เทคนิคการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารถือเป็นทักษะที่คุณสามารถฝึกฝนและพัฒนาให้กลายเป็นข้อได้เปรียบในการทำงานได้ โดยมันสามารถสร้างให้เกิดโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์อันดีในหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นความสัมพันธ์ระหว่างทีมงาน ความสัมพันธ์ระหว่างการติดต่อกับลูกค้า รวมถึงความสัมพันธ์ในชีวิตประจำวัน โดยเฉพาะในบทบาทของการทำงานนั้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication) จะช่วยให้คุณมีโอกาสในความก้าวหน้าไปสู่ตำแหน่งงานหรือหน้าที่ที่ดีกว่าเดิมได้ไม่ยากครับ และผมได้รวมเทคนิคดีๆเพื่อช่วยให้การสื่อสารของคุณนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นมาฝากกันครับ

---

ข้อดีของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication)

ประโยชน์ของการพัฒนาการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้นมีอยู่หลายอย่างที่นอกเหนือจากโอกาสความก้าวหน้าในอาชีพการงานครับ ซึ่งมันก็มีหลายๆงานวิจัยหรือการสำรวจจากกลุ่มตัวอย่างที่สามารถนำมาสรุปได้ดังนี้

• ช่วยให้แก้ปัญหาต่างๆได้ง่ายขึ้น
• ช่วยให้เห็นวิถีทางในการแก้ไขเรื่องต่างๆ
• ปรับความเข้าใจผิดและลดโอกาสการเกิดความขัดแย้ง
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• สร้างปฏิสัมพันธ์เพิ่มขึ้นกับเพื่อร่วมงานและคนอื่นๆ
• สร้างความมั่นใจให้ตนเองและคนรอบข้าง
• โอกาสความก้าวหน้าในเรื่องต่างๆของชีวิต

รวมเทคนิคเพื่อการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ

ผมขอจัดหมวดหมู่ให้ดูง่ายๆโดยแบ่งออกเป็น 4 หมวด ได้แก่

1. การพัฒนาทักษะการสนทนา (Conversation)

เมื่อเป็นเรื่องของการสนทนามันก็คือการสื่อสารแบบสองทาง (Two-ways communication) ที่มีการแบ่งปันความคิดเห็นหรือความรู้ด้านต่างๆ โดยต้องมีทักษะทั้งการถ่ายทอดและการโน้มน้าวใจให้คู่สนทนานั้นเกิดความรู้สึกที่ดีและอยากพูดคุยกับคุณ เรามาดูกันครับว่ามันมีอะไรกันบ้าง

• แสดงความจริงใจและผ่อนคลาย
  ในทุกๆครั้งของการพูดนั้นคุณต้องแสดงความรู้สึกถึงความจริงใจ และการถ่ายทอดความเชื่อมโยงทางอารมณ์กับคู่สนทนาโดยไม่บีบบังคับหรือพยายามทำแบบฝืนๆ ซึ่งมันคือการเข้าไปแตะในเรื่องของความรู้สึกของอีกฝ่ายด้วยเช่นกัน ดังนั้นคุณควรที่จะเข้าถึงอารมณ์และเรื่องราวที่กำลังพูดคุยกันให้ลึกซึ้งมากที่สุดเพราะมันจะสร้างบรรยากาศดีๆให้เกิดขึ้น

• พูดอย่างชัดถ้อยชัดคำและไม่เร่งจนเกินไป
  หลายๆครั้งสำหรับการพูดในที่สาธารณะหรือการประชุมนัดสำคัญๆ มันจะทำให้คุณรู้สึกประหม่าและกดดันจนทำให้คุณออกอาการตื่นเต้นพูดเร็วพูดรัวจนเกินไป ซึ่งนั่นมันไม่ดีต่อผู้ฟังและตัวคุณเองเอาซะเลย เพราะนอกผู้ฟังจะฟังไม่รู้เรื่องแล้วความน่าเชื่อถือในตัวคุณอาจลดลงอีก ดังนั้นคุณควรหมั่นฝึกฝน ทำสมาธิก่อนพูดคุยเจรจา และจัดลำดับความคิดก่อนพูดอะไรออกไป

• เลือกคำพูดให้เหมาะสม
  ทุกๆคำพูดที่คุณสื่อสารออกไปมันมักจะสร้างผลกระทบไม่ทางบวกและทางลบอยู่เสมอ และความที่คุณมีหลายบทบาททั้งการเป็นพนักงาน ความเป็นทางการของเนื้องาน ความเป็นเพื่อนสนิท ความเป็นพี่น้อง หรือคู่ชีวิต การเลือกใช้คำพูดและภาษาก็จะมีความแตกต่างกันออกไป โดยคุณไม่สามารถนำคำพูดในบทบาทหนึ่งมาแทนที่กับอีกบทบาทหนึ่ง เพราะมันอาจทำให้เกิดความไม่เหมาะสมขึ้น ดังนั้นควรพิจารณาว่าผู้ฟังเป็นใครอยู่ในสถานการณ์ใด และเลือกใช้คำพูดและภาษาให้เหมาะสมที่สุดครับ

• ปฏิเสธอย่างสุภาพ
  การสื่อสารและสนทนาเราต้องเจอกับเรื่องที่แตกต่างด้านความคิดอยู่แล้ว ซึ่งก็ไม่ผิดครับที่คุณจะปฏิเสธหรือไม่เห็นด้วยเพียงแต่การปฏิเสธนั้นต้องมีชั้นเชิงสักหน่อย ไม่ใช่ต่อต้านแบบชักสีหน้าหรือใช้คำพูดที่รุนแรง โดยคุณควรที่จะเปิดใจให้กว้าง พยายามเข้าใจมุมมองของคู่สนทนา เสนอมุมมองของคุณอย่างสุภาพและอย่าพยายามตัดสินอะไรในทันที

• หัดถามคำถามบ้าง
  อย่าลืมนะครับว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นคือการสื่อสารแบบสองทาง (Two-ways communication) ซึ่งมันก็คือคุณต้องไม่ยพูดอยู่ฝ่ายเดียวโดยต้องมีการหัดตั้งคำถามกลับบ้าง ไม่เช่นนั้นการสื่อสารของคุณจะจบอย่างรวดเร็วซึ่งมันเป็นผลเสียต่อหลายๆเรื่องอย่างแน่นอน

2. ภาษากาย (Body Language)

นอกจากการพูดแล้วสิ่งที่จะช่วยให้คุณถ่ายทอดการสื่อสารที่ดีนั้นก็คือเรื่องของภาษากายครับ โดยมันต้องมาคู่กันแบบอัตโนมัติที่แยกออกจากกันไม่ได้เลยจริงๆ

• ยิ้มอย่างจริงใจและมีอารมณ์ขัน
  การยิ้มและอารมณ์ขันจะเป็นประตูสู่การสื่อสารที่ดีมากยิ่งขึ้นซึ่งมันช่วยให้ผู้ฟังนั้นรู้สึกสนุกและมีความสุขกับการพูดคุยหรือการฟังได้ตลอด อย่ายิ้มแบบฝืนๆเพราะต้องการสร้างบรรยากาศดีๆ แต่ควรยิ้มแบบจริงใจที่มาจากใจของคุณเอง ส่วนอารมณ์ขันนั้นก็อย่ามีมากจนเกินไปเพราะมันอาจกลายเป็นการเล่นจนเกินไป

• Eye Contact
  การสบตาคู่สนทนาเป็นระยะๆจะแสดงให้เห็นถึงความสนใจความใส่ใจและความจริงใจ ต่อทั้งสิ่งที่คุณพูดและเป็นการให้เกียรติกับผู้ฟังหรือคู่สนทนาครับ และมันก็หมดยุคของการพูดแบบอ่านหรือท่องหนังสือไปแล้ว

• ผ่อนคลายอย่าเกร็ง
  ความตื่นเต้นจะทำให้ร่างกายคุณสั่นหรืออาจเกิดอาการหน้าซีดก็ได้ ซึ่งมันคงไม่ดีแน่ๆหากคุณต้องพูดต่อหน้าคนหลายๆคนครับ

• ระวังภาษากาย
  ไม่ควรนั่งไขว่ห้างหรือกอดอกในระหว่างการประชุมหรือการสนทนาในโอกาสต่างๆครับ เพราะมันแสดงถึงความไม่เคารพคู่สนทนาโดยเฉพาะในบริบทของคนไทย แต่หากเป็นบริบทของชาติตะวันตกบางชาติก็อาจดูเป็นเรื่องปกติครับ ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ควรจะเก็บแขนขาให้นิ่งๆอยู่กับที่จะดีกว่า นอกจากนั้นการเอนหรือบิดตัวไปมา การเล่นมือถือ หรือการทำอะไรอย่างอื่นในขณะพูดคุย อาจทำให้เสียสมาธิและบรรยากาศนั้นเสียได้ทันที

3. การฟังและการสังเกต (Listening & Observation)

การพูดอย่างเดียวแบบม้วนเดียวจบไม่ใช่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและควรหลีกเลี่ยงเป็นอย่างยิ่ง โดยจำเป็นต้องใช้การฟังและการสังเกตบริบทต่างๆเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

• มีปฏิสัมพันธ์บ้าง
  ทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าคุณนั้นใส่ใจในสิ่งที่พวกเขากำลังพูด โดยไม่ปล่อยให้การพูดนั้นกลายเป็นการพูดอยู่คนเดียว คุณอาจพยักหน้าหรือพูดว่า เข้าใจ เห็นด้วย ซึ่งบทบาททั้งการเป็นผู้พูดและผู้ฟังนั้นก็สามารถทำในลักษณะเดียวได้เช่นกัน มันจะช่วงสร้างให้การสื่อสารนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ครับ

• สังเกตบรรยากาศในห้อง
  คุณสามารถปรับโทนหรือน้ำเสียงในการนำเสนอเมื่อคุณสังเกตเห็นอากัปกิริยาของคนในห้อง เพื่อช่วยสร้างบรรยากาศการฟังที่ดีมากยิ่งขึ้น เช่น ผู้ฟังเริ่มซึมๆหน้าตาเริ่มเบื่อหน่าย ผู้ฟังเริ่มทำอย่างอื่นแทนการใส่ใจกับการฟัง อะไรที่ผู้ฟังสนใจเป็นพิเศษเวลาที่คุณพูด

4. เนื้อหาในการพูด (Information)

ส่วนสำคัญอีกส่วนหนึ่งก็คือการเตรียมข้อมูลและเนื้อหาสำหรับการสื่อสารครับ โดยแน่นอนว่าคุณต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการสื่อสารในเบื้องต้นให้ได้อย่างชัดเจน ซึ่งมันก็มีรูปแบบการสื่อสารในแต่ละสถานการณ์หรือบริบทที่แตกต่างกันออกไป เช่น รูปแบบการประชุม รูปแบบการปราศรัย รูปแบบการนำเสนองาน รูปแบบการขายสินค้าหรือบริการ หลังจากนั้นก็เป็นเรื่องของการเตรียมเนื้อหาโดยยึดหลักต่างๆ ดังนี้

• หลีกเลี่ยงข้อมูลที่มากจนเกินไป
  ในหลายๆครั้งคุณอาจมีโอกาสในการสื่อสารไม่บ่อยมาก จึงพยายามจะยัดทุกเนื้อหาเข้าไปหรือเรียก่าเอาให้คุ้มแต่บางครั้งมันก็ทำให้ผู้ฟังจำอะไรไม่ได้ และไม่รู้ว่าเป้าหมายของการสื่อสารนั้นคืออะไรกันแน่ จนอาจทำให้บรรยกาศในการสื่อสารนั้นเสียไปเลยก็ได้ ดังนั้นคุณควรคัดเลือกเนื้อหาที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ ทำให้กระชับและตรงใจผู้ฟังให้มากที่สุดครับ

• จัดลำดับความสำคัญ
  โดยส่วนใหญ่แล้วกลุ่มผู้ฟังจะไม่สามารถจดจำทุกสิ่งอย่างได้ในเวลาที่แสนสั้น โดยเฉพาะหากเป็นการนำเสนองานกับลูกค้าที่คุณต้องทั้งนำเสนอความเป็นมาของบริษัท ประสบการณ์ของบริษัท การนำเสนอบริการ และอื่นๆ ซึ่งนั่นเป็นสิ่งที่ควรทำครับแต่อาจจำเป็นต้องแบ่งสัดส่วนและน้ำหนักว่าควรให้เวลาในการเตรียมเนื้อหาให้กับอะไรมากกว่ากัน

นอกเหนือจากเทคนิคดังกล่าวที่ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication) ก็ยังจำเป็นต้องศึกษาบริบทที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารให้รอบด้านด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งมันก็เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวผู้พูด ตัวผู้ฟัง และเป้าหมายของการสื่อสาร ในความแตกต่างกันทั้งสถานะ เชื้อชาติ และที่สำคัญนั่นก็คือเรื่องของวัฒนธรรมครับ โดยหากอยากรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมว่ามันเกี่ยวข้องกับการสื่อสารอย่างไร ก็ลองศึกษาดูจากลิ้งค์นี้ได้ครับ >> รู้จัก High Context กับ Low Context เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

---