วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้มีประสิทธิภาพ

สำหรับคนที่ทำสายงานด้านประชาสัมพันธ์ (Public Relations – PR) หรือการสื่อสารองค์กร (Corporate Communication) ก็น่าจะคุ้นเคยกับการติดต่อสื่อสารกับนักข่าวและสื่อมวลชนในธุรกิจต่างๆ และเวลาที่คุณจัดงานแถลงข่าวในรูปแบบต่างๆมันก็หนีไม่พ้นในเรื่องของการเตรียมเอกสารสำคัญที่เรียกว่า “ข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release)” เพื่อให้เป้าหมายของการสื่อสาร คือ นักข่าว สื่อมวลชน รวมไปถึง Influencer ในแวดวงต่างๆ ได้นำไปเผยแพร่เพื่อสร้างการรับรู้ในกิจกรรมที่แบรนด์หรือธุรกิจจัดขึ้น และในบทความนี้ผมก็มีวิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) อย่างไรให้มีประสิทธิภาพมาฝาก สำหรับคนที่เพิ่งจะเริ่มเขียนหรือคนที่คุ้นเคยอยู่แล้วแต่อยากรู้เทคนิคเพิ่มเติมครับ


ข่าวประชาสัมพันธ์มีกี่รูปแบบ

ข่าวประชาสัมพันธ์ ภาษาอังกฤษอาจเรียกว่า Press Release, News Release หรือ Media Release ก็ได้ทั้งนั้น ซึ่งก็คือ บทสรุปคำพูดในภาพรวมและรายละเอียดของกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ของแบรนด์หรือธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งที่หลายๆคนอาจเรียกว่าถ้อยคำแถลงหรือถ้อยคำพูด (Statement) ให้ออกมาบนหน้ากระดาษที่มาความยาวประมาณ 1-2 หน้า (แต่อาจมีมากกว่านั้นซึ่งขึ้นอยู่กับรูปแบบและลักษณะของงาน) ที่ทำขึ้นมาเพื่อให้สื่อสำนักต่างๆหรือ Influencer นั้นเอาไปเรียบเรียงคำพูดใหม่หรืออาจจะใช้คำพูดทั้งหมดตามต้นฉบับ มาลงในพื้นที่ข่าวของต้นสังกัดตัวเองที่ส่งผลต่อการสร้างการรับรู้ถึงกิจกรรมของเจ้าของแบรนด์หรือเจ้าของธุรกิจกับกลุ่มเป้าหมาย โดยในตัวข่าวประชาสัมพันธ์เองก็ต้องตอบคำถามให้ได้ทั้งหมด 5 ข้อด้วยกัน นั่นก็คือ Who, What, Why, When และ Where ครับ และเมื่อไหร่ก็ตามที่ข่าวนั้นออกสู่สาธารณะเป็นที่เรียบร้อย ก็ถือว่าข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) นั้นได้ทำหน้าที่อย่างสมบูรณ์แบบแล้วนั่นเอง และมันก็มีอยู่ด้วยกัน 10 รูปแบบใหญ่ๆ ดังนี้

  • การเปิดตัวสินค้าใหม่
  • การควบรวมกิจการ
  • การเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ๆให้กับสินค้า
  • การจัดอีเว้นท์
  • การเปิดตัวโครงการ
  • การเซ็นสัญญาความร่วมมือ / เปิดตัวคู่ค้าทางธุรกิจ
  • การรีแบรนด์
  • การออกโปรโมชั่นสุดพิเศษ
  • การได้รับรางวัลทางธุรกิจ
  • การแต่งตั้งผู้บริหารระดับสูงคนใหม่
Opening Ceremony

โดยข่าวประชาสัมพันธ์อาจเป็นไปได้ทั้งรูปแบบกระดาษ ที่ใช้ในงานแถลงข่าวกิจกรรมต่างๆ (Press Conference) แบบออฟไลน์ หรืออาจะเป็นรูปแบบ PDF หรือ Word ไฟล์ สำหรับการแถลงข่าวแบบออนไลน์ (Online Press Conference) หรืออาจไปปรากฎอยู่บนหน้าเว็บไซต์ภายใต้หัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ ก็ได้ทั้งนั้น

What's next?

เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) มันก็มีวิธีเขียนที่ง่ายและไม่สลับซับซ้อนเหมือนที่หลายๆคนคิดกันครับ เพราะมันเป็นการเขียนเพื่อตอบโจทย์ Who, What, Why, When และ Where หรือ “ใครกำลังจะทำอะไรที่มีความสำคัญที่ไหนเมื่อไหร่” โดยหลักๆของหน้ากระดาษนั้นต้องมีส่วนประกอบ ดังนี้

  • ประโยคที่ว่า “ข่าวประชาสัมพันธ์” หรือ “Press Release” และในบางครั้งถ้าเป็นบริษัทต่างชาติเราก็จะเห็นคำว่า
  • “For immediate release” (ด้านบนสุด)
  • หัวข้อที่อธิบายรายละเอียดได้ในประโยคเดียว เช่น “Acer เปิดตัว PredatorShot เอนเนอจี้ ดริ้งก์ สำหรับคอ Gamer”
  • เริ่มต้นประโยคด้วยชื่อบริษัทและที่ตั้งของบริษัท เช่น Acer ประเทศไทย Apple ประเทศไทย Playboy Fashion สาขาเมกาบางนา
  • รายละเอียดแบรนด์หรือธุรกิจด้านท้ายสุดของข่าวประชาสัมพันธ์
  • ข้อมูลการติดต่อสอบถามเพิ่มเติม (มุมล่างสุด)

ทั้งหมดคือส่วนประกอบที่ถือว่าจำเป็นต้องมีในทุกข่าวประชาสัมพันธ์ครับ ทีนี้เรามาดูกันว่าในแต่ละย่อหน้านั้นควรมีรายละเอียดอะไรกันบ้าง โดยสามารถยึดหลักการเขียนข่าวในลักษณะ News Writing Inverted Pyramid Link โดยให้ความสำคัญกับช่วงบนสุดเป็นหลัก ได้ดังนี้

News Writing Inverted Pyramid
  • ย่อหน้าแรก
    ควรระบุสิ่งที่อยากจะประกาศให้ทุกๆคนรู้ว่าแบรนด์หรือธุรกิจคุณกำลังจะทำอะไร ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดโดยสรุปให้ได้ใจความสำคัญๆไม่เกิน 2-3 บรรทัด
  • ย่อหน้าถัดไป
    อาจมีหลายย่อหน้าได้แต่ก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะร้อยเรียงและชูประเด็นไหนบ้าง โดยจำเป็นต้องใส่เครื่องหมายคำพูด “_____” เช่น นาย A กล่าวว่า “______________” เพื่อให้เห็นว่าใครเป็นคนให้ความเห็นหรืออธิบายเรื่องนี้อยู่และทำไมถึงต้องทำกิจกรรมหรืองานนี้ แล้วมันมีที่มาที่ไปอย่างไรก็สามารถนำมาสรุปใส่ให้ครบได้ใจความ
  • ย่อหน้าสุดท้าย
    บทสรุปเพื่อตอกย้ำเนื้อหาทั้งหมดที่ได้อธิบายมา และอย่าลืมอธิบายว่าแบรนด์หรือธุรกิจของคุณคืออะไรแบบสังเขป แยกออกมาอยู่อีกบรรทัดหนึ่ง

ทีนี้เรามาดูเทคนิคการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้น่าสนใจกันครับว่ามันมีอะไรบ้าง

What's next?

1. เขียนหัวข้อที่น่าสนใจ

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) มันคือการประกาศให้คนทั่วไปรู้ว่าคุณกำลังจะทำอะไรหรือกำลังสร้างความน่าตื่นเต้นอะไรให้กับแวดวงธุรกิจ ดังนั้นคุณต้องให้ความสำคัญกับหัวข้อ (Headline) เป็นอันดับแรก เพราะมันเป็นตัวดึงดูดความสนใจให้ทั้งนักข่าวนำไปตีพิมพ์แตกเป็นประเด็นต่างๆ รวมไปถึงสร้างความน่าสนใจกับผู้อ่านข่าวด้วยเช่นกัน โดยมันก็มีเทคนิคง่ายๆ ดังนี้

  • แสดงให้เห็นการกระทำ เพื่อให้คนอ่านรู้ว่าใครกำลังจะทำอะไร หรือคุณกำลังจะบอกอะไร
  • เจาะจงให้ชัดเจน ถ้าเป็นไปได้ก็ไม่ควรใส่หลายประเด็น
  • สั้นๆได้ใจความ ไม่ต้องลากยาวเป็นบรรทัด

อย่าลืมนะครับว่าคุณกำลังดึงความสนใจจากกลุ่มผู้ฟังเป้าหมาย ที่ในโลกแห่งข่าวสารในแต่ละวันนั้นก็มีเป็นล้านๆข้อมูล ดังนั้นก็ควรมุ่งเป้าไปที่การเขียนหัวข้อ (Headline) ให้ออกมาดีที่สุด เพื่อให้สนใจกับสิ่งที่คุณกำลังจะสื่อสารครับ

2. สื่อสารคุณค่าให้เข้าถึงผู้ฟัง

ถ้าอยากให้ข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ของคุณมีมูลค่าจนนักข่าวนั้นอยากตีพิมพ์และทำให้ผู้อ่านนั้นสนใจอยากอ่าน ก็ต้องเพิ่มคุณค่าให้น่าอ่านกับข่าวสักหน่อยครับ ด้วยการเอาเนื้อหาที่มีความสำคัญขึ้นมาอยู่ส่วนต้นๆ แล้วเอาส่วนที่ไม่สำคัญไว้ท้ายๆโดยยึดหลัก News Writing Inverted Pyramid Link และอย่าลืมเรื่อง Who, What, Why, When และ Where หรือ “ใครกำลังจะทำอะไรที่มีความสำคัญที่ไหนเมื่อไหร่” มาเป็นตัวตั้งต้นในการเขียนข่าว และความสำคัญที่สุดที่จะขยายความหมายของคุณค่าได้นั่นก็คือ ตอบให้ได้ว่าทำไมข่าวนี้ถึงสำคัญที่กลุ่มผู้อ่านต้องอ่านข่าวของคุณ สาเหตุที่คุณจัดกิจกรรมต่างๆมันคืออะไร ส่งผลดีต่อเรื่องอะไรบ้างนั่นเอง

3. คำพูดที่ตราตรึงใจ

ส่วนใหญ่ในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) นั้นจุดเด่นจะอยู่ที่การนำเสนอข้อมูล จากผู้ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆที่จะไปอยู่ในเนื้อหาข่าว เช่น ผู้บริหาร เจ้าของโครงการ ผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ โดยนอกเหนือจากการให้ข้อมูลรายละเอียดแล้วก็ควรมีการ “Quote” คำพูดที่ดูน่าดึงดูดและยกมาเป็นไฮไลท์ในบางช่วงบางตอน ซึ่งก็ควรมีการปรับใช้คำให้ดูมีพลังของการโน้มน้าวใจและเชื่อมโยงไปถึงสิ่งที่คุณอธิบายมาทั้งหมด

4. บทสรุปที่ดีและน่าติดตาม

ในบรรทัดสุดท้ายคือการสรุปรวมในรายละเอียดของสิ่งที่เขียนมาทั้งหมด ซึ่งก็ควรเขียนให้ร้อยเรียงและมีพลังเพียงพอ หรืออาจเป็นเรื่องของแผนงานหรือผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อสร้างให้ผู้อ่านนั้นรู้สึกอยากติดตามต่อในอนาคต โดยอาจเขียนเชื่อมโยงถึงเหตุการณ์สำคัญๆที่เกิดขึ้นอยู่ในขณะนั้น เช่น การนำเอาเรื่องที่เป็น Viral ในสังคมมาเสริม การนำเรื่องที่เป็นประเด็นสนใจของสังคม หรือข่าวสำคัญที่เกิดขึ้นมาเชื่อมโยงกับเรื่องของคุณ หรือที่เราเรียกว่า Newsjacking นั่นเองครับ

5. สรุปข้อมูลธุรกิจ

อย่าลืมสรุปข้อมูลธุรกิจว่าคุณเป็นใคร (Who) และทำอะไรบ้าง (What) ในท้ายสุดของข่าวประชาสัมพันธ์ โดยการอธิบายนั้นก็ต้องทำให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายและอย่าลืมใส่ช่องทางติดต่อต่างๆไม่ว่าจะเป็น เว็บไซต์ หรือช่องทางโซเชียลมีเดีย เพื่อที่นักข่าวหรือผู้ที่สนใจอาจจะเข้าไปศึกษาข้อมูล และนำไปแตกประเด็นเพื่อทำข่าวในอนาคตได้อีก

6. ช่องการติดต่อสำหรับสื่อมวลชน

ปิดท้ายด้วยช่องทางการติดต่อสำหรับสื่อมวลชน เผื่อไว้สำหรับการขอข้อมูลเพิ่มเติมในประเด็นที่สงสัย หรืออยากต่อยอดเพื่อขอสัมภาษณ์ผู้บริหารในอนาคต สำคัญที่สุดคือต้องมี ชื่อ / เบอร์โทรศัพท์ / อีเมล์


เทคนิคในการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

นอกจากการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ได้ออกมาดีแล้ว ก็ยังมีขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่งก็คือการเผยแพร่ข่าวให้คนรับรู้กับเทคนิค ดังนี้

  • ไม่จำเป็นต้องส่งข่าวถึงทุกสื่อที่มีในโลกนี้ แต่ควรเลือกสื่อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณเป็นหลัก
  • ส่งข่าวด้วย Personalized Message เพื่อให้ผู้รับนั้นเกิดความรู้สึกประทับใจ
  • ควรส่งข่าวประชาสัมพันธ์ให้สื่อล่วงหน้าสักหนึ่งวัน เพื่อให้สื่อได้อ่านข้อมูลเผื่อมีประเด็นสงสัยและอาจมีการตั้งคำถาม รวมถึงการเตรียมคิวในการเผยแพร่ข่าวของคุณ แต่ก็ต้องกำชับวันเวลาที่จะเผยแพร่ข่าวนั้นให้พร้อมกันด้วย
  • ไม่ควรลืมช่องทางการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ทางเว็บไซต์พวกฟรี PR เช่น ThaiPR, AddNine, CheezeSociety, PRNewsWire
  • สุดท้ายก็คือการเผยแพร่ผ่านสื่อประเภท Own Media ของคุณ เช่น Facebook, Website, Blog, Twitter และช่องทางอื่นๆ

ทั้งหมดก็เป็นแทคนิคเล็กๆน้อยๆที่จะช่วยให้การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ของคุณนั้นโดนใจคนอ่านและได้มาซึ่งการเผยแพร่ในสื่อต่างๆ เพื่อสร้างการรับรู้ให้กับแบรนด์หรือธุรกิจของคุณ และอย่าลืมครับว่าต้องหมั่นฝึกฝนดูตัวอย่างจากแหล่งต่างๆ และต้องเขียนบ่อยๆจะได้พัฒนางานเขียนข่าวให้ออกมามีประสิทธิภาพที่สุดครับ


Share to friends


Related Posts

ยุคของ Digital PR

การเติบโตของโลกออนไลน์ได้ทำให้การประชาสัมพันธ์ (Public Relations – PR) ทั้งองค์กร หรือสินค้าและบริการ เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง จากรูปแบบการประชาสัมพันธ์แบบออฟไลน์ เช่น การลงข่าวในหนังสือพิมพ์ การลงข่าวในโทรทัศน์ การแจกข่าวประชาสัมพันธ์ ที่ใช้ระยะเวลาค่อนข้างนานกว่าจะออกมาเป็นเนื้อข่าวให้เราได้เห็น โดยการเข้ามาของโลกดิจิทัลสร้างให้เกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวงการนักประชาสัมพันธ์เลยทีเดียว


7 ขั้นตอนของการทำ Digital PR เชิงกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพ

การประชาสัมพันธ์ได้เปลี่ยนไปสู่ยุคออนไลน์เกือบ 100% เราจะเห็นได้จากการปรับตัวของเอเยนซี่จาก PR เอเยนซี่ที่เคยเป็นรูปแบบออฟไลน์ไปสู่ Online PR Agency และปรับตัวเองให้มีความรู้ด้านดิจิทัลเพื่อสร้างประโยชน์ให้กับลูกค้าอย่างสูงสุด จากโลกออฟไลน์ได้เปลี่ยนเป็นออนไลน์อย่างสมบูรณ์แบบ การทำ PR รูปแบบออนไลน์ให้ทีประสิทธิภาพนั้น ต้องมีการวางแผนเชิงกลยุทธ์มาเป็นอย่างดี ทั้งกระบวนการวางแผน


ตัววัดผลการทำ Digital PR

เมื่อในอดีตนั้นการทำ PR หรือประชาสัมพันธ์เรามักจะไม่สามารถวัดผลได้อย่างมีคุณภาพมากนัก แต่ด้วยยุคดิจิทัลที่เข้ามาทำให้การทำ PR นั้นปรับเปลี่ยนไปสู่การทำ Digital PR ที่สามารถตั้งเป้าหมายได้อย่างชัดเจนและมีการวัดผลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งมันมีเครื่องมือหลายอย่างที่ช่วยให้การทำ PR นั้นเข้าเป้าและวัดผลได้ดีมากกว่าเดิมอย่างเห็นได้ชัด โดยมันก็มีตัววัดผลในการทำ Digital PR แบบหลักๆอยู่ 5 ข้อด้วยกัน


รู้จักเทคนิคการเขียนแบบ Inverted Pyramid

ในวงการนักเขียนโดยเฉพาะการเขียนข่าวเราจะเห็นลักษณะหรือสไตล์การเขียน ที่เป็นลักษณะของการเล่าเรื่องราว (Story) โดยการจัดลำดับความสำคัญ 3 ขั้น ที่อธิบายได้ด้วย Inverted Pyramid หรือปิรามิดหัวกลับที่ถูกใช้มานานเป็นศตวรรษแล้ว โดยเริ่มต้นด้วยรายละเอียดของ Who, What, Why, When และ Where



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


9 thoughts on “วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้มีประสิทธิภาพ

  • I needed to thank you for this wonderful read!!
    I certainly enjoyed every little bit of it. I have you bookmarked to check out new stuff you post?

  • It’s appropriate time to make some plans for the future and it’s time to be happy.
    I’ve read this post and if I could I desire to suggest you few interesting things
    or suggestions. Perhaps you can write next articles referring to this article.
    I wish to read even more things about it!

  • Right here is the right web site for everyone who hopes to find out about this topic.

    You understand so much its almost tough to argue with you (not that
    I personally would want to?HaHa). You definitely put a brand
    new spin on a subject which has been discussed
    for decades. Great stuff, just great!

  • I think what you posted made a ton of sense.

    But, what about this? what if you were to create a killer headline?
    I ain’t suggesting your content isn’t good, however suppose you added something that grabbed people’s attention? I mean วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้มีประสิทธิภาพ
    – Popticles.com is kinda vanilla. You might glance at Yahoo’s home page and watch how they
    write post headlines to grab viewers to open the links.
    You might try adding a video or a pic or two to get
    people excited about what you’ve written. In my
    opinion, it would make your blog a little bit more interesting.

  • You ought to take part in a contest for one of the
    best websites on the internet. I’m going to highly recommend this web site!

  • Nice blog right here! Also your site a lot up fast!

    What web host are you using? Can I am getting your
    associate link on your host? I desire my web site loaded up as quickly as yours lol

  • If you are going for most excellent contents like me, only pay a visit this website everyday because it presents feature contents,
    thanks

  • I do not know if it’s just me or if perhaps everyone
    else experiencing issues with your site. It looks like some of the written text in your content are running off the
    screen. Can someone else please provide feedback and let me know if this is
    happening to them too? This might be a problem with my browser because I’ve had this happen before.
    Thanks

copyright 2023@popticles.com
หากท่านต้องการนำเนื้อหาในเว็บไซต์นี้ไปเผยเพร่ ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของเว็บไซต์