การสื่อสารในลักษณะไม่เป็นทางการหรือที่เรียกว่า Informal Communication คือ การสื่อสารที่ไม่ต้องมีระเบียบแบบแผนไม่มีโครงสร้างใดๆในการสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับลูกน้องในแต่ละระดับ หรืออาจเป็นในระดับเดียวกันก็ได้เช่นกัน ซึ่งแตกต่างจากการสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) 
ค่อนข้างมากอย่างเห็นได้ชัดครับ ลักษณะจะเป็นการสื่อสารแบบส่วนตัว พูดตรงๆกับคู่สนทนา มีความยืดหยุ่นค่อนข้างมาก คำพูดคำจาระหว่างพนักงานก็ดูสบายๆ โดยการสื่อสารในลักษณะนี้ต้องบอกเลยครับว่า เป็นการสื่อสารที่ช่วยสร้างขวัญและกำลังใจของพนักงาน และยังช่วยสร้างให้เกิดความเข้าใจอันดีระกว่างพนักงานอีกด้วย เรามาดูกันครับว่าลักษณะของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (Informal Communication) นั้นเป็นอย่างไร
รูปแบบของ Informal Communication
การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการนั้นอาจเรียกในอีกชื่อหนึ่งได้ว่า Grapevine Communication หรือการสื่อสารแบบต้นองุ่นหรือเถาองุ่น ซึ่งเป็นรูปแบบการสื่อสารในเชิงสร้างสัมพันธ์ทางสังคมแบบสบายๆ ด้วยการสื่อสารไปยังพนักงานที่ตนเองมีความสัมพันธ์แบบใกล้ชิดและแต่ละคนก็บอกกระจายต่อๆกันไปเหมือนต้นองุ่น โดยการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (Informal Communication) มีรูปแบบใหญ่ๆอยู่ด้วยกัน 4 รูปแบบ ได้แก่ การสื่อสารแบบเส้นตรง (Single Strand Chain) การสื่อสารแบบกระจายข่าวสาร (Gossip Chain) การสื่อสารแบบกระจายสุ่ม (Probability Chain) และการสื่อสารแบบกลุ่ม (Cluster Chain) โดยมีรายละเอียด ดังนี้
1. การสื่อสารแบบเส้นตรง (Single Strand Chain)
การสื่อสารในรูปแบบนี้เป็นการสื่อสารในลักษณะแนวตั้งแบบเส้นตรง ซึ่งหมายความว่าผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานมีการแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง และเพื่อนร่วมงานคนนั้นก็ทำเช่นเดียวกันต่อไปเป็นทอดๆ แต่คุณก็จำเป็นต้องมั่นใจในข้อมูลที่จะสื่อสารและต้องสื่อสารให้เข้าใจเพื่อให้ทุกๆคนได้ข้อมูลที่เหมือนๆกัน ป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่ได้รับนั้นผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับเดิม ข้อสังเกตสำหรับการสื่อสารแบบเส้นตรง (Single Strand Chain) ก็คือ การสื่อสารค่อนข้างใช้เวลาเพราะเป็นการสื่อสารต่อมาเป็นทอดๆที่ยาวไปเรื่อยๆแบบคนต่อคนนั่นเอง
2. การสื่อสารแบบกระจายข่าวสาร (Gossip Chain)
การสื่อสารแบกระจายข่าวสารหรือ Gossip Chain คือ การสื่อสารจากคนๆหนึ่งไปยังคนอื่นๆโดยตรงด้วยตนเอง (ข้อมูลมาจากแหล่งเดียว) เปรียบเสมือนวงล้อที่ผู้สื่อสารนั้นอยู่ตรงกึ่งกลางแล้วสื่อสารกระจายออกไปตามซี่ล้อที่อยู่รอบๆ โดยแต่ละคนที่ได้รับข้อมูลข่าวสารก็สามารถพูดต่อไปได้เรื่อยๆ การสื่อสารในรูปแบบนี้จะเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเลย มันก็เหมือนกับการพูดคุยเรื่องซุบซิบ (Gossip) นั่นแหละครับ
3. การสื่อสารแบบกระจายสุ่ม (Probability Chain)
การสื่อสารในรูปแบบนี้ข้อมูลที่สื่อสารจะมาจากแหล่งเดียวโดยการแพร่กระจายเป็นแบบสุ่ม (ไม่ได้ระบุเฉพาะเจาะจงว่าเป็นใคร) ประเด็นหลักของการสื่อสารจะเป็นการแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป จากนั้นแต่ละคนก็อาจจะกระจายข้อมูลไปยังคนอื่นๆ โดยการสื่อสารแบบกระจายสุ่ม (Probability Chain) นั้นใช้กฎของความน่าจะเป็นในการสื่อสารเข้ามาเกี่ยวข้องนั่นเองครับ
4. การสื่อสารแบบกลุ่ม (Cluster Chain)
การสื่อสารแบบกลุ่มหรือ Cluster Chain จะเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานกลุ่มหนึ่ง ซึ่งแต่ละคนจะแบ่งปันข้อมูลนี้กับเพื่อนร่วมงานอีกกลุ่มหนึ่ง และสิ่งสำคัญก็คือต้องวางแผนว่าจะแพร่กระจายข้อมูลนั้นๆอย่างไรเพื่อให้ทุกๆคนได้รับข้อมูลข่าวสารครบถ้วนกันทุกคน
ลักษณะของความเป็น Informal Communication
สำหรับการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (Informal Communication) นั้นมีลักษณะที่สังเกตได้ง่ายๆ ดังนี้
1. มีความเป็นกันเอง
พนักงานในองค์กรมีการสื่อสารระหว่างกันด้วยความเป็นธรรมชาติ เป็นลักษณะของการให้คำแนะนำและให้ความช่วยเหลือระหว่างกัน พูดคุยสื่อสารกันแบบสบายๆไม่เป็นทางการมีการถามตอบเพื่อคลายปมประเด็นข้อสงสัยต่างๆ โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนต่างๆให้ยุ่งยากมากมาย มีความสนิทใจในการพูดคุยโดยไม่ได้เอาตำแหน่งหรือหน้าที่มาใช้ในกระบวนการสื่อสาร
2. สร้างให้เกิดความสุขในการทำงาน
เมื่อไม่ต้องซีเรียสหรือใส่ความจริงจังในการสื่อสารและทุกคนสามารถพูดคุยกันได้แบบอิสระ ทำให้บรรยากาศภายในองค์กรและการทำงานนั้นดูมีชีวิตชีวามากยิ่งขึ้น ไม่มีคำว่าผู้บังคับบัญชา หัวหน้า หรือลูกน้อง ทุกๆคนเท่าเทียมกันหมดทำให้สื่อสารได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
3. ถูกลือต่อกันเป็นทอดๆด้วยความรวดเร็ว
ลักษณะที่สังเกตง่ายๆอีกอย่างหนึ่งของการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (Informal Communication) ก็คือ การที่มักจะเกิดการซุบซิบหรืออาจกลายเป็นข่าวลือต่อๆกันไป สถานการณ์ที่เกิดขึ้นอาจเป็นดังนี้ครับ สมมติว่าหัวหน้ากำลังตำหนิหรืออาจจะกำลังจะโปรโมทพนักงานคนหนึ่งอยู่แล้วมีพนักงานอีกคนแอบได้ยิน พนักงานที่ได้ยินก็เอาไปพูดต่อให้คนอื่นฟัง นี่คือลักษณะของการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการนั่นเองครับ
4. ใช้นโยบายเปิดประตู
นโยบายเปิดประตู (Open-Door Policy) ถูกนำมาใช้ในการบริหารงานเพื่อสร้างความเชื่อใจระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง โดยการเปิดให้ลูกน้องสามารถเดินเข้าไปในห้องของหัวหน้าเพื่อขอคำปรึกษาในเรื่องต่างๆที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานได้ สมมติว่าพนักงานกำลังมีปัญหาร้ายแรงกับเพื่อนร่วมงานและเขาไม่สามารถแก้ไขได้ เขาก็ไปหาผู้จัดการของเขาและอธิบายปัญหาที่เขาเผชิญอยู่ ผู้จัดการก็เลยโทรหาพนักงานอีกคนเพื่อมาพูดคุยกัน และทั้งสามคนพยายามแก้ไขความเข้าใจผิดและความขัดแย้งไปพร้อมๆกัน โดยไม่ต้องทำให้เป็นทางการใหญ่โตผ่านกระบวนการต่างๆ นโยบายเปิดประตู (Open-Door Policy) นั้นจะสำเร็จได้นั้นคู่เจรจาสื่อสารต้องมีทัศนคติที่ดีด้วยเช่นกัน
เห็นไหมครับว่าการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (Informal Communication) นั้นมีความแตกต่างจากการสื่อสารแบบทางการ (Formal Communication) อย่างเห็นได้ชัด ซึ่งการสื่อสารทั้งสองแบบนั้นเราจะเห็นได้ภายในทุกองค์กร และมันก็อยู่ที่ความเหมาะสมครับว่าคุณจะใช้การสื่อสารแบบไหนในสถานการณ์แบบไหนนั่นเองครับ
