันออกจากลำดับความสำคัญบ้าง หรือบางทีก็อาจมองข้ามมันไปบ้างก็จะดีครับ
หวังว่าชีวิตในการทำงานของคุณจะง่ายมากขึ้นเมื่อได้เรียนรู้วิธีในการจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นมันก็ขึ้นอยู่กับลักษณะงานแต่ละที่ ความรับผิดชอบแต่ละอย่าง รวมไปถึงประเภทธุรกิจครับ เพราะความสำคัญบางอย่างอาจไม่สำคัญในบางธุรกิจก็ได้เช่นกัน ดังนั้นก็ต้องเป็นตัวคุณเองที่ต้องเข้าใจธุรกิจของคุณให้มากที่สุด
