ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วของโลกธุรกิจ ทั้งในด้านผลิตภาพ (Productivity) และผลการปฏิบัติงาน (Performance) มันก็มักจะมีอยู่ 2 คำที่ถูกนำมาพิจารณาในการประชุมระดับบริหาร นั่นก็คือ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) และ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) และถึงแม้ว่าคำทั้ง 2 คำอาจมีความคล้ายคลึงกันและบางครั้งถูกใช้แทนกัน แต่โดยเนื้อแท้แล้วทั้ง 2 คำก็สื่อถึงแนวคิดที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน การทำความเข้าใจถึงความแตกต่างดังกล่าว และการพิจารณาถึงลำดับความสำคัญของแต่ละแนวคิดนั้น ก็ถือเป็นพื้นฐานสำคัญของการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning)
ในการบรรยายที่ผ่านมาถึงเรื่องการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ผมได้เจอกับหนึ่งคำถามสำคัญจากเจ้าของธุรกิจท่านหนึ่ง กับคำว่า “Do the Right Things” กับ “Do the Things Right” เราควรตัดสินใจทำแบบไหนดี และเชื่อไหมครับว่าคำตอบมันดูเหมือนจะง่าย แต่มันก็ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดขนาดนั้น โดยทั้ง 2 คำนี้ก็เกี่ยวข้องกับ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) และ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) ว่าคุณจะทำใน “สิ่งที่ถูกต้อง” หรือจะเลือกทำอย่างไร “ให้มันถูกต้อง” เพื่อให้เกิด “ประสิทธิผล” (Effectiveness) และ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) กับธุรกิจมากที่สุด
ในบทความนี้ผมจะมุ่งไปที่การทำความเข้าใจความหมายในเชิงลึก ผลกระทบที่เกิดขึ้นจริง และยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของแนวคิดในเรื่องนี้ เพื่อเป็นแนวทางให้ผู้อ่านสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบคอบยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในบริบทของการทำธุรกิจ การดำเนินงาน หรือแม้กระทั่งการนำไปใช้ในชีวิตประจำวัน
Do the “Right Things” vs. Do the “Things Right”
ก่อนที่เราจะลงลึกในรายละเอียดและยกตัวอย่างของ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) “Do the Right Things” และ “Do the Things Right” ผมขออนุญาตปูพื้นฐานความเข้าใจ ด้วยความหมายที่แท้จริงของแต่ละคำเสียก่อน เพื่อที่จะสามารถต่อยอดและเห็นถึงความสำคัญ ของการนำทั้งสองแนวคิดนี้ไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม
1. ประสิทธิผล = การทำสิ่งที่ถูกต้อง (Do the Right Things)
ประสิทธิผล (Effectiveness) คือ การเน้น ผลลัพธ์ (Result) และ เป้าหมาย (Goal) เป็นสำคัญ ซึ่งถือเป็น “การทำสิ่งที่ถูกต้อง” (Do the Right Things) โดยประสิทธิผล (Effectiveness) ให้ความสำคัญกับคำว่า “อะไร” (What) ที่ทำ และ “ทำไม” (Why) ถึงทำ สิ่งสำคัญ ก็คือ การเลือกกิจกรรมหรือกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายหลัก หากเป้าหมายไม่ถูกต้อง หรือสิ่งที่คุณทำไม่ใช่สิ่งที่ควรทำตั้งแต่แรก การทำงานนั้นก็จะไม่เกิดประโยชน์ต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ ไม่ว่าคุณจะทำงานนั้นได้รวดเร็วแค่ไหนก็ตาม
ตัวอย่างเช่น ผู้ก่อตั้งบริษัทสตาร์ทอัพ “ตัดสินใจ” ที่จะ “หยุดพัฒนา” ผลิตภัณฑ์ที่ไม่มีคนต้องการ และหันไป “มุ่งเน้น” การแก้ไขปัญหาที่ตลาดกำลังต้องการมากขึ้น นี่คือ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) เพราะเป็นการตัดสินใจ ที่มุ่งเป้าไปที่ความต้องการที่แท้จริงของตลาด
2. ประสิทธิภาพ = การทำสิ่งต่างๆให้ถูกต้องหรือถูกวิธี (Do the Things Right)
ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือ การเน้นที่ “กระบวนการ” (Process) และ “วิธีการ” (How) ในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งถือเป็น “การทำสิ่งต่างๆให้ถูกต้อง” (Do the Things Right) โดยใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด (เช่น เวลา แรงงาน เงิน) การมีประสิทธิภาพหมายถึงการทำงานอย่างชาญฉลาด ลดความสูญเปล่า และเพิ่มผลผลิต แต่อย่างไรก็ตาม หากสิ่งที่ทำนั้นไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้อง หรือไม่นำไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ การมีประสิทธิภาพในการทำสิ่งนั้น ก็อาจไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ตัวอย่างเช่น ทีมงานทำการ “ปรับกระบวนการ” การรายงานผลให้เป็นอัตโนมัติ ลดเวลาการทำงานจาก 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เหลือเพียง 30 นาทีต่อสัปดาห์ แสดงว่าพวกเขามี “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) เพราะสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรได้
- ประสิทธิผล (Effectiveness) คือ การเล็งเป้าหมายให้ถูกจุด (Doing the Right Things)
- ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือ การเดินทางไปสู่เป้าหมายนั้นด้วยวิธีที่ดีที่สุด (Doing Things Right)
ทั้ง 2 สิ่งนี้มีความสำคัญเท่าๆกัน แต่ในบางสถานการณ์การมี “ประสิทธิผล” (Effectiveness) อาจสำคัญกว่าการมี “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) เพราะหากคุณกำลังทำสิ่งที่ผิด (การทำผิดเป้าหมาย) และการทำสิ่งนั้นให้เร็วยิ่งขึ้น ก็ไม่ได้ช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นแต่อย่างใด แต่ในทางกลับกัน หากคุณกำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง “การปรับปรุงประสิทธิภาพ” ก็จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็ว และด้วยการใช้ทรัพยากรที่น้อยลงนั่นเอง
แก่นแท้ของความแตกต่างระหว่าง Effectiveness vs. Efficiency
| คำศัพท์ | คำนิยาม | จุดมุ่งเน้น | การตั้งคำถาม |
|---|---|---|---|
| ประสิทธิผล (Effectiveness) | การทำสิ่งที่ถูกต้อง (Do the Right Things) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ | การมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์ (Strategic Focus) หรือการเน้น Goal-Oriented | “เรากำลังทำในสิ่งที่สำคัญจริงๆหรือไม่” |
| ประสิทธิภาพ (Efficiency) | การทำสิ่งต่างๆให้ถูกต้อง (Do the Things Right) โดยการปรับกระบวนการให้เหมาะสม และลดความสูญเปล่าให้เหลือน้อยที่สุด | การมุ่งเน้นเชิงปฏิบัติการ (Operational Focus) หรือการเน้น Process-Oriented | “เรากำลังทำสิ่งนี้ด้วยวิธีที่ดีที่สุดหรือไม่” |
เมื่อไหร่ควร Do the “Right Things” เมื่อไหร่ควรเน้น Do the “Things Right”
เมื่อเราเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่าง “ประสิทธิผล” (Effectiveness) หรือการ “Do the Right Things” และ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) หรือการ “Do the Things Right” แล้ว คำถามสำคัญที่ตามมา ก็คือ แล้วเมื่อไหร่ที่เราควรให้ความสำคัญกับด้านใดด้านหนึ่งมากกว่ากัน เรามาดูสถานการณ์ที่เหมาะกับการใช้ทั้ง 2 คำนี้กันครับ
1. การใช้ Effectiveness หรือ Do the Right Things
- การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decisions)
เมื่อต้องกำหนดทิศทาง (Direction) และเป้าหมายระยะยาว (Long-term Goal) ขององค์กร การเลือกตลาดที่เหมาะสม (Segmentation)
การวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์ (Product Positioning) หรือการตัดสินใจว่าจะมุ่งเน้นไปที่โอกาสใด ก็ควรให้ความสำคัญกับ “การตัดสินใจที่ถูกต้อง” (Do the Right Things) ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาว แม้ว่าในช่วงแรกอาจจะยังไม่มีประสิทธิผลสูงสุด - การเลือกโครงการหรือเป้าหมาย (Projects or Goals)
ในการเริ่มต้นโครงการหรือกำหนดเป้าหมายใหม่ๆ สิ่งสำคัญ ก็คือ การเลือกโครงการหรือเป้าหมาย ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวม และมีศักยภาพในการสร้างผลลัพธ์ที่มีความหมาย การเลือก “สิ่งที่ควรทำ” (เน้นประสิทธิผล) สำคัญกว่าการเลือก “สิ่งที่ทำได้ง่าย” (เน้นประสิทธิภาพ) เพียงอย่างเดียว - เปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ (New Products / Services)
เมื่อนำเสนอสิ่งใหม่สู่ตลาด สิ่งสำคัญอันดับแรก คือ การตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้น ตอบสนองความต้องการของลูกค้าและมีคุณค่าหรือไม่ การมุ่งเน้นที่ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า สิ่งที่นำเสนอออกไปนั้น “ใช่” สำหรับตลาดเป้าหมาย (Target Market) ก่อนที่จะกังวลเกี่ยวกับวิธีการผลิต หรือส่งมอบที่มี “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) ที่สุด - จัดสรรงบประมาณและทรัพยากร (Budget & Resources Allocation)
เมื่อมีการจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัด การตัดสินใจว่าจะลงทุนในส่วนใด เพื่อให้ได้ “ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด” เป็นสิ่งสำคัญ การมุ่งเน้นที่ “ประสิทธิผล” (Effectiveness) จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรจะถูกนำไปใช้ ในส่วนที่จะสร้างผลกระทบมากที่สุดต่อเป้าหมาย
2. การใช้ Efficiency หรือ Do the Things Right
- ปรับปรุงการดำเนินงาน (Streamlining Operations)
เมื่อกระบวนการทำงานหลักเริ่มเข้าที่ การมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงให้ราบรื่น ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และกำจัดความสูญเปล่า จะช่วยเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุน - พัฒนาขั้นตอนการทำงานภายใน (Improving Internal Processes)
การทบทวนและปรับปรุงวิธีการทำงานของทีม การจัดการข้อมูล หรือการสื่อสารภายในองค์กร จะช่วยเพิ่ม “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) ในการทำงานโดยรวม - ขยายขนาดทีมหรือบริการ (Scaling Teams or Services)
เมื่อต้องการรองรับการเติบโต การมุ่งเน้นที่ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) จะช่วยให้สามารถขยายขนาด (Scale) การดำเนินงานได้โดยไม่สูญเสียคุณภาพ หรือเพิ่มต้นทุนในอัตราที่ไม่สมเหตุสมผล การมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การเติบโตเป็นไปอย่างยั่งยืน - ลดต้นทุนในการผลิต (Reducing Production Costs)
ในกระบวนการผลิตหรือการให้บริการที่มีอยู่แล้ว การมองหาวิธีลดต้นทุนโดยไม่กระทบต่อคุณภาพ (เช่น การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม การปรับปรุงการจัดการวัสดุ) เป็นการมุ่งเน้นที่ “ประสิทธิภาพ” (Efficiency)
สรุปแล้ว “ประสิทธิผล” (Effectiveness) มักมีความสำคัญใน “ช่วงเริ่มต้น” ของการดำเนินการ การวางแผนกลยุทธ์ และการกำหนดทิศทาง “ประสิทธิภาพ” (Efficiency) มักมีความสำคัญเมื่อ “กระบวนการต่างๆเริ่มเข้าที่” และต้องการการปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น
- ร้านอาหารรู้ว่าลูกค้า คือ ใคร และควรขายเมนูแบบไหน (เป็นการเน้นประสิทธิผล) หรือ Do the Right Things
- จากนั้นพัฒนาการบริการให้เร็วขึ้น และลดของเสียในครัวให้น้อยลง (เป็นการเน้นประสิทธิภาพ) หรือ Do the Things Right
เปรียบเทียบกลยุทธ์การทำธุรกิจด้วย Effectiveness vs. Efficiency Matrix
ความสำเร็จไม่ได้มาจากการ “ทำงานหนัก” เพียงอย่างเดียว แต่ต้องมาจากการ “ทำงานให้ถูกวิธีและเพื่อเป้าหมายที่ถูกต้อง” ด้วย ซึ่งแนวคิดนี้สามารถอธิบายได้ผ่าน Effectiveness vs. Efficiency Matrix โดยใน Matrix นี้แบ่งออกเป็น 2 แกนด้วยกัน คือ
- แกนแนวตั้ง คือ ความมีประสิทธิผล (Effectiveness) ซึ่งหมายถึงว่า เรากำลัง “ทำสิ่งที่ใช่” อยู่หรือไม่ เช่น เป้าหมายของเราตรงกับความต้องการของตลาดหรือไม่ กลยุทธ์ของเรามีคุณค่าจริงหรือเปล่า
- แกนแนวนอน คือ ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงว่า เรากำลัง “ทำสิ่งนั้นได้ดีแค่ไหน” เช่น เราใช้ทรัพยากรคุ้มค่าไหม กระบวนการผลิตเร็ว และประหยัดหรือเปล่า
และจากการรวมกันของทั้ง 2 แกนนี้จะได้ออกมาเป็น 4 สถานการณ์สำคัญๆ ดังนี้
Smart & Scalable
ในจุดนี้ถือว่าเป็นจุดที่ดีที่สุดขององค์กร คือ “การทำสิ่งที่ใช่และทำได้ดี” ทั้งการมีเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งถือว่าเป็นการตั้งเป้าที่มี “ประสิทธิผลสูง” (High Effectiveness) และมีการดำเนินการที่ถูกต้องที่มี “ประสิทธิภาพสูง” (High Efficiency) ธุรกิจในกลุ่มนี้สามารถเติบโตได้อย่างมั่นคง มีความได้เปรียบในระยะยาว และขยายตัวได้ง่าย (Smart & Scalable)
Needs Refinement
ในสถานการณ์นี้องค์กรรู้ว่าควรทำอะไรเมื่อ “เป้าหมายถูกต้อง แต่วิธีการยังไม่ดีพอ” โดยการมีเป้าหมายชัดเจนนั้นถือว่ามี “ประสิทธิผลสูง” (High Effectiveness) แต่ยังทำได้ไม่ดีพอหรือเกิด “ประสิทธิภาพต่ำ” (Low Efficiency) เช่น ต้นทุนสูง ระบบไม่ลื่นไหล หรือใช้เวลาเกินจำเป็น โดยหากปรับปรุงกระบวนการได้ ก็สามารถยกระดับเป็นกลุ่มที่ดีที่สุดได้
Fast Failure
องค์กรในกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่ “ทำได้ดีแต่เป้าหมายผิดไป” คือ มีระบบดี ทำงานเร็ว ประหยัด ซึ่งถือว่ามี “ประสิทธิภาพสูง” (High Efficiency) แต่กำลังมุ่งไปผิดทางผิดเป้าหมาย ทำให้เกิด “ประสิทธิผลต่ำ” (Low Effectiveness) เช่น พัฒนาสินค้าที่ตลาดไม่ต้องการ หรือขยายสาขาในทำเลที่ไม่มีความต้องการ และยิ่งทำเร็วมากขึ้นเท่าไร ก็ยิ่งล้มเหลวเร็วมากขึ้นเท่านั้น
Slow Failure
สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด คือ การตั้ง “เป้าหมายผิด และยังทำได้แย่” ทั้งการไม่มีเป้าหมายที่ถูกต้อง ทำให้เกิด “ประสิทธิผลต่ำ” (Low Effectiveness) และยังทำงานได้อย่าง “ไม่มีประสิทธิภาพ” (Low Efficiency) เช่น กลยุทธ์ไม่ตอบโจทย์ กระบวนการยุ่งยาก ใช้ทรัพยากรเปลือง เป็นจุดที่ธุรกิจมักสูญเสียทั้งเวลา เงินทุน และพลังงาน
Case Study บริษัทบรรจุภัณฑ์เพื่อความยั่งยืน (Sustainable Packaging)
บริษัทสตาร์ทอัพแห่งหนึ่งได้พัฒนาบรรจุภัณฑ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เช่น กล่องใส่อาหารที่ย่อยสลายได้ตามธรรมชาติ โดยมีเป้าหมายเพื่อทดแทนการใช้พลาสติก แบบใช้ครั้งเดียวสำหรับธุรกิจแบบ Delivery
การทำ “สิ่งที่ถูกต้อง” (Do the Right Things)
ผู้ก่อตั้งบริษัทได้ทำการศึกษาตลาดและค้นพบว่า
- ความต้องการในสินค้าเพื่อสิ่งแวดล้อมเพิ่มขึ้น เนื่องจากแรงกดดันจากผู้บริโภค และกฎระเบียบของภาครัฐ
- ตลาดบริการส่งอาหารและครัวกลาง (Cloud Kitchen) กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว และต้องการทางเลือกด้านบรรจุภัณฑ์ที่ยั่งยืน
- คู่แข่งที่มีอยู่ในตลาดเสนอผลิตภัณฑ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (Green Product) แต่มีราคาสูงเกินไปสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย
บริษัทจึงตัดสินใจมุ่งเน้นการผลิตบรรจุภัณฑ์แบบย่อยสลายได้ ในราคาที่ย่อมเยาสำหรับ SME สำหรับอุตสาหกรรมอาหาร โดยสาเหตุที่การเลือกกลยุทธ์นี้ถือเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง ดังนี้
- เลือกกลุ่มลูกค้าเป้าหมายได้อย่างแม่นยำ
- แก้ไขปัญหาที่แท้จริง (ต้นทุน + การปฏิบัติตามกฎหมายสิ่งแวดล้อม)
- สอดคล้องกับแนวโน้มของโลกด้านความยั่งยืน
นี่คือตัวอย่างของ “Effectiveness” โดยธุรกิจกำลังเลือกแก้ปัญหาที่ถูกต้อง (Do the Right Things) ซึ่งตรงกับความต้องการและมีคุณค่าในระยะยาว
การทำ “สิ่งนั้นให้ถูกวิธี” (Do the Things Right)
เมื่อกลยุทธ์ชัดเจน บริษัทจึงหันมาเน้นความเป็นเลิศในการดำเนินงาน ดังนี้
- ใช้วัตถุดิบเหลือใช้จากการเกษตรในท้องถิ่น เช่น ชานอ้อยหรือแป้งมันสำปะหลัง เพื่อลดต้นทุน
- ใช้กระบวนการผลิตแบบไร้ของเสีย (Zero Waste) โดยรีไซเคิลวัสดุเหลือใช้
- ออกแบบบรรจุภัณฑ์ให้ใช้วัสดุน้อยที่สุด แต่ยังคงความแข็งแรงเหมือนเดิม
- วางระบบจัดส่งที่รวมออเดอร์ตามพื้นที่ เพื่อลดปริมาณการปล่อยคาร์บอน
นี่คือตัวอย่างของ “Efficiency” โดยธุรกิจสามารถลดต้นทุนต่อหน่วย ทำให้เข้าถึงความยั่งยืนได้เร็วขึ้น ลดการใช้ทรัพยากรและพลังงานส่งผลถึงกำไรที่เพิ่มขึ้น และยังเพิ่มความรวดเร็วในการผลิตและคุณภาพ เพราะจัดการได้อย่างถูกวิธี (Do the Things Right)
ความสำเร็จในการธุรกิจ การมีภาวะผู้นำ และการใช้ชีวิต ไม่ได้ขึ้นอยู่กับแค่ความรวดเร็วหรือความทุ่มเท หากแต่เป็นการมุ่งไปในทิศทางที่ถูกต้อง เลือกสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง และวางแนวทางให้สอดคล้องกับเป้าหมาย ถึงจะกลายเป็นหนทางสู่ความสำเร็จที่แท้จริงได้นั่นเอง
