การทำ Business Matching ถือว่าเป็นอีกหนึ่งช่องทางในการเพิ่มโอกาสการนำแบรนด์ออกสู่ตลาดระดับโลกได้ และโดยส่วนใหญ่เราจะเห็นรูปแบบการทำ Business Matching ผ่านการจัดงานนิทรรศการต่างๆ (Exhibition) ที่รวมบรรดาผู้ประกอบการและนักธุรกิจจากทั่วทุกมุมโลกเพื่อมาพบผู้ประกอบการไทย แต่ด้วยสถานการณ์ Covid-19 ที่ทำให้บรรทัดฐานใหม่ไปสู่การทำ Online Business Matching ซึ่งมีความแตกต่างกับการพบปะกันในแบบเดิมๆค่อนข้างมากเลยทีเดียว
ผมได้มีโอกาสไปเป็นกรรมการตัดสินเกี่ยวกับ Online Business Matching Presentation หรือการตัดสินการนำเสนอเพื่อชนะใจการทำ Online Business Matching ในหลักสูตร SMART CONTENT ของกรมส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศ (DITP) ซึ่งเป็นธุรกิจเกี่ยวกับอาหารส่งออก เลยได้นำสรุปไอเดียและแนวทางจากการที่ผู้ประกอบการทำผลงานมานำเสนอ มาสรุปเป็นการทำ Presentation และ Video Presentation ที่โดนใจสำหรับการทำ Online Business Matching มาฝากเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ประกอบการที่สนใจกันครับ
ความแตกต่างของ Online Business Matching
Business Matching คือ การจับคู่ธุรกิจที่จะส่งผลต่อการเติบโตการสร้างรายได้และโอกาสในการสร้างแบรนด์ในระดับโลก และผมเชื่อว่าผู้ประกอบการ SME รวมถึงธุรกิจใหญ่ๆหลายๆธุรกิจน่าจะเคยเข้าร่วมกิจกรรม Business Matching ที่จัดโดยหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน ซึ่งในงานจะมีทั้งการจัดเวทีเสวนา ออกบูธผู้ประกอบการ ที่มีทั้งการเปิดให้คนทั่วไปที่สนใจเข้าร่วมงาน มีการนำเสนอสินค้าหรือบริการภายในบูธ และการทำ Business Matching นั้นก็อาจจะทำเป็นโซนเพื่อให้พูดคุยกันหรือเปิดให้พูดคุยภายในบูธเลยก็ได้ ซึ่งการจัดงานในหนึ่งครั้งก็ใช้เวลาขั้นต่ำๆ 3-5 วัน
ข้อดีของรูปแบบ Offline Business Matching นั้นคือโอกาสที่ผู้ประกอบการและธุรกิจต่างๆจะได้เห็นตัวอย่างสินค้าหรือเครื่องจักรสำหรับกระบวนการผลิตแบบเต็มๆ และได้พูดคุยกันกับผู้ประกอบการโดยตรง มีการทดลองใช้สินค้าหรือบริการในช่วงที่จัดกิจกรรม Business Matching ซึ่งมันสร้างโอกาสในการปิดการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งเลยก็ว่าได้
แต่หาก Business Matching นั้นมาอยู่ในรูปแบบ Online มันจะมีความแปลกใหม่ที่มาพร้อมกับการต้องปรับตัวในหลายๆอย่างของผู้ประกอบการ โดยคุณจะไม่มีโอกาสจัดกิจกรรมออกบูธใดๆได้สิ่งที่สามารถทำได้นั้นก็คือการนำเสนอผ่านช่องทางออนไลน์ที่ทางผู้จัดงานได้เตรียมไว้ จุดนี้เองที่สร้างความแตกต่างทั้งด้านบรรยากาศ วิธีการนำเสนอ การเตรียมสื่อในการนำเสนอ วิธีเจรจาสื่อสาร ซึ่งดูแล้วต้องมีการเตรียมตัวหลายอย่างและสร้างให้เกิดความเคยชินกับ Online Business Matching ที่อาจเป็นมาตรฐานการจัดงานในรูปแบบใหม่ในอนาคตก็ได้ แล้วการทำ Online Business Matching นั้นผู้ประกอบการต้องเตรียมพร้อมในด้านไหนบ้าง เรามาดูกันครับ
- การทำ Presentation ในรูปแบบ PowerPoint
- Video Presentation
- การเตรียมคำพูดในการนำเสนอ
- การจัดสถานที่สำหรับการนำเสนอ
- การเตรียมสินค้าเพื่อนำเสนอ
- ความพร้อมของผู้นำเสนอ
- สัญญาณอินเทอร์เน็ต
- อื่นๆ
จริงๆแล้วการทำ Online Business Matching อาจดูจะไม่ได้สร้างให้เกิดโอกาสการปิดการขายได้มากเท่ากับแบบ Offline ดังนั้นผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องสร้างความประทับใจให้อยู่หมัดมากกว่าเดิม และต้องให้ความสำคัญการนำเสนอ (Presentation) ในรูปแบบออนไลน์เกิน 100% เพราะคุณอาจมีโอกาสแค่เพียงไม่กี่นาทีเท่านั้นที่จะทำให้แบรนด์ของคุณน่าสนใจและกลายเป็นที่จดจำ จนเป็นหนทางสู่การต่อยอดธุรกิจในระดับสากล (International) โดยมันมีเทคนิคที่น่าสนใจอยู่หลายอย่างครับ
เทคนิคการทำ Presentation ให้โดนใจ
การทำ Presentation นั้นผมพูดถึง 2 รูปแบบนั่นก็คือ PowerPoint และ Video Presentation รวมไปถึงอีกส่วนนั่นก็คือการเตรียมคำพูดและหมั่นซ้อมสำหรับการนำเสนอของตัวผู้ประกอบการเองครับ
1. ตั้งวัตถุประสงค์และแตกประเด็นการนำเสนอให้ชัดเจน
เรากำลังพูดถึงเป้าหมายของการทำ Online Business Matching ซึ่งผู้ประกอบการนั้นต้องรู้ดีที่สุดว่าอยากให้ผลลัพธ์ของการนำเสนอครั้งนี้เป็นอย่างไร ซึ่งเชื่อว่าทุกๆคนอยากให้เกิดการต่อยอดธุรกิจกันอยู่แล้ว ดังนั้นคุณต้องรู้ว่ากลุ่มคนที่จะเข้ามาฟังคุณนำเสนอนั้นอยากฟังข้อมูลในลักษณะใดเพื่อนำมาเตรียมทำทั้ง PowerPoint และ Video Presentation โดยวัตถุประสงค์ในการนำเสนอนั้นก็ควรจะชัดเจนไม่แตกยอดออกเป็นหลายประเด็นจนทำให้ผู้ฟังนั้นสับสนและจำยาก ประเด็นหลักๆที่ควรมีใน Presentation นั้นประกอบไปด้วย
- ประวัติความเป็นมาของธุรกิจ
- กระบวนการผลิต
- รางวัลที่ได้รับ
- ผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ
- ความโดดเด่นและความแตกต่างที่มี
- เหตุผลที่ต้องเลือกแบรนด์ของคุณ
- ช่องทางการติดต่อ
2. นำเสนอแบบ Storytelling
หากเป็น Video Presentation ถ้าทำเป็นลักษณะ Storytelling ได้นั้นจะสร้างความรู้สึกร่วมได้ดีกว่า Video Presentation แบบปกติ ซึ่งแน่นอนครับว่าต้องวางการดำเนินเรื่องให้ดูน่าสนใจและแต่ละจุดสามารถเชื่อมต่อได้อย่างลื่นไหล แต่ไม่จำเป็นต้องทำให้มันยาวจนเกินไปอาจใช้ความยาวในช่วง 2-3 นาทีก็น่าจะเพียงพอ และยังสามารถนำมาปรับใช้ผ่านการทำ PowerPoint ได้อีกเช่นกันโดยอาจนำเสนอเป็น Timeline หรือการนำเอา Infographic เข้ามาปรับใช้สร้างความน่าสนใจได้ ลองดูวิธีการสร้าง Storytelling ให้กับแบรนด์ ได้ที่นี่ครับ
3. สร้างอัตลักษณ์ให้โดดเด่น
อัตลักษณ์ของแบรนด์หรือ Brand Identity นั้นค่อนข้างจำเป็นโดยเฉพาะการนำเสนอแบบ Online Business Matching เรียกได้ว่ามันมีความสำคัญเป็นสองเท่าเมื่อเทียบกับการจัดบูธ Business Matching แบบ Offline เพราะคุณจะอยู่แค่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เพียงเท่านั้นซึ่งคุณก็ต้องพยายามทำให้คนที่เข้ามาฟังคุณนำเสนอนั้นจดจำความโดดเด่นที่นอกเหนือจากข้อมูลที่คุณนำเสนอ ด้วยการจดจำภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ถูกถ่ายทอดผ่านทั้ง PowerPoint, Video Presentation และตัวผู้นำเสนอเอง และสิ่งที่เรากำลังพูดถึงนั่นก็คือ
- การมี Template ของแบรนด์ใน PowerPoint
- การใส่โลโก้และชื่อของแบรนด์ให้เหมาะสม
- การใช้สีสันใน PowerPoint
- การทำ Video ที่สะท้อนถึงตัวแบรนด์
- การนำสินค้าหรือผลิตภัณฑ์มาวางตรงหน้าจอเวลานำเสนอ
- Backdrop ด้านหลังควรมีสัญลักษณ์ที่แสดงถึงแบรนด์
- การแต่งกายที่สะท้อนถึงแบรนด์
เนื่องจากเรามีเวลาไม่มากและอาจมีโอกาสแค่ครั้งเดียว ดังนั้นการสร้างการจดจำให้ได้ในระยะเวลาอันสั้นนั้นถือว่าสำคัญมากที่สุดครับ เพราะเมื่อหมดวันในการนำเสนอไปแล้วคุณไม่อาจรู้ได้ว่าผู้ฟังหรือลูกค้าจะไปเจอกับคู่แข่งของคุณอีกกี่เจ้า นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ว่าความโดดเด่นของอัตลักษณ์ในตัวแบรนด์จะทำให้ลูกค้านึกถึงเราได้ง่ายขึ้นจาก Online Business Matching นั่นเอง
4. Presentation ไม่ใช่การ Review สินค้า
การนำเสนอในการทำ Online Business Matching นั้นไม่ใช่การ Review ว่าสินค้าใช้ได้ดีอย่างไรหรือมีคนดังมานำเสนอสินค้าเพื่อให้คนมาสนใจซื้อ ซึ่ง Online Business Matching มันคือการสร้างความเชื่อมั่นความน่าเชื่อถือ โดยแนวทางของการนำเสนอนั้นต้องระบุวัตถุประสงค์ให้ได้อย่างชัดเจน เพราะคนที่มาฟังเรานั้นก็ต้องมีความคาดหวังที่จะได้รู้ว่าสินค้านั้นดีอย่างไร โดดเด่นอย่างไร กระบวนการผลิตเป็นอย่างไร มาตรฐานการผลิตเป็นอย่างไร จะสร้างคุณค่าและประโยชน์กับลูกค้าได้อย่างไร
5. ไม่ใส่ทุกอย่างไว้ใน Presentation
หลายครั้งผู้ประกอบการพยายามใช้โอกาสของการทำ Online Business Matching ในการนำเสนอแบบ All-in-One ซึ่งมันทำให้เกิดทั้งความสับสนในสิ่งที่คุณกำลังจะนำเสนอ และมันจะทำให้คนที่ฟังนั้นจับใจความอะไรไม่ได้เลย Presentation ที่น่าดูนั้นจะมี Key Message หรือข้อความหลักๆเพียงหนึ่งถึงสองอย่างเท่านั้นและต้องจัดระเบียบแต่ละหน้าของ PowerPoint ให้ลงตัว ซึ่ง PowerPoint จะยาวหรือสั้นไม่ใช่ประเด็นแต่ประเด็นอยู่ที่มีเนื้อหาที่ครบถ้วนแบบพอดีสำหรับการนำเสนอหรือไม่
- หากคุณมีผลิตภัณฑ์อยู่ 150 รายการ คุณไม่ต้องใส่ทุกอย่างมาหมดให้แบ่งเป็นประเภทก็เพียงพอ
- ดึงผลิตภัณฑ์เด่นๆหรือสินค้าที่เป็นเรือธงที่อยากนำเสนอมาสัก 3-4 ตัว และทำให้มันน่าสนใจมากที่สุด
- หากเป็นประวัติก็ไม่ต้องใส่มาทุกช่วงปีให้เลือกปีที่เป็น Highlight สำคัญๆมานำเสนอ และนำเสนอเป็น Story line แบบเข้าใจง่าย
- แต่หากต้องการโชว์ผลิตภัณฑ์ทุกอย่างให้ทำเป็นโครงสร้างในลักษณะ House of Brands หรือ Branded House จะได้เห็นภาพรวมชัดมากขึ้น
6. ชูจุดเด่นให้มากที่สุด
บางครั้งเราอยากใส่ข้อมูลทุกอย่างเข้าไปใน Presentation แต่มันจะทำให้ผู้ฟังไม่สามารถจับใจความสำคัญได้ จนมันกลายเป็น Presentation แบบธรรมดาๆและดูน่าเบื่อไป ดังนั้นจึงควรแบ่งสัดส่วนการให้ความสำคัญกับจุดเด่นๆที่คุณอยากนำเสนอ ซึ่งควรให้น้ำหนักกับอะไรที่เป็น Highlight ของคุณให้มากขึ้น เช่น
- จุดเด่นคุณคือความสามารถในการ Customize คุณก็อธิบายว่าสามารถ Customize อะไรได้บ้าง
- จุดเด่นคุณคือรสชาติคุณก็เน้นความเป็นส่วนประกอบที่เติมเต็มอาหารมื้อต่างๆ สามารถปรุงได้กับเมนูไหนบ้าง
- จุดเด่นคือกระบวนการผลิตที่ทันสมัยก็ต้องนำเสนอภาพหรือวิธีการที่สดใหม่สะอาดได้มาตรฐาน
- จุดเด่นคือการนำเอานวัตกรรมมาใช้ในการผลิต ก็ต้องนำเสนอส่วนที่เป็นนวัตกรรมให้มากขึ้น
- จุดเด่นคือรสชาติของสินค้าคุณก็ต้องนำเสนอภาพสินค้าเน้นสีสันความสวยงามทั้งใน PowerPoint และ Video Presentation ให้มากขึ้น
7. รูปสินค้าต้องโดดเด่น
โอกาสในการทำ Online Business Matching นั้นมีไม่ค่อยมากดังนั้นสินค้าที่คุณกำลังจะขายต้องทำให้มันกลายเป็นพระเอกให้มากที่สุด หลายๆครั้งเราจะเห็นการนำเสนอที่ทำให้จุดเด่นนั้นกลายเป็นจุดด้อย จากการให้ความสำคัญกับตัวหนังสือมากกว่าการนำรูปภาพมานำเสนอ และยิ่งหากคุณกำลังขายผลิตภัณฑ์ขายหน้าตา Packaging คุณต้องมีภาพที่สวยงามชัดเจนในทั้ง PowerPoint และ Video Presentation เพราะลูกค้าไม่มีโอกาสได้ลองชิมสินค้าคุณได้ในตอนนั้น ดังนั้นพยายามทำให้พวกเค้ารู้สึกว่าของที่อยู่ในบรรจุภัณฑ์นั้นมันเป็นสิ่งที่น่าลิ้มลองให้ได้มากที่สุด
8. ตัวหนังสือไม่ต้องมากมายมหาศาล
การทำ PowerPoint นับเป็นศิลปะอย่างหนึ่งครับซึ่งหากเป็นการนำเสนอโดยใช้ PowerPoint เป็นสื่อกลางก็จะขอเน้นว่าอย่าให้มีตัวหนังสือเยอะจนเกินไป เพราะคนฟังจะไม่สนใจสิ่งที่คุณกำลังพูดและอีกอย่างก็คือหากเป็น Online Business Matching ถ้าเกิดสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดีก็อาจทำให้ตัวหนังสือนั้นเลือนลางอ่านยากเข้าไปอีก การมีตัวหนังสือเยอะมากๆก็จะต้องใช้ตัวหนังสือที่เล็กลงยิ่งทำให้อ่านยากเข้าไปใหญ่ ซึ่งหากปรับรูปแบบเป็นการเล่าด้วยภาพหรือ Infographic มาช่วย มันจะทำให้ PowerPoint และการนำเสนอนั้นน่าสนใจขึ้นมาก หากจะใช้ตัวหนังสือเยอะๆอาจต้องทำเป็นเวอร์ชั่นสำหรับส่งอีเมล์แนบไปต่างหากจะดีกว่า
9. เตรียม Product Catalogue Online เอาไว้ด้วย
สำหรับผู้ประกอบการที่มีผลิตภัณฑ์มากหมายมหาศาลก็ควรทำแคตาล็อกสินค้าเอาไว้ด้วย เพราะในการนำเสนอจริงๆคุณคงไม่สามารถเอาทุกผลิตภัณฑ์มานำเสนอในระยะเวลาจำกัดได้ ดังนั้นคุณต้องเปิดช่องทางให้กับลูกค้าและผู้ฟังที่สนใจเข้าไปมองหาคุณเพิ่มเติมด้วยเช่นกัน ซึ่งนั่นก็รวมถึงการบริหารจัดการคอนเทนต์บนเว็บไซต์ที่สร้างประสบการณ์ดีๆของผู้ใช้งานอีกด้วย
10. อย่าลืม QR Code และช่องทางการติดต่อ
ด้วยความที่เป็นการนำเสนอในรูปแบบออนไลน์ซึ่งคุณอาจมีโอกาสเจอลูกค้าเพียงแค่ไม่กี่นาที และลูกค้ามักจะถ่ายรูปรายละเอียดหรือช่องทางการติดต่อคุณจากหน้าจอ ซึ่งการมี QR Code จะทำให้การติดต่อกับคุณนั้นมีความง่ายมากยิ่งขึ้น มีช่องทางอื่นๆให้ติดต่อก็ควรใส่ไว้ในหน้าสุดท้ายของการนำเสนอด้วยเช่นกัน โดย QR Code สามารถลิ้งค์ไปยังเว็บไซต์ ช่องทางโซเชียลมีเดีย หรืออาจจะเป็น Line ก็อยู่ที่ความเหมาะสมครับ
11. มีจังหวะในการพูด
หลายๆคนนั้นนำเสนอเก่งเป็นชีวิตจิตใจและมีพลังในการนำเสนอมาก แต่หลายๆครั้งอาจพูดเร็วจนเกินไปไม่มองผู้ฟังจนอาจทำให้ผู้ฟังนั้นตามไม่ทัน ซึ่งการนำเสนอที่ดีนั้นควรใช้ความเร็วแบบกลางๆและแบ่งจังหวะมีการตั้งคำถามกับผู้ฟังบ้าง ใช้น้ำเสียงและโทนเสียงที่ดูน่าฟังก็จะเป็นการสร้างการมีส่วนร่วมและเช็คความตั้งใจของผู้ฟังได้อีกด้วย
12. ไม่ควรท่องบทมานำเสนอ
หลายครั้งเรามักจะเห็นผู้นำเสนอท่องและอ่านทุกตัวหนังสือใน PowerPoint ซึ่งคงไม่ใช่เรื่องดีแน่ๆกับการที่คุณกำลังอยู่ในสถานการณ์ทำ Online Business Matching เพราะคุณจะเอาแต่มอง Presentation และ Script ที่อยู่ในมือจนบางทีคุณลือมองปฏิกิริยาผู้ฟังหรือไม่ได้มองผู้ฟังเลย ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ถือว่าผิดพลาดมากๆครับ ดังนั้นคุฯควรจะใช้เวลาฝึกซ้อมอยู่บ่อยๆสรุปเป็นประเด็นสำคัญๆเพื่อนำเสนอใน PowerPoint เพื่อให้การนำเสนอนั้นน่าสนใจมากยิ่งขึ้น
13. ลองตั้งคำถามกับตัวเองอยู่เสมอ
ในการนำเสนอไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไหนก็ตามเรามักจะนำเสนอสิ่งที่จะทำให้ผู้ฟังสนใจและปิดการขายกับเราให้ได้อย่างรวดเร็ว เราพยายามเตรียมตัวสำหรับการนำเสนอจนอาจจะลืมไปว่ามันยังมีโอกาสที่จะเกิดคำถามจากผู้ฟังอยู่เสมอ ซึ่งหลายๆครั้งผู้ประกอบการไม่ได้เตรียมตัวเอาไว้และตอบคำถามไม่ได้จนบางทีก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นมันจบลงอย่างรวดเร็วกว่าที่คิด และยิ่งเป็น Online Business Matching ด้วยแล้วมันยิ่งต้องพยายามจบทุกอย่างให้ได้ภายในระยะเวลาที่จำกัด ดังนั้นคุณควรลองสวมบทบาทเป็นผู้ฟังดูและพยายามตั้งคำถามให้ได้มากที่สุด เพื่อที่คุณจะได้หาคำตอบมาเตรียมตัวไว้ให้การนำเสนอนั้นราบรื่นมากที่สุด
คำแนะนำ
- หมั่นซ้อมอยู่บ่อยๆเพื่อสร้างความคุ้นเคยก่อนการนำเสนอ
- ทักทายผู้ฟังและถามทุกข์สุขก่อนนำเสนอเพื่อลดความตื่นเต้น
- นำเสนอใน Style ที่คุณมั่นใจมากที่สุด
- เตรียมเครื่องไม้เครื่องมือเอาไว้เผื่อว่าสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่เสถียรพอ อาทิ สัญญาณมือถือ 3G, 4G, 5G
- การทำ Online Business Matching จำเป็นต้องสร้างความมั่นใจให้ผู้ฟังให้ได้ ดังนั้นควรจะมีเนื้อหาที่สั้นกระชับจดจำได้ง่าย
- อย่าลืมทิ้งช่องทางการติดต่อไว้เสมอไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย เบอร์โทร
- ในเว็บไซต์ควรมีอย่างต่ำ 2 ภาษาทั้งไทยและอังกฤษ และหากกลุ่มเป้าหมายมีคนจีนหรือชาติอื่นๆ ถ้าสามารถทำออกมาได้ตรงตามภาษาของแต่ละประเทศก็นับเป็นประโยชน์ครับ
ความสำคัญของการนำเสนอในรูปแบบ Online Business Matching นั่นก็คือความพร้อมของทั้งตัวผู้พูดเองและการเตรียมสื่อต่างๆ ที่จะต้องมีการจัดวางลำดับเนื้อหาให้เป็นเรื่องราวที่เชื่อมโยงกัน มีความอ่านง่าย เข้าใจง่าย จดจำง่าย ตรงประเด็น และสามารถโต้ตอบประเด็นต่างๆที่ผู้ฟังอยากรู้ให้ได้ มันจะทำให้การนำเสนอในครั้งนั้นประสบความสำเร็จแน่นอนครับ
