ด้วยการเติบโตของเทคโนโลยีและการเข้าถึงข้อมูลข่าวสาร ที่ทำให้ชีวิตคนทำงานสามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารประเภทต่างๆได้จากทุกที่ทุกเวลา และกลายเป็นสิ่งสำคัญซึ่งส่งผลไปยังการสื่อสารภายในองค์กร ที่จะเป็นต้องทำเทคโนโลยีต่างๆเหล่านี้เข้ามาใช้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและสร้างให้เกิดการมีส่วนร่วมระหว่างพนักงานในองค์กร
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือการสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ สำหรับพนักงานของคุณ ผมมีเครื่องมือมานำเสนอให้คุณได้ลองไปใช้กันดูครับ
จดหมายข่าว (Newsletters)
จดหมายข่าวนับเป็นเครื่องมือดั้งเดิมที่มีมานาน ที่ส่งผ่านอีเมล์ไปยังพนักงานหรือการพิมพ์ออกมาติดบนบอร์ดประกาศต่างๆ ซึ่งจดหมายข่าวสมัยนี้ก็สามารถติดตามหรือตรวจสอบการอ่านอีเมล์ได้แล้ว ด้วยการติดตั้งโปรแกรมต่างๆ โดยจดหมายข่าวก็มีประโยชน์ดังนี้
- ทำให้พนักงานรับรู้เรื่องราวภายในองค์กรเป็นคนแรก
- มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะได้อ่านอีเมล์ เพราะส่วนใหญ่ต้องใช้อีเมล์ในการปฏิบัติงานอยู่เสมอ
- เป็นจุดรวมการสื่อสารทุกรูปแบบภายในองค์ได้อย่างดี ทั้ง วีดิโอ ภาพ Podcast หรือแม้แต่ข่าวประชาสัมพันธ์อื่นๆ
- เป็นวิธีการดีที่สุดในการสื่อสารความเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรไปยังพนักงานทุกคน
วีดิโอ (Video)
วีดิโอได้กลายเป็นสื่อที่มีคนนิยมใช้มากที่สุด และยังช่วยให้การสื่อสารนั้นดูเข้าใจง่าย ตื่นตาตื่นใจ ไม่น่าเบื่อ ซึ่งเป็นที่นิยมในกลุ่มเจน Y เจน Z โดยเฉพาะการเติบโตของผู้ใช้ YouTube ที่นับวันยิ่งเป็นที่นิยมและมีคนสร้างคอนเท้นต์ใหม่ๆอยู่ทุกๆวัน และด้วยความสามารถตรงจุดนี้การนำมาใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรก็ไม่ถือว่าแปลก แต่ยังส่งผลดีกับองค์กรอีกด้วย เพราะวีดิโอได้กลายเป็นสื่อที่สร้างให้เกิดการมีส่วนร่วมได้มากที่สุดสื่อหนึ่งเลยทีเดียว ที่สามารถนำมาใช้ในการทำการสื่อการได้หลายแบบ เช่น
- การแนะนำบุคลากรใหม่
- ทำวีดิโอประเภท How-to หรือวิธีการใช้งานต่างๆภายในองค์กร
- ปรับใช้ในการทำวีดิโอรูปแบบ Webinar
- ถ่ายทำวีดิโอเล่าเรื่องราวการทำงานในแต่ละวันของแต่ละแผนก
- ทำวีดิโอสาธิตการใช้งานสินค้าต่างๆ
- ใส่วีดิโอเข้าไปในจดหมายข่าว หรือ Newsletter ได้อีกด้วย
การประชุมผ่านวีดิโอ (Video Conference)
อีกเครื่องมือยอดฮิตสำหรับการประชุม ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง โดยเฉพาะเมื่อองค์กรของคุณมีหลายสาขา แต่ละสาขานั้นอยู่ไกลเกินไป หรือเกิดวิกฤตต่างๆที่ไม่สามารถเข้าไปทำงานในออฟฟิศได้ ซึ่งกว่าจะมารวมตัวและเริ่มประชุมกันได้คงเสียเวลาการทำงานไม่น้อย โดยปัจจุบันก็มีหลากหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ เช่น Zoom, Skype, Line, Google Hangout, Microsoft Team เป็นต้น
ระบบอินทราเน็ต (Intranet)
อินทราเน็ตยังคงเป็นระบบหนึ่งที่ทรงพลังในการสื่อสารภายในองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลข่าวสาร และยังสามารถแชร์ข้อมูล ตั้งเป็นกระทู้ หรือความคิดดีๆระหว่างแต่ละทีมในแต่ละแผนกได้อีก
แอปพลิเคชัน (Application)
บางองค์กรก็พัฒนาแอปพลิเคชันเพื่อใช้ในการสื่อสาร ที่เหมาะกับการสร้างความร่วมมือทางออนไลน์เป็นหลัก และเน้นไปยังกลุ่มที่ทำงานในออฟฟิศ ซึ่งสร้างให้เกิดการมีส่วนร่วมได้ดีอีกรูปแบบหนึ่ง การใช้แอปยังสะดวกสบายเวลาพนักงานต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ ซึ่งสามารถทำได้ทั้งการประชุม หรือสามารถสรุปรายงานส่งให้กับหัวหน้างาน และยังสามารถพัฒนาเพื่อไปเชื่อมโยงกับระบบบริหารงานบุคคล (HR Management) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อดีของแอปพลิเคชัน คือ สามารถทำเป็นระบบแจ้งเตือนข้อมูลข่าวสารได้ และอาจนำมาใช้แทนระบบอินทราเน็ตได้เลย แต่ก็ต้องมีเงินในการพัฒนามากหน่อยนะครับ
พอดแคสต์ (Podcast)
อีกทางเลือกหนึ่งที่หลายๆแบรนด์นิยมใช้ในการเล่าเรื่องราวต่างๆในรูปแบบเสียง ที่เป็นที่นิยมอย่างมาก มันทำให้ได้ความรู้สึกมีความเป็นมนุษย์มากขึ้น ดูมีความจริงใจ ซึ่งการทำคอนเท้นต์ในรูปแบบพอดแคสต์ก็จะดูมีความสดใหม่ เมื่อเปรียบเทียบกับรูปแบบสื่อดั้งเดิมในอดีต ก็เพียงแค่นำข่าวสารหรือเนื้อหามาเปลี่ยนรูปแบบเป็นการเล่าให้ฟัง
เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน (Collaboration Tools)
เครื่องมือใหม่ๆที่ทำมาใช้ในการทำงานร่วมกันของคนในองค์กร เช่น Trello, Salesforce, Taskwork, JIRA, Slack ก็นับเป็นเครื่องมืออีกแบบหนึ่งที่อาจนำมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และกระบวนการทำงานที่สามารถวางแผนงาน และรายงานผลงานได้แบบ Real-time ที่ทำให้เราเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีม ในแต่ละโปรเจคได้อย่างละเอียด รวมถึงสามารถแบ่งหน้าที่การทำงาน วางแผน สร้างโปรเจคใหม่ๆ สามารถโต้ตอบและตรวจสอบผลสำเร็จของการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ป้ายแบบดิจิทัล (Digital Signage)
แนวคิดสร้างความโดดเด่นและทำให้คนพูดถึง นั่นก็คือ การใช้หน้าจอทีวีแบบดิจิทัล ที่สามารถพิมพ์ข้อความต้อนรับ หรือสื่อสารเรื่องราวต่างๆภายในองค์กร ซึ่งควรนำไปติดตั้งไว้ในพื้นที่ที่มีกลุ่มคนเยอะๆ เช่น ห้องอาหาร ห้องครัว จุดพักผ่อนหย่อนใจ หรือในลิฟต์โดยสาร และอาจนำไปติดตั้งตามแผนกหรือตามโรงงานก็ได้เช่นกัน ซึ่งสามารถสร้างสรรค์ข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบเลยทีเดียว
ช่องทางโซเชียล (Social)
สิ่งที่ข้ามไม่ได้ในยุคนี้ คือ โซเชียล มีเดีย รวมถึงช่องทางโซเชียลอื่นๆ ซึ่งกลายเป็นช่องการสื่อสารภายในองค์กรที่ถือเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะพนักงาน Gen Y และ Gen Z ยิ่งจำเป็นต้องนำเครื่องมือเหล่านี้มาสร้างประสบการณ์ที่ดี และโอกาสในการสร้างการมีส่วนร่วม ที่มีความสามารถในการสื่อสารได้ทั้งแบบส่วนตัวและเป็นกลุ่ม ทั้งการตั้งคำถาม การนำเสนอกิจกรรม การแสดงความคิดเห็นหรือความต้องการต่างๆ เช่น เฟสบุ้ค ไลน์ หรือ Yammer ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของออฟฟิศ 365
การใช้เทคนิคเกม (Gamification)
Gamification เป็นการนำรูปแบบ กลไกหรือวิธีคิดแบบในเกม มาประยุกต์ใช้กับกิจกรรมการสื่อสาร เพื่อเพิ่มความสนุก ความน่าใช้ น่าติดตาม เหมาะกับการสร้างการมีส่วนร่วมเป็นอย่างมาก เราจะเริ่มเห็นองค์กรใหญ่ๆที่มีให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากร ได้นำแนวทางการทำเกมเพื่อเข้ามามีส่วนในงานบริหารงานบุคคล เพื่อแนะนำบริษัท ทำแบบทดสอบ หรือการฝึกอบรม มีการทำเป็นด่านๆหากสอบผ่านด่านแรก ก็สามารถก้าวไปสู่ด่านต่อไป ที่สามารถสร้างมิติใหม่ในการสื่อสารได้ดีอีกวิธีหนึ่ง แต่ก็อาจมีการลงทุนในการพัฒนาเกมสักหน่อย
Photos by freepik – www.freepik.com
