
การบริหารจัดการโครงการหรือแผนการ (Project Management) ถือว่าเป็นหนึ่งในสาขาและสายอาชีพที่ต้องอาศัยทักษะในหลายด้าน เพื่อให้สามารถนำพาโครงการ งาน หรือโปรเจค ที่ได้รับมอบหมายที่อาจมีความซับซ้อนไปสู่ความสำเร็จได้ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารทีมเล็กๆหรือการนำทีมในโครงการขนาดใหญ่ คนที่เป็นผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบโครงการต้องมีทักษะที่หลากหลายเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด ภายใต้งบประมาณและภายใต้ขอบเขตที่กำหนดไว้ ในบทความนี้ผมจะชวนผู้อ่านมาสำรวจทักษะสำคัญที่ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ทุกคนต้องมีและจำเป็นต้องพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้เกิดความสำเร็จในตัวของโครงการและบทบาทหน้าที่ที่ได้รับ โดยแบ่งออกมาเป็นทั้ง Soft Skill, Hard Skill และ Technical Skill ครับ

10 Soft Skill สำหรับ Project Manager
คำว่า Soft Skill ที่เราเรียกว่า “ทักษะด้านบุคคล” หรืออาจเรียกว่า “ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์” ซึ่งก็คือ สิ่งที่เราเรียกว่า “ทักษะที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค” นับเป็นทักษะที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงคุณภาพของการทำงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือหรือข้อกำหนดทางเทคนิคแบบเฉพาะด้าน ทักษะที่เป็น Soft Skill
เหล่านี้มักจะช่วยให้เกิดความเชื่อมโยงเชิงบวกกับผู้อื่นในการทำงาน และทักษะแบบ Soft Skill
ทั้ง 10 ข้อนี้ถือเป็นทักษะด้านอารมณ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับคนที่จะมาทำหน้าที่เป็นผู้จัดการรวมถึงบริหารโครงการ
1. ความร่วมมือในการทำงาน
การทำงานร่วมกันเป็นรากฐานสำคัญของการจัดการโครงการทั้งหมด เพราะการทำงานร่วมกันจะช่วยให้คุณทำงานเสร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และเมื่อคุณสามารถประสานงานระหว่างทีมต่างๆได้ คุณก็จะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวกับโครงการที่ทำอยู่จากคนอื่นๆที่เกี่ยวข้อง การมีจิตใจที่มีส่วนร่วมในการทำงานจะช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และโครงการต่างๆก็จะพัฒนาได้ดียิ่งขึ้น และเพื่อพัฒนาทักษะการทำงานร่วมกัน คุณจำเป็นต้องฝึกฝนการสนทนา และการใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การฟังอย่างตั้งใจและทำความเข้าใจในสิ่งที่ได้ยิน (Active Listening) โดยที่คุณต้องมีส่วนร่วมและมีสมาธิเมื่อผู้อื่นพูดกับคุณ
2. การทำงานเป็นทีม
การทำงานเป็นทีมนั้นทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะรู้สึกเป็นที่ต้อนรับ เป็นที่ต้องการ เป็นคนที่มีคุณค่า และได้รับการสนับสนุน ดังนั้นในฐานะที่คุณเป็นผู้นำในการจัดการโครงการ คุณจำเป็นต้องใช้วิธีการระดมสมอง (Brainstroming) เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่เหมาะสมจากทีม อาจเป็นการสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 หรือการขอความคิดเห็นจากทีมโดยตรง ก็จะช่วยกระตุ้นให้เกิดบรรยากาศของการทำงานเป็นทีมได้ดีมากยิ่งขึ้น

3. การสื่อสาร
การสื่อสารที่ผิดพลาดถือเป็นเรื่องปกติเมื่อคุณทำงานกับกลุ่มคน แต่หากคุณสามารถเรียนรู้วิธีการสื่อสารให้ดีและหลีกเลี่ยงความผิดพลาดได้ ก็จะทำให้การบริหารโครงการดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและยังมีบรรยากาศของความสนุกสนานได้อีก ดังนั้นคุณจำเป็นต้องฝึกฝนกับการเปิดกว้างและแสดงความซื่อสัตย์กับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งต้องการความไว้วางใจอย่างมากระหว่างคุณและสมาชิกในทีม พยายามสนับสนุนให้สมาชิกในทีมของคุณนำเสนอความคิดเห็นต่างๆให้ได้มากที่สุด แม้ว่าคุณอาจจะไม่เห็นด้วยกับพวกเขาก็ตาม
4. การบริหารเวลา
ทักษะการบริหารเวลากับการบริหารโครงการนั้นเป็นของคู่กันเสมอ เพราะเมื่อคุณจัดระเบียบงานได้ดีขึ้นคุณจะเข้าใจทุกอย่างที่วางแผนไว้ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น มันทำให้เห็นว่างานที่กำลังจะมาถึงจะใช้เวลานานแค่ไหน แต่หากมองดูมันก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะลดระดับและจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่าง ซึ่งหากบริหารจัดการเรื่องของเวลาไม่เป็นก็อาจเข้าสู่พฤติกรรมที่เรียกว่าเป็นคนผัดวันประกันพรุ่ง (Procrastinators) ได้ และเทคนิคที่หลายคนนิยมใช้ในการบริหารเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงาน ก็คือ Time Management Matrix
นั่นเอง
5. ความเป็นผู้นำ
เมื่อคุณได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการโครงการแล้ว ทีมงานของคุณก็จะมองหาแนวทางการทำงานจากผู้นำ ไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำหรือการสนับสนุนเรื่องต่างๆจากคุณ และเพื่อที่จะพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำให้ได้ดีนั้น คุณควรฝึกฝนการเผชิญหน้ากับสถานการณ์ต่างๆด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเข้าใจ ผู้นำที่ดีจะหลอมรวมความเป็นหนึ่งเดียวและทำให้ทีมงานรู้สึกว่า พวกเขาได้รับการสนับสนุนเพื่อส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน นอกจากนั้นหากคุณมีลักษณะของความเป็นผู้นำเชิงกลยุทธ์ (Strategic Leadership) ก็จะยิ่งสร้างข้อได้เปรียบในการบริหารโครงการได้ดีมากยิ่งขึ้นไปอีก

6. การบริหารจัดการภายใน
การจัดองค์กรถือเป็นหนึ่งเรื่องที่น่ากลัวที่สุดเพราะมันสร้างให้เกิดความหงุดหงิดได้เอยู่ตลอดเวลา ซึ่งเรากำลังพูดถึงการนำเครื่องมือต่างๆมาใช้ในการทำงานนั่นเอง โดยบางครั้งคุณอาจคิดว่ามันไม่จำเป็นต้องมีก็ได้หากคุณมีงบประมาณที่จำกัด แต่เชื่อไหมครับว่าหลายๆคนจะเกิดความหงุดหงิดกับเรื่องลักษณะนี้ จนกลายมาเป็นผลเสียต่อการบริหารงานและทีมงาน และวิธีที่ดีที่สุดในการเป็นผู้จัดโครงการที่ดีขึ้น คือ การสร้างและเก็บรักษาแหล่งข้อมูลหลักๆสำหรับงานและทีมงาน ซึ่งหากขาดการบริหารจัดการเรื่องเหล่านี้ก็จะเกิดความไม่เป็นระเบียบทำให้งานขาดการเชื่อมต่อได้ และในหลายๆครั้งก็มีกรณีที่ทีมงานใช้เครื่องมือในการทำงานหลายอย่างมากจนเกินไป ทำให้พนักงานใช้เวลาไปกับการใช้เครื่องมือสลับไปสลับมาจนทำงานไม่เสร็จสักที ดังนั้นคุณควรลองหาและใช้เครื่องมือที่สามารถจัดระเบียบงานทั้งหมดให้อยู่ในที่เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นการสั่งงาน การติดตามงาน การจัดลำดับความสำคัญของงาน การนำเสนอความก้าวหน้าของแต่ละขั้นตอน การรายงานผลงาน และเรื่องอื่นๆ เพื่อให้การบริหารงานนั้นออกมาราบรื่นมากที่สุด
7. การแก้ไขปัญหา
ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem Solving Skill ก็คือ ทักษะการทำงานร่วมกันโดยเมื่อใช้ทักษะนี้ซ้ำๆบ่อยๆ ก็จะช่วยให้คุณเข้าถึงปัญหาและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ในท้ายที่สุด โดยการพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาไม่ได้เกี่ยวกับการมีคำตอบที่ “ถูกต้อง” เสมอไปสำหรับทุกๆปัญหาครับ แต่ผู้ที่มีทักษะการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมจะฝึกฝนตัวเองถึงการเข้าถึงปัญหาจากมุมมองใหม่ๆ และทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อหาแนวทางแก้ไข และหากต้องการเป็นนักแก้ปัญหาที่ดีขึ้นให้ใช้กรอบงานการตัดสินใจด้วยข้อมูล (Data-Driven) ซึ่งจะเป็นการวิเคราะห์ที่ลึกกว่าตามแบบปกติ ตัวอย่างเช่น หากต้องการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มยอดขายให้เหนือคู่แข่ง 20% คุณควรใช้การวิเคราะห์ข้อมูลคู่แข่งเพื่อพิจารณาว่าปัจจุบันคุณยืนอยู่จุดใดในตลาด แล้วใช้ข้อมูลนั้นๆมาแก้ปัญหายอดขายลดลง การคิดลักษณะนี้จะทำให้คุณสามารถพัฒนากลยุทธ์การตลาดใหม่ๆกับทีมขายได้
8. การคิดเชิงวิพากษ์
การคิดเชิงวิพากษ์หรือ Critical Thinking เป็นทักษะสำคัญของผู้จัดการโครงการในการคิดแบบมีวิจารณญาณ ที่ไม่ใช่แค่เพียงการคิดจะ “แก้ปัญหา” แต่ต้องมี “วิธีแก้ไขปัญหา” ให้ได้ด้วย การฝึกฝนการแก้ปัญหาด้วย Critical Thinking จะทำให้เกิดการคิดอย่างมีเหตุผลแทนที่จะตัดสินใจตามอารมณ์ ซึ่งนั่นหมายถึงต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลก่อนสรุปข้อเท็จจริงอยู่เสมอ และในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการก็อยากให้ลองคิดในลักษณะที่ว่า เรามาถึงข้อสรุปนี้ได้อย่างไร มันจะมีคำตอบอื่นๆอีกไหม มีอะไรที่ไม่ใช่ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงหรือไม่ เพื่อตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

9. การปรับตัว
ในความเป็นจริงเมื่อคุณทำโครงการต่างๆไปสักระยะหนึ่ง สิ่งที่คุณอาจเจอนั่นก็คือความไม่แน่นอนและความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ บางครั้งกำหนดเวลาของโครงการอาจมีการเปลี่ยนแปลง หรือเกิดการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของโครงการที่กำลังทำอยู่ นั่นทำให้คุณจำเป็นต้องปรับขั้นตอนการทำงานของคุณให้สอดคล้องกัน ผู้จัดการโครงการที่เก่งจะสามารถปรับเปลี่ยนและปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ เพื่อขับเคลื่อนทีมงานและโครงการไปในทิศทางที่ถูกต้องต่อไป
10. แก้ไขข้อขัดแย้ง
ความขัดแย้งนั้นมีแนวโน้มจะเกิดขึ้นระหว่างการบริหารโครงการอยู่เสมอและเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งอาจเป็นไปได้จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งต้องการเปลี่ยนขอบเขตของโครงการ หรือบางทีอาจเป็นตัวของคุณเองที่ทำผิดพลาดในการนำเสนองบประมาณหรือเรื่องของกำหนดเวลา นั่นจึงเป็นสาเหตุที่ทักษะการแก้ไขข้อขัดแย้งในการบริหารความสัมพันธ์ของคู่กรณีทั้งสองฝ่ายหรือมากกว่า เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและได้รับการสนับสนุน โดยเฉพาะหากมีฝ่ายที่ได้รับความเสียหาย ดังนั้นคุณควรใช้เวลารับฟังพวกเขาและพยายามค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทุกคน แม้ว่าสิ่งนั้นอาจจะเกิดขึ้นไม่ได้ตามที่คิดเอาไว้ก็ตาม แต่อย่าลืมนะครับว่าการพูดคุยด้วยความอดทนและความเห็นอกเห็นใจ จะสามารถช่วยลดและบรรเทาสถานการณ์ที่กำลังแย่ไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้

6 Hard Skill สำหรับ Project Manager
คำว่า Hard Skill ถือเป็นทักษะที่แตกต่างจากทักษะด้านอารมณ์แบบ Soft Skill
ถึงแม้ว่าทักษะด้านอารมณ์ที่กล่าวมาข้างต้นนั้นจะใช้ได้กับการทำงานหลากหลายประเภทก็ตาม แต่ทักษะด้าน Hard Skill
นั้นเป็นทักษะที่ได้รับการฝึกฝนและฝึกสอนมาจนชำนาญซึ่งจำเป็นต้องมีอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยทักษะในด้านนี้ก็มีอยู่ 6 ประการ ที่มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับการบริหารจัดการโครงการ ที่จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่มีความรอบรู้และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. การวางแผน
หัวใจหลักของแผนโครงการก็เปรียบกับการวางพิมพ์เขียวที่ต้องมีองค์ประกอบสำคัญๆ ที่โครงการของคุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ และโดยทั่วไปการวางแผนโครงการจะประกอบด้วย 6 อย่าง ได้แก่
- การวางเป้าหมายโครงการ (Goals) และวัตถุประสงค์ (Objectives)
- การวางเป้าหมายตัวชี้วัด (Success Metrics)
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ (Stakeholders) รวมถึงบทบาทหน้าที่ (Roles)
- ขอบข่ายของงาน (Scopes) รวมถึงงบประมาณโครงการ (Budget)
- ระยะเวลาโครงการ (Timeline) กำหนดแผนตารางงาน (Schedule)
- แผนการสื่อสาร (Communication Plan)
2. การกำหนดขอบเขตโครงการ
ขอบเขตของโครงการจะเกี่ยวข้องกับเรื่องของขนาด เป้าหมาย และข้อจำกัดต่างๆ (เช่น กำหนดระยะเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น) สำหรับโครงการที่คุณกำลังจะดำเนินการ ขอบเขตของโครงการจะกำหนดว่าคุณจะบรรลุสิ่งใดได้บ้างภายในกรอบระยะเวลาและงบประมาณที่ได้กำหนดไว้ การกำหนดขอบเขตของโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก ที่จะทำให้คุณโฟกัสกับโครงการในปัจจุบันให้ได้มากที่สุด ดังนั้นคุณควรฝึกและปรับปรุงทักษะการกำหนดขอบเขตของโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ โดยจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องและพยายามนำเสนอให้บ่อยครั้งมากที่สุด เพื่อให้ทุกคนนั้นเข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมายและข้อจำกัดของโครงการที่ตรงกัน
3. การเขียนสรุปข้อเสนอโครงการ
การเขียนสรุปเพื่อนำเสนอโครงการก็ถือเป็นหนึ่งทักษะที่ขาดไม่ได้ เพราะการที่โครงการของคุณจะได้ไปต่อหรือต้องหยุดนั้นก็ขึ้นอยู่กับจุดนี้ โดยคุณจะต้องระบุวัตถุประสงค์ทั่วไปของโครงการและแผนการดำเนินงาน ที่สามารถใช้เป็นแนวทางในการวางแผนสิ่งต่างๆได้ สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำเกี่ยวกับการทำบทสรุปโครงการ ก็คือ คุณต้องพัฒนาแผนโครงการและรับฟังข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ

4. การจัดประชุม
การคิดริเริ่มในการจัดประชุมถือเป็นโอกาสในการปรับจูนและสร้างความเข้าใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทั้งหมด ซึ่งถือเป็นโอกาสในการชี้แจงเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ มีการแบ่งปันเอกสารต่างๆที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับแผนงาน เช่น แผนงานของโครงการ ข้อสรุปโครงการ หรือเอกสารเพิ่มเติมอื่นๆ เช่น สิ่งที่ต้องเตรียมสำหรับแคมเปญการตลาด หรือข้อสรุปงานด้านการออกแบบต่างๆ โดยหากต้องการจัดการประชุมให้ประสบความสำเร็จ คุณควรวางแผนและแชร์เอกสารที่คุณรวบรวมเอาไว้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูลและการบริหารจัดการ จัดช่วงเวลาสำหรับการระดมความคิดเห็นหรือการการระดมสมอง (Brainstroming) เพื่อพูดคุยด้านต่างๆไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเนื้องาน งบประมาณ ทรัพยากร หรือการส่งมอบงาน และอื่นๆ
5. การวาง Roadmap โครงการ
แผนงานที่เรียกว่า Roadmap คือ ภาพรวมที่ชัดเจนของการส่งมอบผลลัพธ์ และลำดับเวลาที่สำคัญๆของโครงการที่คุณได้รับมอบหมาย การวาง Roadmap นั้นมีประโยชน์สำหรับโครงการที่ค่อนข้างใหญ่และซับซ้อน ที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นจำนวนมาก ซึ่งจะช่วยให้ทีมงานทั้งหมดได้เห็นแผนทุกอย่างตั้งแต่ต้นจนจบ

Source: https://www.officetimeline.com/roadmaps/how-to-make/microsoft-project
6. การบริหารจัดการงาน
เมื่อคุณเริ่มดำเนินการอย่างเป็นทางการแล้ว การบริหารจัดการงานนับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งนั่นหมายถึงการจัดการในเรื่องของเวลารวมถึงทีมงานได้ดีมากเพียงใด ผู้จัดการโครงการที่ดีจะต้องตรวจสอบทุกความเคลื่อนไหวได้แบบ Real-time เพื่อช่วยให้ทีมจัดลำดับความสำคัญ แก้ไขปัญหา และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในยุคนี้การนำเอาซอฟต์แวร์มาช่วยในการจัดการงานที่สามารถติดตาม ประเมินผล และสรุปผลงานได้ ก็ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าครับ
7 Technical Skill สำหรับ Project Manager
ยังคงเหลืออีกสิ่งหนึ่งที่คุณยังต้องมีความเชี่ยวชาญในฐานะผู้จัดการโครงการ นั่นก็คือ ทักษะทางเทคนิคซึ่งหมายถึงความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือและซอฟต์แวร์ต่างๆสำหรับการบริหารจัดการโครงการ เครื่องมือเหล่านี้เป็นสิ่งที่เรียนรู้ได้ไม่ยากโดยเฉพาะในสมัยนี้ก็ถูกสร้างขึ้นมาให้มีความยืดหยุ่นและใช้งานได้ง่ายมากขึ้น ซึ่งมันก็มีอยู่ด้วยกัน 7 ทักษะ ที่คุณควรทำความคุ้นเคยเพื่อใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่
1. ซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการ
ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการโครงการในยุคนี้ได้พัฒนาไปไกลและใช้งานง่ายมากขึ้น และยังสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ โดยสิ่งที่ซอฟต์แวร์สามารถทำได้จะครอบคลุมถึง การนำเสนอราคา การจัดการงบประมาณ การวางแผนทรัพยากร การติดตามงาน การจัดการปฏิทิน การประชุม รายงานสรุปโครงการ แดชบอร์ดรูปแบบต่างๆ การออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน และอื่นๆอีกมากมาย เช่น Monday.Com, Asana, Trello หรือ HubSpot

Source: https://praxie.com/project-dashboard-online-software-tools-templates/
2. การสร้างแผนภูมิ Gantt Charts
แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chatrs) เป็นแผนภูมิรูปแบบหนึ่งในการแสดงภาพรวมของโครงการที่ชัดเจนที่สุด ซึ่งเป็นลักษณะแผนภูมิแท่งแบบแนวนอน โดยแต่ละแท่งจะแสดงถึงชิ้นงานหนึ่งชิ้น และความยาวของแต่ละแท่งแสดงถึงระยะเวลาที่งานจะใช้ ซึ่งการทำ Gantt Charts ถือเป็นทักษะสำคัญมากและขาดไม่ได้สำหรับผู้จัดการโครงการ โดยมันจะทำให้เราเห็นความคืบหน้าในแต่ละช่วงในลักษณะของ Timeline และแน่นอนครับว่าหากใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยก็จะเห็นข้อมูลเป็นแบบ Real-time เพื่อที่คุณจะนำมาแก้ไขปรับเปลี่ยนได้ทัน หากเกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดขึ้นกับโครงการที่ทำอยู่

Source: https://www.teamgantt.com/free-gantt-chart-excel-template
3. การใช้งาน Kanban Board
Kanban Board (คัมบัง) คือ กระดานที่ได้รับการพัฒนามาเพื่อดูการไหลของงาน (Workflow) เพื่อทำให้เกิดความโปร่งใส และการมองเห็นงานของแต่ละคนหรือแผนกต่างๆได้ง่ายขึ้น โดยแต่ละคอลัมน์ในกระดานคัมบังจะแสดงถึงขั้นตอนของงาน เช่น งานใหม่ที่เข้ามา งานที่กำลังดำเนินการ หรืองานที่เสร็จสิ้นไปแล้ว งานแต่ละชิ้นจะแสดงด้วยการ์ด ซึ่งจะเลื่อนไปตามคอลัมน์ต่างๆ จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ เครื่องมือที่เรียกว่า Kanban Board จึงเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการด้วยภาพแบบยอดนิยมสำหรับทีมบริหารโครงการ โดยเฉพาะทีมสร้างผลิตภัณฑ์ วิศวกรรม และทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ นับเป็นวิธีการแบบ Agile ที่ออกแบบมาให้ปรับเปลี่ยนได้และมีความยืดหยุ่นในแบบ Real-Time เช่น Jira, ClickUp, SmartSheet, Zoho Projects และโดยส่วนใหญ่นั้นซอฟต์แวร์ด้านบริหารจัดการบางตัวก็มี Kanban Board อยู่ในตัวแล้วด้วยเช่นกัน

Source: https://www.atlassian.com/software/jira/features/scrum-boards
4. การจัดการแบบ Agile
การจัดการแบบ Agile เป็นวิธีการจัดการโครงการแบบ Lean Management ซึ่งได้รับความนิยมเป็นพิเศษกับทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ วิศวกรรม และซอฟต์แวร์ ในการจัดการทีมแบบ Agile หน้าที่ของผู้จัดการโครงการ คือ การประสานงานระหว่างสมาชิกในทีมบริหารให้เกิดความยืดหยุ่นมากที่สุด ซึ่งอาจหมายถึงการปรับเปลี่ยนกำหนดการของโครงการ การปรับให้สอดคล้องกับทีมที่ทำงานในโครงการอื่นๆ หรืออาจปรับเพียงแค่การติดต่อสื่อสารให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
5. การบริหารจัดการภาวะ Work Load
การจัดการกับภาวะ Work Load ก็คือ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมงานของคุณไม่ได้ทำงานมากเกินไปหรือน้อยจนเกินไป โดยผู้จัดการโครงการจะต้องคอยติดตามปริมาณงานของทีมอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครว่างจนเกินไปหรือเกิดอาการเหนื่อยหน่ายจากภาระงานที่มากจนเกินไป ซึ่งในสมัยนี้ก็มีซอฟต์แวร์ต่างๆมากมายในการบริหารในเรื่องของ Work Load ตั้งแต่การหาขีดความสามารถ ความสามารถในการทำงาน และปริมาณงานปัจจุบันของทีมงาน จากนั้นก็เป็นการจัดสรรทรัพยากรตามปริมาณงานแต่ละรายการ หรือปรับสมดุลปริมาณงานตามความจำเป็น เช่น Slack, Asana, Jiro, Teamwork

Source: https://www.teamwork.com/blog/workload-management/
6. การบริหารจัดการต้นทุน
เรื่องของต้นทุนมีส่วนสำคัญต่อการทำโครงการเป็นอย่างมาก ที่ส่งผลต่องบประมาณของแต่ละโครงการที่คุณบริหารจัดการอยู่ การจัดการต้นทุนจึงกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญว่าโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ในการจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพนั้นผู้จัดการโครงการที่ดีจะกำหนดต้นทุนและงบประมาณของตนตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจในเรื่องงบประมาณ จากนั้นในระหว่างการดำเนินโครงการอยากให้คำนึงถึงต้นทุนและงบประมาณอยู่ตลอด โดยตรวจสอบการใช้จ่ายของคุณทุกครั้งระหว่างการดำเนินโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้งบประมาณจนเกินงบ และเมื่อโครงการเสร็จสิ้นให้นับต้นทุนที่คาดการณ์ไว้มาเทียบกับ ต้นทุนจริง เพื่อกำหนดว่าการจัดการต้นทุนของคุณมีประสิทธิภาพมากเพียงใด
7. การบริหารการเปลี่ยนแปลง
ความเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ในทุกองค์กร โดยหากคุณสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงได้ดี ก็จะทำให้โครงการที่ทำนั้นประสบความสำเร็จแบบไร้ซึ่งอุปสรรค การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง หรือ Change Management อาจเกิดจากการเปลี่ยนกระบวนการทำงาน การเปลี่ยนแปลงนโยบายการทำงาน หรือการเปลี่ยนโดยการนำเอาเครื่องมือใหม่มาใช้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งก็ได้เล่นกัน
การจัดการโครงการไม่ใช่เพียงแค่การดูแลการทำงาน แต่ยังเป็นเรื่องของการนำทีม การสร้างแรงบันดาลใจ และการชี้นำให้ทีมไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ทักษะที่ผมสรุปให้ในบทความนี้ถือว่าสำคัญมากสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคน ที่มุ่งหวังจะประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อทำให้โครงการต่างๆประสบความสำเร็จอย่างที่ตั้งใจเอาไว้นั่นเองครับ