เมื่อการทำงานที่ได้ผลลัพธ์ไม่ได้ดั่งใจ ทำไม่ได้ตามแผนหรือแผนที่วางไว้เกิดผิดพลาด จนทำให้กระทบไปจนถึงหลายๆฝ่ายในการทำงาน ก็อาจจะส่งผลให้หน้าที่การงานรวมไปถึงผลงานของตัวเองอาจไม่อยู่ในสายตาของผู้บริหารอีกต่อไป ซึ่งคงจะเป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากเจอใช่ไหมครับ ในบทความนี้จะพาคุณมาทำความเข้าใจต้นเหตุแห่งปัญหา หรือที่เรียกว่าแนวคิด 5 Whys ที่คิดค้นโดย Taiichi Ohno ซึ่งเป็นสถาปนิกที่ออกแบบ Toyota Production System (TPS) ที่โด่งดังมาจนถึงทุกวันนี้ครับ โดย 5 Whys นั้นจะทำให้คุณเข้าใจว่าอะไรกันนะที่เป็นปัญหา และมันเกิดจากจุดไหนได้อย่างไร
5 Whys นั้นเป็นการตั้งคำถามว่า “ทำไม” เพื่อหาสาเหตุหรือต้นเหตุแห่งปัญหาด้วยกัน 5 ครั้ง จนเข้าใจว่าปัญหาในแต่ละส่วนที่เกิดขึ้นนั้น แท้ที่จริงมันเริ่มต้นมาได้อย่างไรเพื่อนำไปแก้ไขปัญหาจากต้นเหตุได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมครับ โดยต้องมีการประชุมทีมงานที่เกี่ยวข้อง และตั้งคำถามเกี่ยวกับปัญหาที่บริษัทกำลังเผชิญไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า การพัฒนาสินค้า ข้อผิดพลาดต่างๆ ความล่าช้าในการทำงาน เพราะทุกอย่างล้วนเชื่อมโยงกันได้ทั้งสิ้น
“กระบวนการทำ 5 Whys ไม่ใช่การโทษกล่าวหรือการต่อว่า
แต่เป็นการแก้ไขให้ดีขึ้น”
5 Whys
ตัวอย่างการตั้งคำถาม 5 Whys
5 Whys
5 Whys
จะเริ่มการทำ 5 Whys อย่างไร
5 Whys
ขั้นที่ 1: เชิญคนที่เกี่ยวข้องกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น
เมื่อเริ่มเกิดปัญหาหรือสัญญาณของปัญหาใดๆขึ้น ก็ได้เวลาเตรียมตัวรับมือกับสถานการณ์และเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องที่อาจได้รับผลกระทบกับปัญหานั้นๆ เช่น คุณมีปัญหาเรื่องการผลิตเพราะเครื่องจักรเสีย คุณควรเรียกทุกส่วนที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ฝ่ายโรงงาน ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ มาประชุมเพื่อทำ 5 Whys และเตรียมแก้ไขปัญหาโดยประชุมผ่านออนไลน์หรือการประชุมในห้องร่วมกันให้เร็วที่สุด
ขั้นที่ 2: ตั้งผู้เชี่ยวชาญหรือถนัดในการทำ 5 Whys
ในทุกการประชุมจำเป็นต้องมีคนนำการประชุม 5 Whys ก็เช่นกันครับ โดยบทบาทหน้าที่ก็คือการนำการประชุมให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง มีการถามตอบรวมไปถึงแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นปัญหาต่างๆ
ขั้นที่ 3: ตั้งคำถาม 5 ครั้ง (5 Whys)
มาถึงจุดสำคัญครับนั่นคือการถามคำถามเพื่อหาข้อมูลเชิงลึก กับคำว่า “ทำไม” “Why” 5 ครั้งเป็นอย่างต่ำที่ต้องตั้งคำถามให้เกี่ยวข้องกับปัญหาที่เกิด ไม่ถามหลุดประเด็นและต้องเชื่อมโยงกัน นอกจากได้เห็นปัญหาที่แท้จริงและสามารถนำไปแก้ไขได้ถูกจุดแล้ว คุณอาจเจอแนวทางในการพัฒนาสินค้าหรือบริการใหม่ๆในอนาคตได้อีก
ขั้นที่ 4: แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ
หลังจากการประชุมและพูดคุยกับทีมที่เกี่ยวข้อง ให้นำผลสรุปของคำถามและคำตอบที่ได้มาทำบทสรุปรวมที่ทุกๆคนเห็นชอบร่วมกัน เพื่อให้ผู้นำการประชุมแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการหาทางแก้ไขปัญหา
ขั้นที่ 5: สรุปส่งอีเมล์ผลลัพธ์ให้ทุกคนรับทราบ
เมื่อข้อมูลทุกอย่างที่ได้นั้นมีความชัดเจนแล้ว ก็จำเป็นต้องสรุปผลลัพธ์ทั้งหมดส่งให้ทีมที่เข้าร่วมประชุมเพื่อทำความเข้าใจและรู้บทบาทหน้าที่ จะได้ไม่ลืมสิ่งที่ตัวเองต้องทำนั่นเองครับ
เชื่อว่าทุกคนน่าจะต้องเผชิญปัญหาในที่ทำงานและในชีวิตประจำวันไม่มากก็น้อย บางคนอาจจะแก้ไขได้หรือไม่ได้บ้าง หรือแก้ไขได้แค่บางจุดเพียงเท่านั้น หากคุณลองนำเอา 5 Whys ไปใช้ในการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา มันจะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้ในระยะยาวแน่นอนครับ
Photos by freepik – www.freepik.com
