ลักษณะของ Formal Communication กับการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารแบบทางการหรือ Formal Communication คือ ลักษณะของการสื่อสารที่มีโครงสร้างชัดเจน เป็นระเบียบแบบแผน มีขั้นตอน มีลำดับขั้นระหว่างหัวหน้า พนักงาน และเพื่อนร่วมงาน การสื่อสารในลักษณะนี้จึงต้องมีการควบคุมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่วางไว้ การสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) จึงถือเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญมากๆของการสื่อสารสำหรับทุกๆองค์กร ในบทความนี้จะอธิบายให้เห็นถึงลักษณะของการสื่อสารแบบทางการหรือ Formal Communication สำหรับคนที่ทำงานประจำอยู่ในองค์กร เพื่อจะได้เข้าใจและนำไปปรับปรุงพัฒนาการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ

รูปแบบของ Formal Communication

ก่อนอื่นมาดูรูปแบบของการสื่อสารแบบทางการกันก่อนครับ โดยการสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) มีรูปแบบใหญ่ๆอยู่ด้วยกัน 3 รูปแบบ ได้แก่ การสื่อสารแบบแนวดิ่ง (Vertical) การสื่อสารแบบแนวนอน (Horizontal) และการสื่อสารแบบเส้นทแยงมุม (Diagonal) โดยมีรายละเอียด ดังนี้

1. การสื่อสารแนวดิ่ง (Vertical)

การสื่อสารแนวดิ่งหรือแนวตั้ง (Vertical) การสื่อสารรูปแบบนี้เป็นการสื่อสารออกไปในหลากหลายระดับหลากหลายตำแหน่ง เป็นไปได้ทั้งการสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward) และการสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward) ที่เป็นการสื่อสารระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง

• การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication)
  การสื่อสารลักษณะนี้เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารระดับสูงหรืออาจเป็นระดับหัวหน้า ซึ่งเป็นการถ่ายทอดข้อมูลต่างๆลงมายังผู้ใต้บังคับบัญชาหรือพนักงานที่มีหลายระดับ โดยส่วนใหญ่เราจะเห็นการสื่อสารรูปแบบนี้ในองค์กรทั่วๆไป มีความชัดเจนในการสื่อสารเพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์โดยตรง เช่น การสื่อสารนโยบาย คำแนะนำต่างๆ การแบ่งบันข้อมูล และคำสั่งเพื่อให้ทำงานหรือโครงการต่างๆผ่านการประชุม การพูดคุย หรือแม้แต่รูปเล่มรายงาน การสื่อสารในรูปแบบนี้มีข้อดีก็คือคุณจะได้ความชัดเจนมีความตรงเวลาและประสิทธิภาพในการทำงานสูง ซึ่งนั่นจะส่งผลดีต่อเป้าหมายของทั้งองค์กร

• การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication)
  การสื่อสารลักษณะนี้เป็นการสื่อสารที่สวนทางจากรูปแบบ Downward โดยเป็นการสื่อสารจากพนักงานระดับล่างขึ้นไปสู่หัวหน้าหรือผู้บริหาร โดยการสื่อสารในลักษณะนี้จะไม่ใช่การสั่งการหรือใช้อำนาจแต่อย่างใด แต่เป็นการรายงานผลลัพธ์ต่างๆขึ้นไปยังระดับบริหารจัดการ เช่น ความคิดเห็น การรายงานผล การเสนอคำแนะนำ การบอกถึงความต้องการ หรือแม้แต่มีข้อร้องเรียนต่างๆ เพื่อให้ระดับบริหารจัดการได้ตัดสินใจกับเรื่องต่างๆได้อย่างเหมาะสม

2. การสื่อสารแนวนอน (Horizontal Communication)

การสื่อสารรูปแบบแนวนอนหรือแนวราบจะต่างกับการสื่อสารแบบแนวดิ่ง ตรงที่เป็นการสื่อสารระหว่างคนในระดับเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นแผนกเดียวกันหรือคนละแผนกคนละหน้าที่ก็ได้เช่นกัน โดยเป็นไปได้ทั้งการแบ่งปันข้อมูลข่าวสาร ประเด็นต่างๆที่เกิดขึ้น ข้อแนะนำ หรือการร้องขอให้ช่วยเหลือต่างๆ การสื่อสารในรูปแบบนี้จะช่วยให้เกิดความร่วมมือระหว่างแผนกได้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น

3. การสื่อสารแนวทแยง (Diagonal Communication)

การสื่อสารในรูปแบบซิกแซกไปมาที่ไม่ใช่ทั้งแบบแนวดิ่งหรือแนวนอน ที่ทุกๆคนในองค์กรสามารถสื่อสารข้ามแผนกถึงกันและกันได้ โดนไม่ได้ยึดโยงกับสายบังคับบัญชา ตำแหน่ง หรือระดับใดๆ โดยอาจจะเกิดขึ้นระหว่างหัวหน้าแต่ละแผนก พนักงานแต่ละแผนก พนักงานแผนกหนึ่งสื่อสารกับหัวหน้าอีกแผนกหนึ่งก็ได้เช่นกัน

ลักษณะของความเป็น Formal Communication

สำหรับการสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) นั้นมีลักษณะที่สังเกตง่ายๆ ที่มีความชัดและแตกต่างกับการสื่อสารในลักษณะอื่นๆ ดังนี้

1. มีสายการบังคับบัญชาชัดเจน

ถือว่าสำคัญมากที่สุดครับของการสื่อสารแบบทางการ ที่ต้องมีสายการบังคับบัญชาอย่างชัดเจน ตั้งแต่เจ้าของธุรกิจไปสู่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้อำนวยการ ผู้จัดการ หัวหน้า พนักงาน ตามลำดับ

2. มีการระบุกฎและข้อบังคับ

ลักษณะอีกประการที่สำคัญของการสื่อสารแบบทางการ คือ ต้องมีการชี้แจงข้อกำหนดกฎเกณฑ์รายละเอียดต่างๆอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานในองค์กรทุกคนนั้นปฏิบัติตาม

3. มีภาระผูกพันร่วมกัน

พนักงานทุกๆระดับในองค์กรต้องดำเนินการทุกสิ่งภายใต้ระเบียบที่กำหนด ถือเป็นเรื่องที่ต้องเข้าใจร่วมกันและทำไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อไม่ให้การบริหารจัดการงานในส่วนต่างๆนั้น ขาดประสิทธิภาพจนส่งผลให้เกิดผลลัพธ์เชิงลบกับธุรกิจ

4. ความสัมพันธ์แบบเป็นทางการ

พนักงานในองค์กรจะมีการความสัมพันธ์ในลักษณะทางการ ไม่ใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวและอารมณ์เข้ามาใช้ในการสื่อสาร ทุกอย่างจะเป็นเหตุและผลที่ต่างทำเพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกัน

5. มีมูลค่า

ด้วยความที่เป็นการสื่อสารในแบบทางการ ทุกอย่างนั้นถูกยึดโยงกับกฎระเบียบ นับเป็นสิ่งที่มีมูลค่าและมีค่าเป็นอย่างมากที่ต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นๆ

6. มีการมอบอำนาจ

องค์กรไว้วางใจ้และให้อำนาจแก่ผู้บังคับบัญชาในสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยมีการสื่อสารกันเป็นลำดับขั้นอย่างชัดเจน

7. มีการเก็บบันทึกข้อมูล

ทุกๆการสื่อสารจะมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำมาเป็นข้อมูลอ้างอิงและทบทวนเพื่อติดตามประเมินผล

8. ความร่วมมือและการประสานงาน

การสื่อสารแบบทางการต้องอาศัยความร่วมมือและการประสานงานจากทุกๆคน เพื่อช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เป็นไปตามนโยบาย

9. ทุกอย่างต้องเกี่ยวข้องกัน

สิ่งที่สำการสื่อสารจะไม่ออกนอกประเด็นและจะเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับงานเสมอ โดยแทบจะไม่มีโอกาสในการสื่อสารออกนอกเรื่อง เพราะการสื่อสารและการประชุมทุกครั้งมีการกำหนดเวลาที่ชัดเจน

10. สื่อสารอย่างต่อเนื่องเป็นประจำ

ลักษณะสุดท้ายคือการจัดประชุมเพื่อการสื่อสารภายในองค์กรอยู่เป็นประจำ ในการบอกกล่าวนโยบาย ติดตามผลงาน แก้ไขปัญหา ทั้งนี้เพื่อการประเมินผลงานและการติดตามดูว่า สิ่งที่ได้มอบหมายไปนั้นได้ถูกนำไปปฏิบัติถึงไหนแล้ว อะไรที่จำเป็นต้องปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้เกิดความไหลลื่นในการทำงาน

ทั้ง 10 ข้อเป็นลักษณะที่คุณสามารถสังเกตเห็นได้กับการสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) ที่เป็นแนวทางในการสื่อสารในองค์กร และโดยส่วนใหญ่การสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) จะเห็นได้อย่างชัดเจนหากคุณอยู่ในองค์กรระดับใหญ่และระดับกลาง แต่หากเป็นองค์กรระดับเล็กหรือ Startup รูปแบบการสื่อสารอาจจะไม่ค่อยเห็นในลักษณะนี้มากเท่าไหร่ โดยจะเป็นในรูปแบบของการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ หรือ Informal Communication นั่นเองครับ

---