การสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบและโดยส่วนใหญ่เรามักจะเห็นและคุ้นเคยกับการสื่อสารจากบนลงล่าง (Top-Down Communication) ที่เป็นการกำหนดนโยบายต่างๆลงมายังพนักงาน หรือในรูปแบบล่างขึ้นบน (Bottom-up Communication) และนานๆครั้งอาจจะเห็นบางองค์กรมีรูปแบบการสื่อสารแนวนอน (Horizontal Communication) ที่เปิดโอกาสให้พนักงานในระดับเดียวกันมีการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน ซึ่งรูปแบบที่ได้กล่าวมานั้นเป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ส่วนใหญ่เป็นการกำหนดตามระเบียบแบบแผนของการสื่อสารภายในองค์กรครับ โดยหลายๆครั้งก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพนักงาน และพนักงานก็ไม่รู้สึกถึงการมีส่วนร่วมหรือเชื่อมโยงกับองค์กร โดยจำกัดสิทธิ์บางอย่างมีเพียงแต่ทำตามหน้าที่ที่ได้รับเท่านั้น
แต่การสื่อสารภายในองค์กรยุคใหม่นั้นเป็นยุคของการสร้างประสบการณ์ที่ดีภายในองค์กร เพื่อทำให้องค์กรนั้นเป็นองค์กรที่ใครๆก็อยากเข้ามาทำงานและทุ่มเทพลังกายพลังใจแบบเต็มที่ อยากร่วมกิจกรรมต่างๆที่องค์กรนั้นจัดขึ้นจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ดีและน่าอยู่ ซึ่งต้องอาศัยความเข้าใจและให้โอกาสกับพนักงานในการมีส่วนร่วมด้วยการยึดพนักงานเป็นศูนย์กลางหรือที่เราเรียกกันว่า Employee Centric เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานเกิดการมีส่วนร่วมเพื่อทำให้การสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยในบทความนี้จะนำเสนอวิธีการทำ Employee Centric สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อต่อยอดสู่ความยั่งยืนในอนาคต และเรามาเริ่มกันที่ประโยชน์ของการทำ Employee Centric กันก่อนครับ
ทำ Employee Centric แล้วจะได้อะไร
การมีส่วนร่วมของพนักงานถือว่าสำคัญมากต่อความสำเร็จขององค์กร และการสื่อสารภายในองค์กรที่ยึดพนักงานเป็นศูนย์กลาง (Employee Centric) นั้นก็มีประโยชน์อยู่หลายอย่าง เช่น
- สร้างให้เกิดความโปร่งใสด้วยการเปิดโอกาสให้พนักงานเสนอความคิดเห็นหรือตั้งคำถามในสิ่งที่อยากรู้
- ความร่วมมือที่มากขึ้นจากการลดกำแพงกั้นในตำแหน่งหน้าที่การงานระหว่างแผนก ที่เป็นอุปสรรคของการสื่อสารที่เป็นอยู่
- พนักงานจะมีส่วนร่วมมากขึ้นหากไม่ถูกปิดกั้นในการรับฟังข้อมูลข่าวสารต่างๆ
- ได้แบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์ระหว่างกัน
เริ่มต้นทำการสื่อสารภายในองค์กรด้วย Employee Centric
การยึดพนักงานเป็นศูนย์กลางในการทำการสื่อสารภายในองค์กรนั้น มีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้นตอนนั่นก็คือ
- การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์
- การพัฒนาและทำ Roadmap
- การสร้างและทำตามแผน
- วัดผลและปรับปรุง
1. การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์
ก่อนจะเริ่มวางแผนการสื่อสารภายในองค์กรคุณจำเป็นต้องประเมินทรัพยากรที่มีอยู่ให้รอบด้าน รวมไปถึงการเลือกเครื่องมือหรือช่องทางการสื่อสารต่างๆ โดยลองตั้งคำถามกับตัวเองดังนี้
- องค์กรมีเครื่องมือการสื่อสารแบบไหนบ้างแล้วทั้งในส่วนกลางขององค์กร รวมไปถึงในแผนกต่างๆและส่วนงานต่างๆทุกระดับ เช่น ระบบอินทราเน็ต อีเมล์ แชทกลุ่ม และอื่นๆ
- เครื่องมือที่มีอยู่ใช้ได้ผลมากน้อยแค่ไหนแล้ววัดผลความสำเร็จอย่างไร
- มีเรื่องราวใหม่ๆเกี่ยวกับธุรกิจที่ควรนำมาสื่อสารภายในมากน้อยแค่ไหน
- อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการทำให้แผนงานนั้นไม่สำเร็จคืออะไรบ้าง
- ใครเป็นทีมที่ดูแลการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ เป็นทีม PR หรือทีม HR หรืออาจเป็นทีมสื่อสารเฉพาะกิจ และจำเป็นต้องมีทีม IT มาช่วยไหนส่วนไหนบ้าง
คำถามเหล่านี้จะช่วยให้การเริ่มต้นของการสื่อสารภายในองค์กรได้เกิดการเรียนรู้และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน ที่ทำได้ด้วยการประชุม สอบถาม ตั้งคำถาม ทำแบบสำรวจ ซึ่งจะเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดถึงความรู้สึกและข้อเสนอแนะที่อยากให้องค์กรนั้นพัฒนาไปในทางที่ดี และเป็นโอกาสเริ่มต้นที่ดีในการสร้างให้เกิดความโปร่งใสในการทำงาน
2. การพัฒนาและทำ Roadmap
เมื่อได้ข้อมูลมาในระดับหนึ่งแล้วก็ต้องนำมาวางแนวทาง (Roadmap) สำหรับพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กร โดยคุณจะเริ่มเห็นได้อย่างชัดเจนว่าอะไรที่จำเป็นต้องขออนุมัติงบประมาณจากผู้บริหารบ้าง เพื่อนำมาเติมเต็มแผนการสื่อสารภายในองค์กรด้วยการ
- ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน โดยต้องมีกรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น ติดตั้งระบบ Intranet ภายใน 1 เดือน ตั้งแชทกลุ่มภายใน 5 วัน แล้วดูผลลัพธ์เพื่อเทียบระหว่างก่อนและหลังการใช้งาน
- เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมมาวัดผลสำเร็จ เช่น ระบบ Knowledge Sharing ที่นำมาเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้พนักงานเข้าไปศึกษาข้อมูลที่มีการเก็บข้อมูลการเข้าใช้งาน หรือวิเคราะห์เวลาในการใช้งาน และหากต้องการสอบถามความเห็นพนักงานก็สามารถเพิ่มในส่วนของการเปิดโหวตเข้าไปในระบบเหล่านั้นได้ เพื่อนำไปปรับปรุงวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น
- ไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เสร็จพร้อมกัน ควรจัดลำดับความสำคัญว่าอะไรควรทำก่อนหลัง อะไรที่จำเป็นต้องพิจารณาทั้งความสำคัญและงบประมาณรวมถึงความพร้อมของพนักงานและองค์กร
- ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน ตัดสินใจให้ได้ว่าใครหรือทีมงานใดควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับการสื่อสารภายในองค์กร ใครเหมาะที่จะทำหน้าที่ใดและอธิบายถึงความรับผิดชอบของแต่ละคนอย่างชัดเจน
- วาง Timeline สำหรับแผนงาน ด้วยการลงรายละเอียดเป็นตารางที่ชัดเจนว่าอะไรต้องเริ่มในช่วงไหนและขั้นตอนการทำเป็นอย่างไร
3. การสร้างและทำตามแผน
หลังจากได้แนวทางหรือ Roadmap เป็นที่เรียบร้อยแล้วก็ได้เวลาทำแผนที่ตั้งไว้ให้เป็นจริงที่ต้องคำนึงถึงสิ่งต่างๆเหล่านี้
- การให้ทีมผู้บริหารระดับสูงเข้ามาร่วมและเป็นตัวหลักสำคัญในการขับเคลื่อน หรือเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆรวมไปถึงการตอบคำถามและปัญหาต่างๆ
- ควรให้พนักงานรับรู้หรือสามารถค้นหาข้อมูลต่างๆได้อย่างสะดวกสบาย
- ตั้งระยะเวลาในการให้คำตอบของคำถามต่างๆอย่างชัดเจน
- ข้อมูลทุกๆอย่างต้องสดใหม่เสมอและบริหารจัดการเป็นอย่างดี
- วางแผนและปรับเปลี่ยนรูปแบบคอนเทนต์ต่างๆให้เหมาะสมอยู่เสมอ
- กระตุ้นหรือสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วมในการนำเสนอโครงการ กิจกรรม หรือการเขียนคอนเทนต์ที่เป็นประโยชน์ในแบบต่างๆ เพื่อสร้างความหลากหลายและความร่วมมือในการสื่อสาร
4. วัดผลและปรับปรุง
ขั้นสุดท้ายคือการวัดผลในสิ่งที่คุณสื่อสารออกไปและดูว่าอะไรที่ควรปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการสอบถามความเห็นจากพนักงานที่ทำได้ทั้ง การทำแบบสอบถาม การให้พนักงานส่งข้อเสนอแนะ การส่งอีเมล์ให้ร่วมเสนอความเห็น และหากจะให้ดีก็ควรเรียกประชุมแผนกต่างๆเพื่อวิพากษ์วิจารณ์ในการพัฒนาการสื่อสารให้ดีมากที่สุด
