Pyramid Principle เป็นเครื่องมือสำหรับจัดโครงสร้างข้อมูลให้มีความชัดเจน สมเหตุสมผล และมีประสิทธิภาพ ซึ่งถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะมีความกระชับและเข้าใจง่าย มีรายละเอียดสนับสนุนอย่างเป็นลำดับ และหากนำมาใช้กับการสื่อสารโดยเฉพาะกับการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ก็จะช่วยให้สิ่งที่กำลังจะสื่อสารนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เรามาดูการปรับใช้ Pyramid Principle กับการสื่อสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพกันในบทความนี้ครับ
อะไรคือ Pyramid Principle
หลักการแบบปิรามิด (Pyramid Principle) หรือที่เรียกว่าหลักการมินโต (Minto Principle) ถูกสร้างขึ้นโดย บาร์บารา มินโต (Barbara Minto) ขณะอยู่ที่ McKinsey ในปี 1970 โดยหลักการของ Pyramid ก็คือ แนะนำให้เริ่มต้นจากจุดสิ้นสุดและดำเนินไปจนถึงจุดเริ่มต้น ที่เป็นการเริ่มต้นด้วยข้อสรุป ตามด้วยประเด็นหลัก จากนั้นไปสู่ข้อเท็จจริงและข้อมูลเพื่อสนับสนุนข้อโต้แย้งต่างๆ ขั้นตอนทั้งหมดนี้จะทำให้คุณตัดสิ่งที่ไม่ใช่และไม่เกี่ยวข้องออกไป เพื่อไม่ให้การสื่อสารนั้นมีโอกาสถูกบิดเบือนหรือนำเสนอสิ่งที่ไม่เป็นความจริง
Pyramid Principle ถือเป็นวิธีการจัดโครงสร้างการสื่อสารให้เกิดผลลัพธ์สูงสุด พูดง่ายๆก็คือเริ่มจากการถามว่าคุณต้องการอะไร และอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการสิ่งนั้น ถือเป็นแนวคิดที่ฟังดูเรียบง่าย การใช้หลักการแบบพีระมิดจะช่วยให้คุณเพิ่มเวลาและประสิทธิภาพสูงสุดได้ โดยผสมการใช้ประเภทการสื่อสารจากบนลงล่าง (Top-down Communication) 
ที่ผู้บริหารมักจะเป็นนักคิดและถ่ายทอดรายละเอียดลงมา และการรวบรวมข้อมูลสนับสนุนจากพนักงานเพื่อเสนอขออนุมัติจากผู้บริหาร ในประเภทการสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Bottom-up Communication) ซึ่งนับเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ที่ประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ได้แก่
- The Answer / Key Message (Conclusion First)
การเริ่มต้นด้วยประเด็นหลักซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นด้วยข้อสรุป เพื่อดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมายของการสื่อสาร ให้เห็นบริบทล่วงหน้าว่าจะไปสู่เรื่องอะไรต่อไป ซึ่งก็คือการหาคำตอบให้ได้ว่าจะสื่อสารอะไร (The Answer / Key Message) - Supporting Arguments (Grouped Logically)
เมื่อทำการสื่อถึงข้อความหรือประเด็นหลักแล้ว ก็ให้นำเสนอประเด็นสนับสนุนข้อโต้แย้งประเด็นดังกล่าว ซึ่งเป็นการจับกลุ่มด้วยข้อมูลสำคัญๆแบบเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ผู้ฟังมีความเข้าใจร่วมกัน - Detailed Evidence (Foundation)
สุดท้ายเป็นประเด็นสนับสนุนด้วยข้อมูลและข้อเท็จจริงโดยละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความของคุณน่าเชื่อถือและมีที่มาที่ไป ซึ่งก็เปรียบเสมือนกับรากฐานที่แข็งแกร่ง
ประสิทธิภาพของการใช้ Pyramid Principle
- ความชัดเจนและตรงประเด็น
ช่วยจัดระเบียบโดยนำประเด็นหลักมาเน้นที่ข้อสรุปก่อน เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ฟังทราบวัตถุประสงค์ของการสื่อสารตั้งแต่ต้น - ประหยัดเวลา
หลักการพีระมิดช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจในเรื่องต่างๆ เข้าใจข้อความสำคัญโดยไม่ต้องใช้เวลากับรายละเอียดที่ไม่จำเป็น - โครงสร้างการดำเนินการ
ด้วยการจัดระเบียบข้อมูลต่างๆอย่างเป็นเหตุเป็นผล ทำให้ผู้ฟังเข้าใจเหตุและผลของเรื่องนั้นๆได้อย่างรวดเร็ว - ออกแบบมาอย่างเหมาะสมกับธุรกิจ
หลักการนี้สามารถนำไปปรับใช้ได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะในการประชุม การเสนอขายสินค้า หรือการทำข้อเสนอต่างๆ ที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจ
ตัวอย่างขั้นตอนการใช้ Pyramid Principle กับการสื่อสาร
เราลองมาดูสถานการณ์ตัวอย่างครับว่า ถ้าเอา Pyramid Principle มาใช้กับการสื่อสารจะมีหน้าตาออกมาเป็นอย่างไร โดยขอยกเป็นตัวอย่างธุรกิจหนึ่งที่กำลังพัฒนาศักภาพภายในองค์กร โดยได้ทดลองใช้ระบบอัตโนมัติ (Automation) มาสักระยะหนึ่ง และตัดสินใจจะนำระบบนี้มาใช้งานจริง
ขั้นตอนที่ 1 นำเสนอ Key Message
หลังจากวิเคราะห์ต้นทุนค่าใช้จ่าย ประสิทธิภาพการทำงาน และความคิดเห็นของผู้ใช้งานตัวระบบฯแล้ว ทีมงานขอแนะนำให้นำระบบฯตัวใหม่นี้มาใช้ภายในไตรมาสที่ 1 ของปีต่อไป ดังนั้น “Key Message ก็จะเน้นย้ำไปที่การนำระบบฯมาใช้งานจริง”
ขั้นตอนที่ 2 นำเสนอข้อมูลเพื่อสนับสนุนคำโต้แย้ง
- ลดต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบฯที่จะนำมาใช้นั้นจะช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน ด้วยระบบการจัดการงานแบบอัตโนมัติ - ความคิดเห็นเชิงบวกจากผู้ใช้งาน
มีผลสำรวจความเห็นจากผู้ใช้งานระบบฯในช่วงแรกพบว่า 25% นั้นช่วยให้เกิด Productivity ในการทำงาน และระบบฯนั้นใช้งานง่ายมาก - ประสิทธิภาพที่ได้มา
ลดระยะเวลาในการทำงานกับข้อมูลด้วยมือแบบ Manual ได้ถึง 40% ทำให้พนักงานได้ไปทำงานที่สำคัญๆได้มากกว่าเดิม
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอหลักฐานสนับสนุนโดยละเอียด
- จากการวิเคราะห์ต้นทุนทั้งหมดแล้วพบว่า เกิดความคุ้มค่าในการลงทุน (Return on Investment – ROI) ถึง 20% ภายใน 6 เดือน จากการใช้ระบบฯในช่วงทดสอบ
- ผลการยืนยันจากการใช้ระบบฯในช่วงทดสอบโดยผู้ใช้งาน 50 คน จากแผนกต่างๆทั่วทั้งบริษัท
- เผยข้อมูลเปรียบเทียบการใช้งานระบบฯจากธุรกิจอื่นที่คล้ายๆกัน ที่ให้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกันจำนวน 3 ธุรกิจ
จากตัวอย่างจะเห็นครับว่ามีการเน้นย้ำสิ่งที่ต้องการทำโดยทันที “ความต้องการใช้ระบบฯในไตรมาสที่ 1” ซึ่งถือเป็น Key Message ที่ต้องการสื่อสาร ตามมาด้วยข้อมูลสนับสนุนเพื่อป้องกันข้อโต้แย้ง และหลักฐานที่เป็นข้อมูลรายละเอียดแบบเจาะลึก โดยหากได้ขั้นตอนการสื่อสารตามหลักของ Pyramid Principle มาปรับใช้ ก็สามารถนำไปทำในรูปแบบ Presentation เพื่อนำไปเรียบเรียงรายละเอียดการวาง Slide หน้าต่างๆอย่างเป็นเหตุเป็นผลตามลำดับ และนำเสนอในที่ประชุมให้อนุมัติการใช้งานระบบฯต่อไป
Pyramid Principle ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญสำหรับทุกคนที่ต้องการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนรายงาน การนำเสนองาน หรือแม้แต่การสื่อสารรูปแบบอื่นๆ หากคุณใช้แนวทางที่มีโครงสร้างแบบพีระมิดนี้ ก็จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความที่ต้องการจะสื่อสารนั้นจะมีความชัดเจน สมเหตุสมผล และโน้มน้าวใจได้ดีมากยิ่งขึ้น
