การติดต่อสื่อสารผ่านอีเมล์ยังคงมีความสำคัญค่อนข้างมากสำหรับการทำธุรกิจ โดยหลายๆคนอาจคิดว่าสมัยนี้ใครๆก็ติดต่อสื่อสารแอปพลิเคชั่นด้านการสื่อสาร (Communication Application) อย่าง Line หรือช่องทางออนไลน์กับโซเชียลมีเดียอื่นๆก็ตาม แต่มันก็ไม่ได้เป็นอะไรที่ตอบโจทย์แบบ 100% ของจุดมุ่งหมายทางการสื่อสารและการทำการตลาดบางประเภท โดยเฉพาะการต้องเจรจาอย่างเป็นทางการ การส่งข้อมูลจำนวนมาก รวมไปถึงการทำ Personalized Marketing 
ซึ่งช่องทางการใช้อีเมล์นั้นคือช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมมากที่สุด และยังมีอีกหลายสถิติที่บ่งบอกว่าอัตรา Conversion ของอีเมล์นั้นค่อนข้างสูงเมื่อเทียบกับการสื่อสารช่องทางอื่นๆด้วยซ้ำครับ
อีเมล์จึงกลายเป็นช่องทางการสื่อสารและการทำการตลาดที่ยังคงมีประสิทธิภาพ ทั้งธุรกิจแบบ B2B และ B2C โดยมันก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะสื่อสารอะไรให้ตรงใจและตรงตามความต้องการของลูกค้ารวมถึงกลุ่มเป้าหมายนั่นเอง และสำหรับบทความนี้จะเป็นการสรุปเทคนิคดีๆในการช่วยเสริมให้การเขียนอีเมล์ของคุณนั้นดูน่าสนใจจนอยากเปิดอ่านมากยิ่งขึ้นครับ
8 เทคนิคที่ช่วยให้อีเมล์ของคุณดูน่าดึงดูดใจมากยิ่งขึ้น
1. หัวข้อที่ดึงดูดความสนใจ
ไม่ว่าจะเป็นการเขียนในรูปแบบไหนก็ตามหัวข้อจะเป็นจุดแรกที่ดึงดูดความสนใจคนให้อ่านหรือไม่อ่านได้ในทันที ซึ่งหัวข้อและคำอธิบายที่ดีนั้นจะต้องบอกว่าคุณกำลังจะสื่อสารอะไร และคุณต้องการให้ผู้อ่านเกิดการกระทำอะไรหลังจากเปิดอีเมล์ขึ้นมาอ่านแล้ว ที่ต้องชัดเจน เข้าใจง่าย อธิบายแบบตรงๆ ตัวอย่างเช่น
- แจ้งเตือนความปลอดภัยสำหรับผู้ใช้งาน
- สิทธิพิเศษลด 50% สำหรับคุณโดยเฉพาะ
- เทคนิคพิเศษที่ช่วยให้งานคุณรวดเร็วขึ้น
- [แจ้งเตือน] การทำแบบสำรวจให้ครบถ้วน
- [ชื่อ] แนะนำให้ติดต่อคุณในเรื่องธุรกิจ
- [โปรดตอบกลับ] กำหนดประชุมแผนงานการตลาด
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการตั้งหัวข้ออีเมล์แบบห้วนๆโดยไม่มีคำอธิบายใดๆเลย เพราะอาจทำให้ผู้รับคิดว่าเป็นอีเมล์แปลกปลอมหรือไม่เห็นว่ามันมีความสำคัญใดๆจนมองข้ามได้ เช่น
- สวัสดี / Hello
- ตอบกลับ (RE:)
- ส่งต่อ (FWD:)
- ด่วน / Urgent
แต่บางกรณีที่เป็นการคุยงานแบบสำคัญและด่วน ก็สามารถเพิ่มข้อมูลหลังคำว่า ตอบกลับ (RE:) ส่งต่อ (FWD:) หรือ ด่วน / Urgent ได้ เช่น ตอบกลับ (RE:) ปัญหาการใช้งานเว็บไซต์ ด่วน / Urgent ประชุมแผนการอนุมัติงบประมาณประจำปี
2. เริ่มด้วยคำทักทายที่เหมาะสม
การเขียนอีเมล์นั้นเริ่มแรกคุณต้องรู้จักว่าผู้อ่านเป็นใคร อยู่ในสถานะใด และมีจุดมุ่งหมายในการส่งอีเมล์เพื่ออะไร เพื่อที่คุณจะได้เริ่มการทักทายได้อย่างเหมาะสมกับบริบทต่างๆ ถ้าเป็นอีเมล์แบบทางการส่วนใหญ่ก็ต้องขึ้นต้นด้วย “เรียน / Dear” แล้วตามด้วยชื่อคน (แบบเต็มๆ) อาจพ่วงด้วยตำแหน่งได้ แต่หากเป็นเพื่อนร่วมงานที่สนิทสนมและเป็นอีเมล์ที่ไม่ได้ทางการนัก อาจขึ้นต้นด้วย “สวัสดีค่ะ / สวัสดีครับ / Hi / Hello” ตามด้วยชื่อเต็มหรืออาจเป็นชื่อเล่น
ในกรณีที่คุณไม่รู้ว่าผู้รับเป็นใครหรือส่งเป็นกลุ่มหลายคน อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า
- เรียนผู้ที่เกี่ยวข้อง (To Whom it May Concern)
- เรียนลูกค้าที่เคารพ (Dear Value Customers)
3. จับประเด็นที่สำคัญขึ้นต้นตั้งแต่แรก
เมื่อเปิดด้วยคำทักทายที่เหมาะสมแล้วก็ได้เวลาการเริ่มเขียนอีเมล์ ที่ต้องมั่นใจว่าลูกค้าที่เปิดอ่านนั้นจะอ่านตั้งแต่ต้นไปยันบรรทัดสุดท้ายของอีเมล์แต่ละฉบับ และความสำคัญก็คือคำแนะนำ (Introduction) ซึ่งก็เหมือนกับการสื่อสารการตลาดที่ต้องแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของอีเมล์ฉบับนี้ คุณอาจขึ้นต้นด้วยเหตุผลที่ต้องใช้บริการ ทำไมถึงต้องซื้อสินค้าของคุณ ปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่ หรือเริ่มต้นด้วยสถิติที่น่าสนใจแบบตรงประเด็น
การเขียนที่เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว แนะนำธุรกิจ ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน แต่อาจจะไม่ได้น่าดึงดูดใจได้เท่ากับการเปิดด้วยการเล่าเรื่องราวครับ
4. เนื้อหาสั้นๆเข้าใจได้ใจความ
มีข้อมูลจากเว็บไซต์ Statista ระบุเอาไว้ว่าในแต่ละวันมีการรับส่งอีเมล์กว่า 319 พันล้านฉบับทั่วโลก ซึ่งมันแสดงให้เห็นว่าอีเมล์ยังคงมีความสำคัญและเป็นช่องทางการสื่อสารที่น่าสนใจไม่น้อยสำหรับการทำการตลาด แต่ด้วยความที่มีการรับส่งอีเมล์ต่อวันเยอะแยะมหาศาลขนาดนั้นนั้น มันเลยทำให้คุณต้องใส่ใจกับเนื้อหาที่กระชับ ชัดเจน ตรงประเด็น อ่านง่าย เพราะด้วยที่มีอีเมล์ในแต่ละวันเยอะมากทำให้ผู้อ่านจะเลือกอ่านอีเมล์ที่ตรงกับความสนใจและมีความสำคัญมากที่สุดครับ อย่ายัดเยียดทุกเนื้อหาเพราะคิดว่าจะเอาทีเดียวคุ้มซึ่งมันจะทำให้ผู้อ่านสับสนและจับประเด็นไม่ได้เลยจนอาจลบอีเมล์ของคุณทิ้งไปโดยง่าย ซึ่งสามารถออกแบบการเขียนโดยใช้ภาพประกอบ เขียนเป็นย่อหน้า แต่ละบรรทัดไม่ต้องยาวมาก หรือทำเป็นหัวข้อก็จะช่วยให้น่าอ่านมากขึ้น
5. ใช้ตัวหนังสือที่อ่านง่าย
อย่าพยายามสร้างสรรค์ผลงานความคิดสร้างสรรค์ให้เยอะจนเกินไปกับการใช้ตัวหนังสือ (Font) ที่หลากหลาย เพราะมันจะทำให้ลายตาและเกิดความน่าหงุดหงิดสำหรับผู้อ่านได้ และมันมีโอกาสที่หากคุณใช้ตัวหนังสือที่พิเศษพิสดารก็อาจเสี่ยงต่อผู้อ่านที่อาจเปิดอ่านไม่ได้ก็ได้ (โดยเฉพาะภาษาไทย) ดังนั้นควรใช้ตัวหนังสือปกติที่อีเมล์นั้นมีมาให้ และควรใช้แค่ตัวหนังสือแบบเดียวก็พอครับ แต่หากเป็นการออกแบบดีไซน์ที่ใช้ Template สวยๆสำหรับเป็น E-Marketing, Brochure หรือ การนำเสนอโปรโมชั่นที่น่าสนใจ ก็อยู่ที่การจัดวางให้เหมาะสมซึ่งสามารถใช้องค์ประกอบหลายๆอย่างทั้งตัวหนังสือ สี กราฟฟิกอื่นๆได้
6. ปิดท้ายด้วยคำพูดธรรมดาๆ
กฎสำคัญของการเขียนอีเมล์เรื่องหนึ่งคือการไม่บังคับใดๆให้ผู้อ่านรู้สึกอึดอัดครับ หลายๆครั้งเราจะเห็นอีเมล์บางฉบับที่ปิดท้ายด้วยความอยากให้สนับสนุนหรือซื้อสินค้าจนใจจะขาด ซึ่งมันจะสร้างความอึดอัดให้กับผู้อ่านเป็นอย่างมาก ตัวอย่างที่เราเห็นและควรหลีกเลี่ยง ก็เช่น “เราต้องการความช่วยเหลืออย่างเร่งด่วน” “โปรดช่วยเหลือในทันที” “หากช่วยเหลือในตอนนี้จะรู้สึกเป็นพระคุณและขอบคุณมากๆ” แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะไม่สามารถเขียนคำเหล่านี้ได้ครับ หากคุณเป็นองค์กรการกุศลที่ทำเพื่อแก้ไขปัญหาสังคมบางอย่างหรือการเปิดรับบริจาคเลือด ก็อาจนำมาใช้ได้ตามความเหมาะสม และอย่าลืมปิดท้ายด้วยคำเหล่านี้โดยไม่ต้องแต่งคำพูดให้สวยหรูจนเกินไปครับ
- ขอบคุณ
- ขอแสดงความนับถือ
- ด้วยความปรารถนาดี
- ด้วยความห่วงใย
- Sincerely
- Best regards
- Best
- Warm regards
- Warm wishes
- Kind regards
- Kind wishes
- Thank you
- Take care
7. ตั้งเวลาการส่งอีเมล์
นักการตลาดคงจะคุ้นเคยกับช่วงเวลาเปิดรับข้อมูลข่าวสารบน Facebook ว่าช่วงเวลาไหนกลุ่มเป้าหมายเปิดรับมากที่สุดและมีปฏิสัมพันธ์มากที่สุด ซึ่งมันจะช่วยให้คุณวางแผนการทำคอนเทนต์และยิงโฆษณาได้ตรงจุดแบบมีประสิทธิภาพ มันก็ไม่ต่างจากอีเมล์ครับที่ต้องมีการวางแผนส่งอีเมล์ออกในช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยส่วนใหญ่นั้นหากเป็นเวลาทำงานช่วงเช้าวันจันทร์จะเปิดอีเมล์กันค่อนข้างมาก เป็นต้น
8. ตรวจสอบคำผิดเสมอ
ความเป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมล์นอกจากจะเล่าเรื่องราวได้ถูกใจแล้ว การสะกดคำต่างๆรวมไปถึงการตรวจสอบลิ้งค์ต่างๆ ก็มองข้ามไม่ได้ครับ เพราะมันจะแสดงให้เห็นถึงความไว้เนื้อเชื่อใจและความใส่ใจในสิ่งที่คุณกำลังจะนำเสนอผู้อ่าน อย่าปล่อยให้คำที่สะกดผิดหรือการใช้คำผิดมาทำให้บรรยากาศการนำเสนองานผ่านอีเมล์นั้นดูหม่นหมอง โดยเฉพาะหากเป็นเรื่องของราคาถ้าผิดขึ้นมาแล้วมันก็จะแก้ไขได้ยากที่สุดครับ หากคุณเขียนอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษก็ควรนำโปรแกรมตรวจสอบแกรมม่า (Grammar Checking) มาใช้เพื่อความอุ่นใจที่มากขึ้น
รับรองว่าหากคุณได้ลองนำเอาเทคนิคทั้ง 8 ข้อไปปรับใช้กับการเขียนอีเมล์ฉบับต่อไป มันจะช่วยให้การสื่อสารและการนำเสนอดีขึ้นจากที่เป็นอยู่อย่างแน่นอนครับ
