Employee Centric

การสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบและโดยส่วนใหญ่เรามักจะเห็นและคุ้นเคยกับการสื่อสารจากบนลงล่าง (Top-Down Communication) ที่เป็นการกำหนดนโยบายต่างๆลงมายังพนักงาน หรือในรูปแบบล่างขึ้นบน (Bottom-up Communication) และนานๆครั้งอาจจะเห็นบางองค์กรมีรูปแบบการสื่อสารแนวนอน (Horizontal Communication) ที่เปิดโอกาสให้พนักงานในระดับเดียวกันมีการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน ซึ่งรูปแบบที่ได้กล่าวมานั้นเป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ส่วนใหญ่เป็นการกำหนดตามระเบียบแบบแผนของการสื่อสารภายในองค์กรครับ โดยหลายๆครั้งก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพนักงาน และพนักงานก็ไม่รู้สึกถึงการมีส่วนร่วมหรือเชื่อมโยงกับองค์กร โดยจำกัดสิทธิ์บางอย่างมีเพียงแต่ทำตามหน้าที่ที่ได้รับเท่านั้น

แต่การสื่อสารภายในองค์กรยุคใหม่นั้นเป็นยุคของการสร้างประสบการณ์ที่ดีภายในองค์กร เพื่อทำให้องค์กรนั้นเป็นองค์กรที่ใครๆก็อยากเข้ามาทำงานและทุ่มเทพลังกายพลังใจแบบเต็มที่ อยากร่วมกิจกรรมต่างๆที่องค์กรนั้นจัดขึ้นจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ดีและน่าอยู่ ซึ่งต้องอาศัยความเข้าใจและให้โอกาสกับพนักงานในการมีส่วนร่วมด้วยการยึดพนักงานเป็นศูนย์กลางหรือที่เราเรียกกันว่า Employee Centric เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานเกิดการมีส่วนร่วมเพื่อทำให้การสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยในบทความนี้จะนำเสนอวิธีการทำ Employee Centric สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อต่อยอดสู่ความยั่งยืนในอนาคต และเรามาเริ่มกันที่ประโยชน์ของการทำ Employee Centric กันก่อนครับ

Internal Communication Problems

ทำ Employee Centric แล้วจะได้อะไร

การมีส่วนร่วมของพนักงานถือว่าสำคัญมากต่อความสำเร็จขององค์กร และการสื่อสารภายในองค์กรที่ยึดพนักงานเป็นศูนย์กลาง (Employee Centric) นั้นก็มีประโยชน์อยู่หลายอย่าง เช่น

  • สร้างให้เกิดความโปร่งใสด้วยการเปิดโอกาสให้พนักงานเสนอความคิดเห็นหรือตั้งคำถามในสิ่งที่อยากรู้
  • ความร่วมมือที่มากขึ้นจากการลดกำแพงกั้นในตำแหน่งหน้าที่การงานระหว่างแผนก ที่เป็นอุปสรรคของการสื่อสารที่เป็นอยู่
  • พนักงานจะมีส่วนร่วมมากขึ้นหากไม่ถูกปิดกั้นในการรับฟังข้อมูลข่าวสารต่างๆ
  • ได้แบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์ระหว่างกัน

เริ่มต้นทำการสื่อสารภายในองค์กรด้วย Employee Centric

การยึดพนักงานเป็นศูนย์กลางในการทำการสื่อสารภายในองค์กรนั้น มีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้นตอนนั่นก็คือ

  1. การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์
  2. การพัฒนาและทำ Roadmap
  3. การสร้างและทำตามแผน
  4. วัดผลและปรับปรุง

1. การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์

ก่อนจะเริ่มวางแผนการสื่อสารภายในองค์กรคุณจำเป็นต้องประเมินทรัพยากรที่มีอยู่ให้รอบด้าน รวมไปถึงการเลือกเครื่องมือหรือช่องทางการสื่อสารต่างๆ โดยลองตั้งคำถามกับตัวเองดังนี้

  • องค์กรมีเครื่องมือการสื่อสารแบบไหนบ้างแล้วทั้งในส่วนกลางขององค์กร รวมไปถึงในแผนกต่างๆและส่วนงานต่างๆทุกระดับ เช่น ระบบอินทราเน็ต อีเมล์ แชทกลุ่ม และอื่นๆ
  • เครื่องมือที่มีอยู่ใช้ได้ผลมากน้อยแค่ไหนแล้ววัดผลความสำเร็จอย่างไร
  • มีเรื่องราวใหม่ๆเกี่ยวกับธุรกิจที่ควรนำมาสื่อสารภายในมากน้อยแค่ไหน
  • อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการทำให้แผนงานนั้นไม่สำเร็จคืออะไรบ้าง
  • ใครเป็นทีมที่ดูแลการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ เป็นทีม PR หรือทีม HR หรืออาจเป็นทีมสื่อสารเฉพาะกิจ และจำเป็นต้องมีทีม IT มาช่วยไหนส่วนไหนบ้าง
การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์

คำถามเหล่านี้จะช่วยให้การเริ่มต้นของการสื่อสารภายในองค์กรได้เกิดการเรียนรู้และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน ที่ทำได้ด้วยการประชุม สอบถาม ตั้งคำถาม ทำแบบสำรวจ ซึ่งจะเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดถึงความรู้สึกและข้อเสนอแนะที่อยากให้องค์กรนั้นพัฒนาไปในทางที่ดี และเป็นโอกาสเริ่มต้นที่ดีในการสร้างให้เกิดความโปร่งใสในการทำงาน

2. การพัฒนาและทำ Roadmap

เมื่อได้ข้อมูลมาในระดับหนึ่งแล้วก็ต้องนำมาวางแนวทาง (Roadmap) สำหรับพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กร โดยคุณจะเริ่มเห็นได้อย่างชัดเจนว่าอะไรที่จำเป็นต้องขออนุมัติงบประมาณจากผู้บริหารบ้าง เพื่อนำมาเติมเต็มแผนการสื่อสารภายในองค์กรด้วยการ

  • ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน โดยต้องมีกรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น ติดตั้งระบบ Intranet ภายใน 1 เดือน ตั้งแชทกลุ่มภายใน 5 วัน แล้วดูผลลัพธ์เพื่อเทียบระหว่างก่อนและหลังการใช้งาน
  • เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมมาวัดผลสำเร็จ เช่น ระบบ Knowledge Sharing ที่นำมาเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้พนักงานเข้าไปศึกษาข้อมูลที่มีการเก็บข้อมูลการเข้าใช้งาน หรือวิเคราะห์เวลาในการใช้งาน และหากต้องการสอบถามความเห็นพนักงานก็สามารถเพิ่มในส่วนของการเปิดโหวตเข้าไปในระบบเหล่านั้นได้ เพื่อนำไปปรับปรุงวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น
  • ไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เสร็จพร้อมกัน ควรจัดลำดับความสำคัญว่าอะไรควรทำก่อนหลัง อะไรที่จำเป็นต้องพิจารณาทั้งความสำคัญและงบประมาณรวมถึงความพร้อมของพนักงานและองค์กร
  • ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน ตัดสินใจให้ได้ว่าใครหรือทีมงานใดควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับการสื่อสารภายในองค์กร ใครเหมาะที่จะทำหน้าที่ใดและอธิบายถึงความรับผิดชอบของแต่ละคนอย่างชัดเจน
  • วาง Timeline สำหรับแผนงาน ด้วยการลงรายละเอียดเป็นตารางที่ชัดเจนว่าอะไรต้องเริ่มในช่วงไหนและขั้นตอนการทำเป็นอย่างไร
การพัฒนาและทำ Roadmap

3. การสร้างและทำตามแผน

หลังจากได้แนวทางหรือ Roadmap เป็นที่เรียบร้อยแล้วก็ได้เวลาทำแผนที่ตั้งไว้ให้เป็นจริงที่ต้องคำนึงถึงสิ่งต่างๆเหล่านี้

  • การให้ทีมผู้บริหารระดับสูงเข้ามาร่วมและเป็นตัวหลักสำคัญในการขับเคลื่อน หรือเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆรวมไปถึงการตอบคำถามและปัญหาต่างๆ
  • ควรให้พนักงานรับรู้หรือสามารถค้นหาข้อมูลต่างๆได้อย่างสะดวกสบาย
  • ตั้งระยะเวลาในการให้คำตอบของคำถามต่างๆอย่างชัดเจน
  • ข้อมูลทุกๆอย่างต้องสดใหม่เสมอและบริหารจัดการเป็นอย่างดี
  • วางแผนและปรับเปลี่ยนรูปแบบคอนเทนต์ต่างๆให้เหมาะสมอยู่เสมอ
  • กระตุ้นหรือสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วมในการนำเสนอโครงการ กิจกรรม หรือการเขียนคอนเทนต์ที่เป็นประโยชน์ในแบบต่างๆ เพื่อสร้างความหลากหลายและความร่วมมือในการสื่อสาร

4. วัดผลและปรับปรุง

ขั้นสุดท้ายคือการวัดผลในสิ่งที่คุณสื่อสารออกไปและดูว่าอะไรที่ควรปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการสอบถามความเห็นจากพนักงานที่ทำได้ทั้ง การทำแบบสอบถาม การให้พนักงานส่งข้อเสนอแนะ การส่งอีเมล์ให้ร่วมเสนอความเห็น และหากจะให้ดีก็ควรเรียกประชุมแผนกต่างๆเพื่อวิพากษ์วิจารณ์ในการพัฒนาการสื่อสารให้ดีมากที่สุด


Share to friends
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  


Related Posts

เป้าหมายของการทำ Employee Engagement

หลายๆองค์กรมีเป้าหมายในการทำธุรกิจที่แตกต่างกันไป แต่ในยุคที่ให้ความสำคัญกับการสร้างแบรนด์และการให้ความใส่ใจกับพนักงาน นั้นจำเป็นต้องสร้างให้เกิดการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) ในองค์กรในหลากหลายรูปแบบด้วยกัน


รูปแบบกิจกรรมเพื่อสร้าง Employee Engagement ในองค์กร

ความสำคัญของการทำ Employee Engagement สามารถช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ส่งผลให้เกิดการขับเคลื่อนจุดมุ่งหมาย วิสัยทัศน์ พันธกิจ รวมไปถึงเป้าหมายทางธุรกิจ ผ่านความร่วมมือร่วมใจและการเห็นคุณค่าที่เหมือนกัน แน่นอนครับว่ามันไม่ใช่เรื่องของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resources)



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


copyright 2021@popticles.com
หากท่านต้องการนำเนื้อหาในเว็บไซต์นี้ไปเผยเพร่ ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของเว็บไซต์
Scroll Up